Como gerar economia na conta telefônica em condomínios empresariais?

Um dos maiores desafios da gestão de um condomínio empresarial é o lado financeiro da função, que requer que você controle o orçamento e, sempre que possível, reduza os custos do estabelecimento. Se identificou com a frase? Então, o post de hoje traz boas notícias para você!

A tecnologia não para de avançar e, consequentemente, de trazer maneiras mais práticas e eficientes de realizarmos tarefas cotidianas, tanto pessoais quanto profissionais. A possibilidade de reduzir as despesas do condomínio é uma delas!

A economia na conta telefônica pode ser alcançada tanto a partir da implementação de equipamentos modernos quanto do estabelecimento de regras e convenções. Quer ficar por dentro? Então, continue a leitura e descubra como superar esse desafio da gestão!

Implemente uma solução de sistema de ramais

Os ramais conectam todos os telefones derivados de uma mesma central. Isso permite uma redução bastante considerável dos gastos envolvidos com as ligações realizadas de um número para outro dentro desse sistema.

Com isso, você poderá economizar muito com as ligações internas. Sendo assim, apesar da necessidade inicial de aquisição e instalação dos respectivos equipamentos necessários para o sistema de ramais, a redução das despesas logo dará conta de recuperar esse investimento.

Além disso, o sistema de ramais também economiza tempo, pois ficará mais fácil e simples para alguém de um ponto do condomínio falar com outra pessoa. E, como você bem sabe, tempo é dinheiro, não é mesmo?

Estabeleça regras sobre a realização de ligações externas

As ligações externas devem ser exclusivamente relacionadas às necessidades do condomínio empresarial, ou seja, sempre de cunho profissional. Chamadas pessoais realizadas durante o expediente e a partir dos telefones condominiais representam perda de tempo, de dinheiro e de produtividade, além de serem uma grande distração.

Entretanto, mesmo as ligações externas para fins do próprio estabelecimento precisam ser regulamentadas. Isso é importante porque, no final do mês, elas somam um valor significativo na conta telefônica.

Nesse sentido, é importante que você estabeleça regras claras sobre a realização de chamadas externas — e que essas determinações sejam seguidas com atenção por todos os funcionários do condomínio.

Se há um celular com um plano especial que dá desconto nas chamadas realizadas para outros celulares ou para mensagens de texto, por exemplo, proíba a realização de ligações para celular a partir do telefone fixo.

O mesmo procedimento vale para a situação contrária: se o número fixo faz chamadas mais baratas para outros fixos, então, estas devem concentrar-se nele.

Aos poucos, toda a equipe se acostumará com essas regras. Enquanto isso, não hesite em reforçá-las sempre que necessário, destacando o quanto essas atitudes são importantes para o alcance do objetivo comum de economizar na conta telefônica.

Adote ferramentas de interfones virtuais

As ferramentas de interfones virtuais são o que há de mais inovador e moderno para o gestor que quer economizar na conta telefônica do condomínio empresarial. Elas permitem que você, de maneira simples e dinâmica, reduza significativamente os custos.

O interfone virtual funciona da seguinte maneira: a partir da instalação do aparelho, que fica na portaria, você poderá cadastrar todos os números que precisam ter acesso rápido e fácil à portaria do condomínio empresarial. Feito isso, se precisar contactar qualquer um deles, basta selecionar o contato desejado no interfone virtual e fazer a ligação!

Quando um dos números cadastrados chamar o interfone virtual, o sistema automaticamente identificará a chamada e, então, a retornará. E por que isso é vantajoso? Por que o aparelho do interfone virtual aceita a instalação de 4 chips, sendo capaz de identificar automaticamente qual deles é mais vantajoso para cada ligação.

Assim, aproveitando os planos mais interessantes e baratos de cada operadora, é possível fazer chamadas para números da mesma empresa gratuitamente.

Com isso, as ferramentas de interfone virtual representam uma grande mudança no orçamento telefônico do condomínio. A partir delas, você será capaz de economizar muito, além de oferecer um equipamento de ponta para otimizar a comunicação interna.

Busque soluções alternativas sempre que possível

Atualmente, o que não faltam são maneiras diferentes de entrar em contato com quem você precisa. O WhatsApp, aplicativo que representa a evolução das tradicionais mensagens de texto, já é cada vez mais usado em ambientes corporativos, tanto de maneira interna quanto para que atendentes possam conversar com clientes e vice-versa.

Sendo assim, sempre que possível, considere soluções alternativas à chamada telefônica para entrar em contato com alguém, tanto fora quanto dentro do condomínio. E-mails, mensagens de texto, WhatsApp e mensagens enviadas por redes sociais, por exemplo, são algumas das opções muito utilizadas por clientes e por empresas.

Entretanto, é claro, você deve sempre prezar pela qualidade e pela eficiência. Se uma situação for complicada e/ou mais urgente, por exemplo, o telefone pode ser mesmo a melhor opção. Lembre-se de que garantir a produtividade e a agilidade do dia a dia de trabalho também representa uma forma de otimizar o orçamento do condomínio.

Renegocie seu plano e exija qualidade de telefonia

Não menospreze o impacto que os gastos telefônicos têm no orçamento total do condomínio empresarial! É importante entender o quanto instabilidades e problemas de longa duração trazem prejuízos e impedem a economia na conta telefônica.

Sendo assim, sempre que detectar algum contratempo com as linhas telefônicas, entre em contato imediatamente com a empresa responsável e exija o conserto o mais rápido possível.

Além disso, mesmo que você não tenha problemas com a empresa provedora da linha telefônica, é recomendado que o condomínio renegocie seu plano a cada 6 meses. Ao fazer isso, você poderá solicitar um valor mais em conta, discutir taxas e procurar opções mais vantajosas para o condomínio como um todo.

Para tanto, pode ser benéfico fazer orçamentos ocasionais com outras empresas de telefonia. Com isso, você terá uma contraoferta em mãos caso a discussão com a companhia atual não esteja rendendo frutos muito interessantes.

Gostou de entender como e por que você deve investir na economia na conta telefônica do condomínio empresarial? Como mostramos aqui, isso trará benefícios em diversos aspectos! As nossas informações também seriam interessantes para seus amigos e colegas, não acha? Então, compartilhe este post nas suas redes sociais e espalhe-as!