Como fazer um planejamento para reduzir custos de TI
Tecnologia da Informação

Como fazer um planejamento para reduzir custos de TI

Escrito por Leucotron

Em um mundo cada vez mais globalizado, conectado e dinâmico, a inovação é um dos fatores determinantes para o sucesso das organizações. E, por isso, a Tecnologia da Informação vem se tornando uma área cada vez mais estratégica. O problema é que, com a crise, a necessidade de redução de custos de TI vem jogando nas mãos dos gestores um desafio difícil de ser cumprido.

Afinal de contas, como você pode entregar soluções com excelência para a organização em que trabalha, gastando pouco? A resposta está na eficiência. Um setor de TI eficiente é aquele que consegue apresentar resultados satisfatórios e de ponta, a um custo pequeno e com agilidade.

Parece difícil, não é mesmo? Mas isso é possível, justamente devido ao avanço da tecnologia. Os processos cada vez mais modernos, realizados com base em ferramentas e softwares de ponta, permitem que a TI funcione com foco nos objetivos estratégicos da organização, sem precisar gastar mais do que o seu orçamento permite.

Planejamento focado nos objetivos estratégicos

O primeiro passo para fazer com que a TI funcione com excelência é a elaboração de um planejamento. Planejar significa vislumbrar um horizonte e traçar estratégias e caminhos para se atingir os objetivos.

Mas que objetivos são esses? A resposta é simples: são aqueles que foram traçados pela organização, em seu plano estratégico.

O planejamento estratégico da empresa é aquele no qual os seus gestores traçam a sua visão de futuro. É ela quem vai orientar todos os setores na elaboração de seus planejamentos. Afinal de contas, todas as áreas devem estar imbuídas do mesmo espírito, para que a empresa caminhe sempre na mesma direção.

O planejamento da Tecnologia da Informação deve ser anual, com a possibilidade de ser revisto, caso haja alguma mudança de rota ao longo do caminho. Neste planejamento, deverão ser traçadas todas as estratégias e atividades necessárias para que a área ajude a empresa a cumprir seus objetivos.

Dentre as metas traçadas para a TI, deverão estar incluídas as de redução de custo. E, junto a elas, quais serão as atitudes tomadas por cada funcionário para contribuir com a redução do uso de recursos, sem perder a qualidade nas entregas.

Revisão de processos

Um dos itens principais do seu planejamento anual com foco em redução de custos deverá ser a revisão de processos.

A área de TI é composta por inúmeros processos que, ao longo do tempo, podem se tornar dispendiosos. Isso porque, constantemente, surgem novas formas de trabalho que tornam as atividades cada vez mais dinâmicas, produtivas e menos onerosas.

Processos que não são revistos acabam se tornando obsoletos e consomem mais tempo e recursos do que o necessário. Por isso, a revisão deve ser feita a cada ano, em busca do constante aperfeiçoamento da tecnologia da informação.

Automação de rotina

Cada vez mais a tecnologia permite que processos rotineiros sejam automatizados. A automatização permite que tarefas extremamente manuais e repetitivas possam ser realizadas com mais eficiência e menos custo. Além disso, a automação libera seus funcionários para que eles possam ajudar no desenvolvimento de projetos estratégicos para a empresa.

O processo de automação, em muitas organizações, passa pela adoção de um outsourcing de TI. Trata-se da terceirização de serviços rotineiros para empresas especializadas, que alocam uma equipe específica para cuidar das atividades em questão.

O outsourcing tira das costas da TI a condução dessas tarefas, liberando espaço para que a área possa cumprir seus objetivos estratégicos. Trata-se de uma forma de trabalho que pode apresentar um custo inicial alto, mas é um investimento que se paga rapidamente.

Política de utilização de softwares

Uma das maiores fontes de gastos da Tecnologia da Informação é o licenciamento de softwares. Como você sabe, para se utilizar a maioria dos programas corporativos, é necessário pagar uma anuidade para a fabricante. A licença, além de legalizar o software, ainda permite que a empresa tenha acesso às atualizações futuras do programa.

O problema é que há um acúmulo de licenças que tornam a gestão muito difícil. Rapidamente a TI pode perder o controle do que está sendo utilizado na organização e, sem saber, pode estar pagando por licenças de softwares que já não são utilizadas há muito tempo, — isso significa desperdício de dinheiro.

A política de utilização de softwares pode desafogar a TI, tirando essa gestão das mãos da área e passando para as equipes. Dessa forma, cada funcionário ficará responsável pelo programa que usa, alertando a Tecnologia da Informação sobre as necessidades de cancelamento ou renovação da licença.

Retenção de talentos

O que a gestão de pessoas tem a ver com a redução de custos? A resposta é: tudo! O custo para se admitir um novo funcionário é muito maior do que o que se gasta para manter a equipe atual da empresa.

Portanto, você tem um papel determinante para que sua área funcione de forma a aproveitar seus recursos humanos da melhor forma possível.

A retenção de talentos em TI passa pela elaboração de treinamentos constantes, oferecimento de feedbacks positivos e negativos, manutenção de um bom ambiente de trabalho etc.

O seu planejamento anual pode, e deve, ter uma meta de manutenção da equipe, como forma de economizar recursos para a organização.

Delegação de tarefas

Você, como gestor, é o responsável por trazer para a área os principais projetos da empresa. A definição do que é prioritário e o que pode esperar é uma das suas principais atividades. Por isso, o gestor não pode se ocupar com tarefas rotineiras.

Delegar atividades, além de contribuir com a motivação dos funcionários, faz com que área funcione de forma mais eficiente e economiza recursos. Isso porque você, que provavelmente possui o melhor salário do setor, estará envolvido nas atividades mais estratégicas, definindo os rumos da Tecnologia da Informação.

Para delegar tarefas de forma eficaz, procure conhecer o perfil de cada um dos seus funcionários e esteja sempre presente para auxiliá-los no cumprimento dos objetivos. Mas lembre-se: você não executa as atividades, apenas age como um consultor estratégico.

Agora que você já viu como o planejamento pode auxiliar na redução custos de TI, que tal ler um pouco sobre como aumentar a produtividade do setor? Aproveite o artigo e transforme a Tecnologia da Informação em uma área cada vez mais estratégica!

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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