Como melhorar a telefonia em hotéis e lucrar mais?

A tecnologia pode oferecer um diferencial competitivo para uma rede hoteleira. O uso de soluções avançadas de telefonia em hotéis permite um atendimento muito mais ágil para o hóspede e também auxilia para uma melhor comunicação entre a equipe.

Isso diminui gargalos e contribui para a satisfação do cliente e a redução de custos para o estabelecimento. Continue a leitura e compreenda todos os benefícios!

Qual é a importância da comunicação na hotelaria?

Ainda é muito comum que um hóspede entre em contato com o hotel por telefone, seja para confirmar a reserva ou obter informações mais detalhadas sobre o estabelecimento.

Por esse motivo, as ferramentas de telefonia em hotéis precisam estar adaptadas para a alta demanda, a fim de evitar longas esperas na linha e fazer o encaminhamento ao departamento correto.

Além do mais, são as soluções tecnológicas que permitem uma comunicação integrada entre a equipe. Isso dá mais agilidade aos trabalhos e segurança para as operações — seja na hora de informar a equipe sobre a necessidade de fazer a limpeza em um quarto ou verificar se o ambiente está pronto para receber um hóspede.

Os sistemas telefônicos ainda podem ser integrados às outras ferramentas de gestão de informações que facilitam a administração dos dados dos clientes. Dessa maneira, os profissionais têm tempo para se dedicar às tarefas do dia a dia e oferecer um atendimento diferenciado ao cliente.

Por que e como investir em sistemas de telefonia em hotéis?

A tecnologia está cada vez mais acessível, pois hoje há ferramentas disponíveis para empresas de todos os portes. Um gestor precisa se lembrar de que o cliente está acostumado a resolver as questões do dia a dia rapidamente com poucos cliques ou ligações telefônicas, e por isso, ele também espera encontrar essa agilidade em um hotel.

Para tanto, é fundamental investir em soluções que podem proporcionar benefícios para o cliente, como também para os colaboradores. Veja alguns exemplos:

Aplicativos

A rede hoteleira pode investir na criação de aplicativos que permitam o cadastro e a reserva de quartos. Eles são ferramentas eficientes e ágeis tanto para os clientes como para os colaboradores, pois, em poucos minutos, é possível escolher um quarto e confirmar a data da estadia.

Vale lembrar que essa ferramenta precisa garantir a segurança dos dados dos clientes que, muitas vezes, utilizarão o cartão de crédito para fazer a reserva.

Concierge eletrônico

Um serviço como esse pode contribuir para o hotel melhorar o relacionamento com os hóspedes e reduzir os riscos de erros no atendimento. O equipamento é capaz de responder dúvidas de clientes em vários idiomas como: inglês, espanhol, francês, alemão e italiano.

Assim, em períodos de alta temporada, os colaboradores não ficarão sobrecarregados para repassar informações sobre pontos turísticos e os principais restaurantes da cidade. O equipamento pode ficar disponível para o hóspede acessar quando precisar.

Além disso, ele ajuda o gestor a reduzir os custos com contratação de mais colaboradores para eventos especiais e períodos de alta demanda. 

Governança hoteleira

Alguns sistemas do mercado podem ser integrados aos principais softwares hoteleiros para facilitar o gerenciamento das atividades de governança. Dessa maneira, eles possibilitam uma visualização ampla sobre a disponibilidade e a situação dos quartos. Entre as vantagens que uma solução como essa pode oferecer estão:

• automação do processo de distribuição de quartos, como controle de rouparia e frigobar;
• integração com aplicativos para camareiras para dar mais agilidade na comunicação entre a equipe;
• registro de achados e perdidos em tempo real para que o hotel possa informar o cliente assim que identificar o item.

Ramal Móvel

Muitas soluções também permitem transformar telefones celulares em ramais PABX. Assim, um colaborador ou gerente pode fazer ou receber ligações mesmo quando não estiver em seu setor.

Com ampla cobertura, esse modelo de tecnologia não depende de conexão de alta velocidade com a internet para funcionar, o que gera economia e produtividade para o hotel.

Room service tecnológico

Você também pode surpreender os hóspedes ao utilizar um robô para fazer o serviço de quarto. A máquina pode realizar a entrega de refeições e amenidades enquanto a equipe se dedica a outras tarefas.

O robô é capaz de atender a chamados, chamar o elevador, encontrar o quarto do hóspede e realizar a entrega com eficiência.

Ferramentas de gerenciamento de informações e chamadas

A telefonia em hotéis também pode ser aperfeiçoada com a utilização de um sistema de gestão que possibilite a otimização das atividades. Algumas soluções do mercado conseguem, inclusive, reduzir o tempo de espera de um hóspede durante o check in e check out.

Esse modelo de solução também oferece outras funções que podem beneficiar os clientes e os colaboradores:

• despertador automático;
• lançamento do consumo do minibar;
• direcionamento da cobrança das ligações diretamente na fatura do hóspede;
• alteração do estado do quarto (limpo, sujo, disponível);
• controle do uso do telefone;
• disponibilização de correio de voz no idioma do hóspede;
• identificação do nome e idioma do hóspede nas chamadas realizadas dentro dos quartos.

Telefonia

Um sistema de telefonia oferece funções para os recursos mais usados pelos hóspedes. Ele permite a visualização do histórico de chamadas, tem função viva voz e sinalização de nova mensagem.

Ao usar um sistema de telefonia, o hotel ainda economiza recursos e pode repassar esse benefício aos clientes, oferecendo tarifas reduzidas para ligações. Algumas soluções ainda disponibilizam correio de voz e sala de conferência. Uma opção que poderá ser utilizada pelos hóspedes que viajam a negócios.

Além disso, a ferramenta ainda permite que o cliente bloqueie as ligações em determinado momento. Assim, ele pode descansar tranquilamente porque ninguém vai incomodá-lo.

Avaliação de atendimentos

Como um gestor pode saber se o trabalho do hotel é bem executado se ele não consultar a opinião dos hóspedes? Para fazer isso sem ocupar demais o tempo da equipe, a rede hoteleira pode utilizar um sistema de avaliação de atendimento.

Esse modelo de solução consegue medir a qualidade do atendimento telefônico realizado e faz a interação com os dados via web. Ele também permite a exportação de planilhas eletrônicas para facilitar o controle do gestor.

Como você pode perceber, investir em tecnologia e telefonia em hotéis é uma excelente estratégia para atender os clientes com agilidade e aumentar a lucratividade do negócio. Quer aperfeiçoar o seu serviço? Entre em contato com nossa equipe e conheça as melhores opções para o seu estabelecimento!