Como as ferramentas tecnológicas ajudam a reduzir burocracias?

A vida contemporânea é marcada pela emergência de hábitos e costumes mergulhados na interatividade. Hoje em dia, os serviços disponíveis trabalham em integração com a tecnologia, resultando em um modo dinâmico e simplificado dos processos.

Para dar conta da velocidade das demandas e este imperativo da modernidade, as empresas têm que se adaptar à nova realidade. Reduzir burocracias de uma empresa é, no entanto, mais fácil do que se pode imaginar. Com a ajuda da tecnologia, a interatividade se torna facilitada e acessível.

Modernizar uma empresa significa, sobretudo, alinhar os objetivos a longo prazo com uma boa gestão dos recursos. Como as possibilidades em tecnologia são, a cada dia, mais amplas e diversas, o investimento pode variar conforme o orçamento para o desenvolvimento de seu negócio.

Veja agora algumas vantagens de implementar ferramentas tecnológicas no dia a dia das empresas e confira como o trabalho de colaboradores é positivamente afetado com a redução da burocracia.

Automação gera economia

Tornando os processos mais simples e práticos, a automatização de processos internos de uma empresa gera muita economia. Com a tecnologia, muitas tarefas manuais que são simples podem ser automatizadas, priorizando as tarefas mais complexas.

O tempo de execução de cada tarefa também é bastante beneficiado, uma vez que as tarefas que não envolvem análise humana podem ser feitas com precisão.

Sistemas de telefonia, por exemplo, organizam a empresa e devolvem mais tempo para operadores. Com chamadas automáticas, direcionamento de chamadas e redução de filas de espera, um Call Center eficiente traz benefícios para a empresa.

Por ampliar a capacidade de atendimento, a automação de processos também torna possível uma maior busca e adesão por clientes, atingindo um público maior.

Organização para reduzir burocracias

Melhorando a produtividade e o aproveitamento dos recursos humanos de uma empresa, a organização pela tecnologia é essencial para alicerçar os objetivos da empresa aos seus produtos e serviços oferecidos.

A tecnologia torna o trânsito de informações e a conectividade entre pessoas mais eficiente, deixando os processos menos burocráticos. A organização também traz melhorias no ambiente de trabalho, proporcionando, desse modo, previsibilidade na resolução de tarefas.

Em um ambiente tumultuado, quanto mais elementos excedentes maior será a confusão e os mal-entendidos, prejudicando o andamento do trabalho. A tecnologia elimina todos esses excedentes, trazendo maior foco para funcionários e gestores.

A organização também é importante por trazer maior transparência na parte financeira da empresa. Com orçamentos mais claros, torna-se mais fácil direcionar e discutir sobre o investimento nos negócios.

Mais foco, maior estratégia

Com a organização da empresa, a praticidade é a principal beneficiada, deixando à vista somente aquilo que é importante. Processos que não estão mais em ação são arquivados; já aqueles que estão em atividade são compartilhados de modo estratégico.

Sem a burocracia que torna os processos inchados e demorados, os gestores podem conduzir as suas equipes para funcionalidades mais objetivas. Da mesma forma, evita que a mesma condução seja dita duas vezes, pois se evita os problemas em sua fonte.

Com a comunicação mais ativa, consegue se compreender com maior clareza os pontos que apresentam dificuldades, ajudando a identificar aquilo que impede de resolver as tarefas no prazo. O pensamento se torna mais voltado para a resolução específica dos problemas.

Execução de tarefas com maior controle

Com os processos automatizados e um foco mais estratégico, é natural que o campo de execução de cada tarefa se torne mais delimitado, com uma fronteira mais clara e coerente. A divisão de atividades entre equipes pode ser feita por meio dos programas e aplicativos corporativos, distribuindo as funções de acordo com o desempenho de cada um deles.

Com atividades predefinidas, têm-se uma significativa redução de erros na entrega das tarefas, tendo em vista também que todos os passos e alterações dos documentos, relatórios e contratos são armazenados pelas ferramentas tecnológicas.

A vantagem de conseguir acessar a atividade em todas as partes de seu desenvolvimento é poder melhorá-la individualmente, reforçar alguma parte que não está boa. Isso evita que se mexa em toda a estrutura ou em todas as etapas quando algo não sai como ocorrido.

Aplicações corporativas são objetivas

Hoje em dia as ferramentas disponíveis servem para otimizar as funções que elas desempenham. Oferecendo soluções práticas, os aplicativos corporativos são fundamentais para melhorar a produtividade da empresa.

Uma equipe comercial, tendo um aplicativo corporativo, pode ter automatizado uma série de processos que vão facilitar a vida do funcionário, deixando-o mais focado em suas funções complexas.

Os aplicativos organizam agendas, fazem a gestão de informações e de armazenamento de arquivos na nuvem. Além disso, também podem auxiliar no setor financeiro da empresa, facilitando e otimizando as prestações de contas, depósitos e pagamentos.

Reuniões têm a comunicação melhorada

Como forma de não perder tempo e tornar a comunicação menos massante, as reuniões entre colaboradores pode ser feita por meio de aplicativos virtuais. Essas podem ser feitas pelas plataformas online ou serviços pagos, que permitem funções personalizadas.

As reuniões virtuais podem ser realizadas por um grande número de pessoas (até 10, nas ferramentas mais convencionais), permitindo também a troca de informações por arquivos, vídeos, e até ferramentas de desenhos.

As reuniões, dessa forma, conectam pessoas em diferentes lugares mediante possibilidades interessantes. A interatividade pode tornar os processos mais atrativos e menos cansativos, por meio de processos que beneficiam as qualidades da comunicação.

Flexibilidade no tempo

A tecnologia permite que para um bom desempenho e colaboração no trabalho não é preciso estar presencialmente nos lugares. Por isso, um dos benefícios é o modo de organizar e dosar o tempo de trabalho.

Muitas empresas adotam o home office, assim como um esquema mais flexível de férias. Atendendo de modo mais cuidadoso a demanda pessoal de cada funcionário, este sistema aumenta o bem-estar e, consequentemente, gera um trabalho mais bem-feito.

Mulheres que acabaram de ter filhos, por exemplo, podem tornar-se bastante ativas em home office, permitindo continuar no trabalho estando presente nos primeiros anos de vida dos filhos. Quem trabalha muito em campo, por exemplo, pode estar conectado com os funcionários que ficam na sede, gerando mais dinâmica entre eles.

Para reduzir burocracias das empresas com a tecnologia, é preciso conhecimento e estudo. A melhor forma de implementar alguma ferramenta é sabendo objetivamente quais são as expectativas de sua empresa a longo prazo. Que tal entender um pouco melhor sobre esse assunto, vendo como funcionam os escritórios virtuais?