10 aplicativos corporativos que aumentam a produtividade

No seu dia a dia é comum você ser chamado até mesmo por problemas menores, que são facilmente resolvidos? Essa situação pode ser mudada por meio de aplicativos corporativos de produtividade.

A ideia é tornar algumas tarefas operacionais automatizadas para que, então, você possa focar em atividades estratégicas, que são mais relevantes para a sua rotina. A questão é que existem muitas opções e nem sempre se sabe quais são as melhores.

É por isso que, neste post, reunimos 10 alternativas que você pode usar. Para auxiliar o seu trabalho, indicaremos as funções dos aplicativos e de que forma eles podem ajudá-lo no seu dia a dia.

Então, que tal conhecer os apps a partir de agora? Veja as sugestões que reunimos:

1. Editor colaborativo de documentos

A grande sacada dessa estratégia é permitir que diferentes pessoas da equipe utilizem apenas uma versão de um mesmo arquivo, o que evita duplicação de informações, retrabalho e problemas com atualizações dos documentos.

Essa possibilidade surgiu a partir da computação em nuvem, que facilitou o armazenamento de arquivos e possibilita o acesso a qualquer tempo e a partir de todo dispositivo com internet.

Com isso, incentiva-se a comunicação interna e o trabalho em equipe, que também é simplificado. Todos sabem o que já foi feito e o que ainda resta a fazer, o que traz mais benefícios à rotina de atividades empresariais.

2. Software para armazenamento dos arquivos em nuvem

Esse tipo de programa tem como vantagem a criptografia dos documentos salvos, o que garante a segurança do acesso dos usuários. Além disso, os arquivos ficam disponíveis para serem acessados a partir de dispositivos conectados à internet.

Podem ser armazenados fotos, vídeos, documentos e programas. O acesso é feito por meio de login e senha. Além disso, o dono da conta pode compartilhar o link com as pessoas que devem acessar um arquivo específico.

Para o mundo corporativo, essas características trazem segurança e permitem que o trabalho em equipe seja facilitado (esse tipo de app está diretamente ligado ao anterior). No entanto, os benefícios vão além, já que o armazenamento de documentos retira a necessidade de um servidor interno, que traz custos de manutenção.

Assim, obtém-se redução de custos e é assegurada mais segurança, já que os documentos são salvos em diferentes servidores da nuvem. Se um deles falhar, uma nova cópia do arquivo está disponível.

3. Programas para realização de reuniões remotas

Esse tipo de software está sendo cada vez mais utilizado devido a todos os benefícios que traz para a empresa. Por meio dele é possível fazer reuniões a distância com clientes, fornecedores, algum colaborador que esteja trabalhando em modalidade home office e por aí vai.

Além da reunião, esses aplicativos também possibilitam fazer videoconferências, compartilhar dados, organizar chats e adotar outras ferramentas de interação. Por isso, é um sistema fácil de usar, que traz muita mobilidade e representa uma boa redução de custos para a empresa.

Também economiza muito tempo da equipe e dos gestores, já que é desnecessário fazer deslocamentos. Dessa forma, agiliza as tomadas de decisão, o compartilhamento dos caminhos que devem ser seguidos por todos e a organização das atividades que precisam ser executadas por cada membro da equipe.

4. Gerenciador de tarefas

A função desse tipo de app é facilitar a gestão do tempo e organizar as atividades. Ao mesmo tempo, permite visualizar algum empecilho ou atraso, que pode impactar o resultado de determinado projeto, por exemplo.

Por meio desse programa, o gestor consegue alocar os colaboradores responsáveis por cada uma das tarefas e fazer a delegação das atividades. A equipe também pode interagir com facilidade, deixando recados e sendo notificada sempre que uma nova mensagem for inserida.

Ainda se pode definir prazos e atualizar automaticamente os status de cada tarefa, o que simplifica a gestão de cada etapa a ser realizada.

5. Organizador de ideias

As empresas nem sempre optam por usar esse tipo de app, mas ele é muito útil para definir o caminho que deve ser seguido, quais são as prioridades e o que precisa ser analisado.

Tudo isso porque o organizador de ideias cria mapas mentais que indicam todas as etapas, a interdependência entre elas e o que é necessário considerar. A principal vantagem é visualizar melhor os processos e identificar estágios que poderiam ser eliminados.

6. Solução para organizar a caixa de entrada do e-mail

As pessoas, de modo geral, perdem muito tempo organizando a caixa de entrada do e-mail. Esse tipo de app acaba com o problema, porque inova ao transformar as mensagens em modelos mais leves e rápidos.

Assim, em poucos cliques, você consegue encaminhar a mensagem para o lugar desejado, respondê-la ou até agendar a leitura para depois. O resultado é um foco maior nas atividades, o que aumenta a produtividade e economiza tempo.

7. Programa de notificações para não esquecer nada

Os softwares nessa categoria são bastante variados e têm muita diferença de função. Enquanto uns trabalham como uma agenda, apenas notificando o que precisa ser lembrado, outros possibilitam escrever rascunhos, anexar fotos, editar documentos simples e mais.

Por isso, é importante verificar as funcionalidades que a sua empresa precisará para delimitar o que é necessário e escolher o app mais adequado às demandas.

8. Ferramenta de gestão financeira

Essa solução é direcionada para empreendedores, que precisam controlar o fluxo de caixa, saber quanto sobrará de dinheiro e identificar a possibilidade de fazer investimentos. Também é possível gerenciar melhor as contas a pagar e a receber, listar os fornecedores e gerar relatórios de desempenho.

Assim, fica mais fácil verificar se a empresa alcançou os resultados esperados ou se é mais indicado revisar os custos e despesas para tentar reduzi-los.

9. Identificador de tempo gasto em cada atividade

As distrações causadas pela internet e pelas redes sociais podem ser amenizadas com esse recurso. O aplicativo monitora e indica quanto tempo foi destinado a cada categoria de atividades, assinala as tarefas que foram cumpridas no dia e ainda bloqueia os sites que tiram a atenção do profissional.

Essa é, portanto, uma boa maneira de verificar como está a produtividade individual e de que forma o uso do tempo pode ser aprimorado.

10. Ferramenta que separa atividades pessoais e profissionais

Essa é uma solução indicada para quem usa o dispositivo pessoal para questões profissionais. O app separa uma área específica para as tarefas relacionadas à parte corporativa, por exemplo: calendário de atividades da empresa, e-mail, softwares para escritório e mais.

Outro benefício é que o aplicativo sincroniza os dados na nuvem, o que facilita seu acesso a partir de dispositivos conectados à internet. Essa medida também traz segurança aos documentos.

Agora que você já conheceu as 10 opções de aplicativos corporativos, que tal começar a usar alguns deles? Ajude outras pessoas a produzirem mais no trabalho compartilhando este post nas suas redes sociais.