Como melhorar a gestão operacional de TI na sua empresa

A tecnologia da informação é uma área de mudanças ferozes e constantes. Tomar as rédeas da gestão desse setor não é fácil, pois exige um conhecimento técnico específico que deve ser frequentemente atualizado, além de qualidades administrativas como liderança e organização. Pensando em ajudar quem se aventura na gestão de TI, selecionamos algumas estratégias para melhorar os resultados do setor.

São dicas diretas que mostram como utilizar a tecnologia como aliada, aumentar a velocidade de produção e assegurar uma equipe satisfeita. Confira a lista:

Priorize tudo

Quem trabalha com gestão de TI sabe que, nessa área, o trabalho nunca acaba. Um código sempre pode ser mais caprichado, um software sempre pode ganhar novas funções e pedidos de suporte chegam aos montes. Logo, antes de pensar em dar conta de tudo, é preciso definir o que será feito primeiro: priorizar as tarefas que gerem mais valor.

Tenha uma base de conhecimento web

Você não precisa perder tanto tempo e recursos quando for resolver um problema pela segunda vez. Documentar soluções é especialmente útil na questão do suporte, já que uma base de conhecimento compartilhada pode ser acessada tanto pelo profissional da equipe de TI acionado para resolver o problema quanto por outros funcionários — isso pode inclusive reduzir as chamadas ao suporte.

A melhor forma de organizar o conhecimento em uma base centralizada e compartilhada é uma ferramenta web, que pode ser um software especializado ao até mesmo uma wiki.

Contrate bem

Isso é fundamental em qualquer área e qualquer empresa: quem entra para a equipe não pode estar ali por acaso. O processo de seleção deve considerar um perfil técnico que seja complementar ao da equipe atual e capaz de executar as tarefas propostas.

Mas não para por aí: é muito importante escolher e contratar pessoas que compreendam e abracem os valores da empresa e saibam trabalhar em equipe. Uma recomendação é que, durante o processo de seleção, candidatos tenham a chance de conversar com algumas pessoas que trabalharão junto, além do próprio gestor. Ou seja, além da habilidade técnica, a personalidade também importa.

Invista na capacitação do time

Não adianta apenas contratar bem: os membros do seu time precisam estar em evolução constante e, ainda que muito disso parta da iniciativa do próprio profissional, uma boa gestão de TI capacita o seu time sempre, inclusive direcionando a equipe para áreas que sejam do interesse da empresa.

Então, se na implementação de um novo projeto ou rotina existirem lacunas de conhecimento dentro do time, é preciso direcionar esses profissionais para treinamentos. E sempre fornecer acesso e apoio material para novos cursos e capacitações.

Revise seus custos operacionais

É sempre importante saber para onde estão indo os recursos da empresa. E na gestão de TI, não é diferente. Desde os gastos com manutenção de equipamento e contas de eletricidade até a folha de pagamento, pois sempre vão surgir formas de economizar.

E, às vezes, essa essa economia pode vir apenas com a realocação de recursos: pode ser que trocar aquele profissional que não está rendendo tanto de função signifique eliminar a necessidade de uma nova contratação.

Outra forma de revisar custos é checar contratos com prestadores de serviço externos, como telefonia ou internet, buscando ofertas mais baratas ou negociando valores.

Resolução no primeiro contato

Esta dica vale para qualquer atendimento de suporte de TI: ao invés de postergar soluções ou ajuda a quem precisa, a melhor forma é providenciar algum tipo de resolução já no primeiro contato, mesmo que seja parcial ou temporária. Essa mentalidade causa um fluxo positivo no trabalho, gera proatividade na equipe e melhora o reconhecimento para com os usuários.

Portanto, em vez de usar o ‘vou retornar depois’, adote o ‘vamos resolver agora’.

Utilize uma metodologia ágil para a gestão de TI

Combinando velocidade, transparência e produtividade, os métodos ágeis são o que há de mais avançado em gestão de TI. E, apesar de terem nascido na criação de software, essas técnicas já são usadas até em empresas de outros setores.

O uso de um framework como o Scrum facilita o trabalho da gestão, já que dá autonomia para o funcionamento do time, facilita o monitoramento e aumenta a sensação de satisfação profissional da equipe. Hoje, empresas que não adotam o método ágil, perdem em competitividade.

Virtualize seus servidores

Utilizar a computação em nuvem reduz drasticamente os custos com infraestrutura no setor de TI. Mas essa é só uma das vantagens em virtualizar seus servidores. Além disso, o acesso aos conteúdos fica facilitado e a segurança é bem melhor, pois elimina logo de cara riscos físicos (como uma descarga elétrica de um raio) e também acessos indevidos, já que, invariavelmente, o controle e criptografia de uma multinacional especializada na nuvem será o melhor de uma empresa que não tenha foco nisso.

Monitore o desempenho

Outra dica de gestão que vale para quase todo tipo de setor: é preciso ter indicadores de desempenho que possam dar ao gestor visão do que está acontecendo na sua equipe. São essas métricas que vão identificar as estratégias de produtividade que estão dando certo e as que não estão.

Apenas com um monitoramento de desempenho, é possível ter dados concretos de quais são os melhores funcionários da equipe e quais estão desmotivados. Além disso, o monitoramento ajuda quando for preciso estimar prazos, custos futuros e mudanças no time, já que os dados indicam a direção e a velocidade do trabalho.

Destine recursos para a inovação

O setor de tecnologia da informação ainda evolui muito rápido. É importante que o gestor sempre direcione horas da equipe e outros recursos para a inovação, evitando, assim, ficar para trás em relação aos concorrentes. Não adianta nada trabalhar duro se surgir uma nova técnica ou tecnologia que habilita um trabalho mais rápido e mais produtivo. Portanto, mesmo que existam urgências o tempo todo, é fundamental destinar recursos para a inovação e pensar em longo prazo.

Portanto, para realizar uma gestão de TI eficiente na sua empresa, é preciso estar sempre atualizado, atento aos custos e aos indicadores de resultado e, claro, ter uma boa capacidade de organização.

Com essas dicas aplicadas na sua gestão operacional de TI, com certeza, o seu negócio só tenderá a ter muito sucesso.

E você, já é adepto de alguma das estratégias acima? Quais delas você usa para a gestão de TI na sua empresa? Compartilhe com a gente nos comentários!