Escritórios virtuais: o que são e como eles funcionam?

Os escritórios virtuais são uma tendência no mundo dos negócios, pois proporcionam a redução de custos para as empresas e a otimização dos processos. Eles oferecem uma estrutura completa para os gestores, que não precisam se preocupar em contratar recepcionistas, serviços de telefonia, manter espaço físico para reuniões e outras questões burocráticas.

Mas, afinal, o que são os escritórios virtuais e como eles funcionam? Continue a leitura do post e descubra como essa tendência pode contribuir para o sucesso do seu negócio!

O que são os escritórios virtuais?

Eles oferecem uma estrutura completa para empreendedores. Ou seja, o gestor tem acesso às salas de reuniões, recepção e ainda possui um atendimento completo via telefone para os clientes que decidirem ligar e agendar uma visita. Porém, a grande diferença, é que o espaço é utilizado por outros negócios, barateando os custos para todos.

Sendo assim, o empresário não utilizará o espaço físico todos os dias, apenas eventualmente. Dessa forma, faz a maior parte do trabalho de maneira remota.

Por isso, os escritórios virtuais não possuem placas de identificação com nomes das corporações, pois eles podem atender diversas empresas. Mesmo assim, é disponibilizado um atendimento telefônico personalizado, usando o nome da companhia e do gestor. Ainda é possível utilizar serviço de correspondência e o endereço comercial.

Imagine o seguinte: você está começando uma empresa e não possui um espaço físico próprio. Ter um local só para seu negócio custa mais de 1.000 reais por mês, pois é preciso pagar um aluguel fixo, telefone, internet, luz, água e todas as despesas com colaboradores.

Com o escritório virtual, você reduz significativamente esses valores, pois paga pelo serviço que utilizar. Além disso, você não passará pelo constrangimento de receber o seu cliente em casa porque não possui um espaço próprio, pois o serviço disponibiliza salas de reuniões para quem precisar agendar o uso de vez em quando.

Essa também é uma opção para as empresas que já existem, têm faturamento, mas precisam diminuir os custos para se manterem competitivas ou abrir uma filial em outra cidade.

Quais os segmentos que podem adotar essa alternativa?

O escritório virtual é uma tendência, porém não funciona para todos. Grandes indústrias, por exemplo, não conseguem adotar esse sistema. Mas muitos profissionais podem. É o caso de advogados, engenheiros, arquitetos, redatores, contadores, empresas de tecnologia, entre outros.

Esse é um sistema que funciona muito bem para microempreendedores individuais, pequenas e microempresas.

É uma alternativa para as companhias que conseguem dar flexibilidade para os colaboradores trabalharem de qualquer lugar remotamente, desde que possuam acesso à internet de qualidade.

Quais são as vantagens para o empresário?

O escritório virtual oferece muitas vantagens, sendo que as principais são:

• redução dos custos;

• endereço físico para correspondências e reuniões com clientes;

• linha telefônica para o negócio;

• foco na atividade principal e não na gestão do escritório.

Afinal, como funciona esse novo modelo?

Já imaginou quantas horas um colaborador perde para chegar até o trabalho? Dependendo do tempo, qual é a disposição que ele possui para desempenhar todas as atividades?

Muitas vezes, o cansaço gerado pelo tempo despendido no trajeto de casa ao escritório e o estresse com o trânsito prejudicam a produtividade dos colaboradores. Isso resulta em perda de eficiência para a empresa e o colaborador.

Além disso, quando as corporações se fixam em um único local se limitam a contratar profissionais da mesma região. Com isso, perdem a oportunidade de contar com uma mão de obra qualificada que atua em outro estado ou país, simplesmente porque não possuem meios de permitir o trabalho remoto.

Então, por que não simplificar essa situação e utilizar um escritório virtual? Para que esse sistema de trabalho funcione, é necessário adotar algumas estratégias. Veja:

Flexibilidade de horários com produtividade

Como a maior parte do trabalho será desempenhada home office, pode-se adotar horários flexíveis para as atividades. Nesse caso, contará muito mais a produtividade, a alta qualidade dos projetos desenvolvidos e o cumprimento de prazos do colaborador do que o fato dele mostrar que está trabalhando das 8h às 18h.

Para tanto, é recomendável estabelecer algumas regras em contrato e deixar claro para o colaborador o que você espera dele.

Reuniões remotas

Atualmente, há ferramentas no mercado que possibilitam a realização de reuniões online. Com elas, o gestor pode organizar salas de conferência, administrar áudios, compartilhar documentos e imagens da tela, o que garante a mesma eficiência do que se estivesse em um encontro presencial.

O empresário também pode adotar o uso de aplicativos que possibilitam a votação em tempo real. Assim, ele consegue extrair a atenção de todos, obter engajamento da equipe e conhecer a opinião de cada um sobre determinado assunto.

Trabalho independente e colaborativo

O empresário pode adotar um estilo de trabalho independente e colaborativo. Para isso, pode utilizar ferramentas tecnológicas, como o Trello ou Basecamp, que permitem o acompanhamento das atividades de cada membro da equipe.

Assim, ele consegue monitorar a execução das tarefas, solicitar a colaboração de outro colaborador em determinado assunto e determinar um prazo para finalização.

Regras claras para utilizar as férias

Como o gestor não poderá monitorar a presença física do colaborador, é preciso determinar regras claras e objetivas para que ele possa se ausentar por um período maior de tempo. Afinal, o colaborador e o empresário precisam atender as normas da CLT.

Nesse caso, a confiança e a comunicação são fundamentais para que o processo funcione corretamente, pois o gestor precisa ter a certeza que nenhuma atividade será prejudicada por afastamento do colaborador.

É claro que, por realizar um trabalho remoto, ele poderá se conectar online para pequenas reuniões, mas, geralmente, ao usufruir das férias as pessoas se “desconectam” das horas e dos compromissos.

Uso de ferramentas para proteger os dados da organização

Para manter as informações da empresa livres da invasão de hackers, o gestor pode adotar o uso de softwares ou soluções de cloud computing que criptografam os dados enviados eletronicamente. Dessa maneira, garante-se o acesso às informações somente pela equipe responsável pelo projeto.

Portanto, como você viu ao longo do texto, o escritório virtual pode ser uma ótima solução para as empresas que estão começando ou que precisam reduzir os custos das operações, sem perder produtividade e eficiência.

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