Comunicação interna: como otimizar em diferentes unidades?

Trabalhar em uma grande organização é o sonho de muitos profissionais que almejam o sucesso. Porém, mesmo as grandes organizações têm seus problemas, e um dos mais comuns é a dificuldade para manter uma comunicação interna eficiente.

Imagine uma empresa que possui várias unidades de negócios em pontos diferentes do país (ou do mundo). Como uma equipe de TI em São Paulo poderá se alinhar com uma equipe de Marketing no Piauí, ou com uma equipe de Vendas em Nova Iorque? Para responder a essa pergunta, vamos explorar algumas estratégias voltadas a otimizar os processos de troca de informação. Confira!

Adotar o compartilhamento de documentos em um servidor na nuvem

Um dos recursos tecnológicos que permite melhorar a comunicação interna, independente de qualquer questão geográfica, é a computação em nuvem — conhecida, em inglês, como cloud computing. Por meio dela, todos os arquivos de uma empresa ficam armazenadas em um servidor virtual que pode ser acessado de qualquer lugar, por meio da internet.

Isso significa que um colaborador pode salvar um arquivo na nuvem em uma unidade e, no mesmo instante, outro colaborador também poderá visualizá-lo — mesmo estando em uma unidade a milhares de quilômetros de distância.

Desnecessário mencionar que o compartilhamento de documentos por meio de cloud computing é seguro, além de ser muito mais prático, durável e representar uma considerável economia de espaço e papel.

Ter regras bem definidas sobre o que deve ser informado às outras filiais

Ao contrário do que você pode imaginar, uma comunicação interna eficiente não é sinônimo de “todos sabendo de tudo”. Muito pelo contrário; sempre existem informações que devem ser passadas adiante e outras que devem permanecer entre os membros de uma equipe.

Um exemplo clássico são os problemas. Suponha que o Colaborador A, sem querer, lance um pedido errado no sistema comercial da empresa. Esse erro faz com que, em outra unidade, seja solicitada a fabricação de 100 unidades de um produto X. Qual é a maneira correta de informar à unidade que a fabricação deve ser interrompida?

Com certeza, é preciso comunicar rapidamente que houve um erro. Porém, os detalhes são desnecessários. Eles vão somente expor o Colaborador A a uma situação constrangedora, podem afetar sua imagem na empresa e até prejudicar a confiança entre as equipes de trabalho. Então, defina corretamente quais informações devem permanecer dentro da sua unidade.

Utilização de um sistema de ramais que conecte as unidades

Algumas vezes, nada substitui a conversa por telefone. Ela é ágil, direta, imediata. Muitas situações podem ser resolvidas com uma simples ligação para o ramal do seu colega. E, felizmente, é possível ligar para um colega em outra unidade usando o sistema de ramais.

Para conectar as unidades por meio do sistema de ramais, podem ser adotadas soluções específicas de telecomunicações, como o PABX. Hoje, com a integração da telefonia e internet, temos o PABX IP — o qual permite que até mesmo telefones móveis façam parte do sistema de ramais da empresa. Dessa maneira, mesmo quando o colaborador estiver na rua, visitando um cliente, ele ainda poderá se comunicar com o restante da equipe.

Invista em softwares de gestão

Softwares de gestão, como os CRMs (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente), permitem que informação relevante para a empresa fique registrada, de maneira organizada, em um ambiente virtual que pode ser acessado somente por aqueles que possuem autorização, independentemente de onde estão.

Vamos colocar de uma forma mais prática. Com um software desse tipo, um membro da equipe de vendas pode colocar uma observação sobre um cliente no histórico do seu cadastro. Em outro prédio, bem longe dali, um analista financeiro pode acessar o mesmo histórico para fazer uma aprovação de crédito, ver a observação e, usando aquela observação, barrar a venda.

Note que houve uma troca de informações eficiente entre esses dois colaboradores, que estão em unidades diferentes. E o mais incrível é que tudo isso acontece sem que os dois precisem se falar!

Seja consistente nos anúncios gerais

Você pode usar diversos meios para divulgar anúncios gerais dentro da empresa. As opções vão desde murais e newsletters impressas até notificações na intranet. Seja qual for a alternativa que você escolha, é preciso adotá-la com consistência.

Um dos grandes problemas de comunicação interna é que algumas informações até são divulgadas adequadamente, enquanto outras nunca chegam aos ouvidos da equipe (especialmente, das equipes mais distantes da matriz). É por isso que metade dos colaboradores nem soube daquela campanha de vacinação, ou do último treinamento de Excel.

Portanto, escolha um ou dois bons métodos para fazer anúncios gerais, aqueles abertos a toda a comunidade da empresa. E, depois de escolhê-los, seja fiel a eles. Garanta que todas as informações de interesse geral sejam, efetivamente, divulgadas.

Adotar procedimentos padrão

Nossa última dica para eliminar problemas de comunicação interna é adotar procedimentos padrão. Você, provavelmente, está se perguntando como isso vai ajudar, mas reflita por um instante. Grande parte dos mal-entendidos surge porque não existe padronização no trabalho.

Aqui vai um exemplo simples. O Colaborador A e o Colaborador B trabalham em unidades diferentes. A quer enviar uma amostra de um produto novo para B. O projeto é ultrassecreto e, portanto, precisa de autorização do engenheiro-chefe para o envio dessa amostra. A pensa que B é o responsável por pedir a autorização — e vice-versa. Um mês depois, nenhum deles falou com o engenheiro e a amostra continua parada.

Se existe um procedimento padrão, indicando que o solicitante é sempre responsável por conseguir autorização para o envio das amostras, isso não aconteceria. B saberia imediatamente que ele precisa falar com o engenheiro, para dar andamento ao processo.

Como você pode notar, em certas ocasiões, quando há um procedimento padrão, a própria comunicação interna torna-se redundante!

A comunicação interna na sua empresa é eficiente? Que tal colocar essas dicas em prática e observar como elas ajudam sua equipe a interagir melhor, mesmo a distância? Aproveite também para seguir o nosso perfil no Facebook e no Twitter e fique por dentro de mais ideias para a gestão de empresas!