Como otimizar o custo total de propriedade com ferramentas de qualidade?

Instalar uma nova impressora ou implementar um aplicativo corporativo requer um estudo de caso para que a aquisição seja feita de acordo com a estratégia de gestão da empresa. É aí que entra o Custo Total de Propriedade, desenvolvido para otimizar os investimentos.

Seja um produto físico ou um sistema de tecnologia, o Custo Total de Propriedade opera como um indicador para calcular individualmente os custos de compra e de vida. Para as empresas que têm sistemas de Tecnologia da Informação, essa métrica é muito importante, pois auxilia de modo efetivo na saúde financeira da empresa.

Neste conteúdo você vai saber mais sobre o Custo Total de Propriedade e conhecer os principais benefícios desse conceito para a organização. Confira!

O que é CTP?

A ideia de Custo Total de Propriedade, também conhecido como CTP, foi criada para determinar todos os custos diretos e indiretos envolvidos na viabilização de sistemas ligados à tecnologia dentro da empresa. Os valores se referem tanto à implementação quanto à manutenção dos programas e produtos.

O CTP funciona como uma estimativa útil, e permite projetar os valores que integram as funções de atendimento, preservação, servidores e atualizações. Também são contabilizados os custos de compra dos produtos.

O que considerar no cálculo do CTP?

Para calcular o CTP, em primeiro lugar é preciso definir o perfil da empresa e descobrir seus principais apontamentos estratégicos. Em seguida, devem ser somados alguns aspectos, considerando os dados levantados pela análise.

1. Aquisição de novos produtos

Envolve o valor da compra do hardware ou software, seus acessórios e equipamentos complementares para o funcionamento do produto.

2. Instalação

Contratação de profissionais externos para instalação do serviço, personalização de ferramentas e modificações na rede.

3. Conservação e manutenção

Todos os valores de garantias, licenças, técnicos especializados e atualizações de programas.

4. Comunicação e atendimento

Abrangem o suporte diferenciado de rede voltado para os dados internos, mecanismos de atendimento e plataformas de comunicação.

5. Valores indiretos

Valores ligados ao consumidor final e que não podem ser quantificados de forma precisa. Envolve ações de conserto, imprevistos e períodos de suspensão por motivos diversos.

Por que é importante acompanhar esse indicador?

Criada pelo Gartner Group, essa métrica foi feita para estipular a relação de investimento e benefícios envolvidos na obtenção de cada solução digital, acompanhando a crescente utilização de computadores e recursos de rede no meio corporativo.

Determinando o impacto da implementação do aplicativo na empresa, o CTP opera como um indicador útil para controlar o orçamento e promover ações mais efetivas de faturamento. A administração de bens de tecnologia necessita de uma contabilização complexa, levando em consideração todos os aspectos que se relacionam ao sistema.

Desse modo, o Custo Total de Propriedade assume relevância para ancorar o fechamento de negócios com uma base projetiva real, baseada em análises pregressas, e estimar a durabilidade de cada compra.

Como otimizar o Custo Total de Propriedade com qualidade?

Para tornar o CTP da empresa mais adequado às necessidades dela, devem ser utilizados recursos que otimizem o cálculo, aprimorando a aquisição como um investimento rentável e benéfico para os administradores. Confira a seguir como a gestão pode melhorar o CTP utilizando alguns mecanismos integrados.

Escolha um bom fornecedor

Os produtos de origem conhecida têm bases mais sólidas de informações a respeito de seu tempo útil e problemas recorrentes. Suponha que um programa foi adquirido de uma empresa desconhecida; fica muito mais difícil criar bases de parâmetro ou mesmo encontrar informações externas sobre a qualidade dos seus produtos, certo?

Para escolher um bom fornecedor, deve ser analisada a relevância que ele tem na área de atuação, as ferramentas de inovação que ele oferece e quais serviços complementares são integrados à compra, como suporte técnico e atualizações remotas.

Conte com equipamentos com garantia

Para economizar, alguns administradores adquirem produtos sem garantia. O que à primeira vista parece ser uma decisão benéfica para a organização, pode voltar-se contra o planejamento e virar um problema a médio prazo.

A garantia cobre o custo de reparos, em uma gama extensa de razões que podem danificar ou tirar os sistemas de funcionamento. É também uma forma de contar sempre com uma assistência personalizada que oferece disponibilidade.

Use matérias-primas de longa vida útil

Com a profusão de fabricantes de equipamentos eletrônicos, é preciso atentar para a procedência de cada produto adquirido, a fim de atestar a durabilidade dele no decorrer do trabalho.

Cabos, teclados, headphones e outros artefatos podem ser vistos como itens de menor importância, mas o uso diário pode demandar substituição em grande volume. Para que o orçamento não seja comprometido por esse detalhe, é essencial usar matérias-primas que permitam o uso duradouro.

Utilize aplicativos que melhoram o desempenhos dos serviços

A grande vantagem de ter um setor de Tecnologia da Informação interno é a possibilidade de desenvolver estratégias de comunicação e dados que funcionam de modo integrado, operando como um auxílio mútuo para melhorar a fluidez da rede e a performance dos profissionais.

Portanto, escolha aplicativos que vão melhorar o cotidiano das tarefas dentro da organização. Por exemplo, programas que automatizam a economia de tintas de impressão ou redirecionam de modo inteligente as chamadas telefônicas poupam os equipamentos e sistemas da empresa, preservando-os do desgaste prematuro.

O Custo Total de Propriedade vai muito mais além do simples custo de aquisição de um produto, sistema ou estratégia de dados. Para que o cálculo seja realizado de modo eficiente, a consulta a profissionais especializados é indicada, evitando o desperdício e o melhor uso das verbas corporativas.

A gestão de Tecnologia da Informação está sempre antenada nas novidades do mercado, podendo introduzir soluções inteligentes para melhorar os serviços da empresa. E a compra inteligente leva a uma melhoria nos setores de atendimento e comunicação, colocando a empresa em um outro patamar de referência.

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