6 dicas de comunicação entre unidades de uma mesma loja

Quando a sua empresa possui matriz e filiais ou mais de uma loja, uma pergunta sempre vem à tona: como fazer a comunicação entre unidades? A tecnologia está aí para resolver esse problema — mas nem sempre é utilizada de modo adequado.

A verdade é que existe uma dificuldade maior, que pode ser ultrapassada com a adoção de algumas estratégias eficientes. O resultado é um alinhamento maior entre os colaboradores, o que traz resultados positivos para o seu negócio.

No entanto, se você tem dúvidas do que fazer, fique calmo! Neste post, vamos trazer sugestões práticas para você adotar no dia a dia da sua empresa e, então, melhorar o compartilhamento e o fluxo de informações.

É o que deseja? Então, acompanhe!

Como fazer a comunicação entre unidades?

A informação é o segredo do sucesso nos dias atuais. Quem tem acesso aos dados do negócio tem mais chance de sucesso e consegue tomar decisões mais subsidiadas e precisas.

No entanto, ainda assim, um dos maiores problemas que acontecem nas empresas é o de comunicação. A consequência é a perda de clientes e erros fundamentais que levam a falhas enormes na execução de projetos.

Por isso, o aprimoramento da comunicação deve ser uma preocupação constante de gestores e empreendedores. A dúvida é: o que fazer? Confira 6 dicas práticas:

1. Tenha um sistema de ramal implementado

O sistema PABX é uma central telefônica privada que permite que diferentes ramais se comuniquem rapidamente. Com isso, os colaboradores conseguem entrar em contato uns com os outros e alinhar suas ações rapidamente.

Além disso, existem sistemas mais modernos que funcionam como um ramal móvel. Assim, o seu celular pode ser utilizado para atender ligações e atuar como um sistema PABX. A vantagem é que nem precisa de internet para essa funcionalidade ser ativada.

Um exemplo do benefício dessa prática é quando você tem uma reunião com um cliente, mas a sua equipe interna precisa entrar em contato. Basta usar o celular como ramal móvel e a ligação tem um custo muito mais barato.

Uma alternativa é conectar diferentes departamentos e unidades, o que permite que as decisões sejam tomadas mais rapidamente. Em um hospital, por exemplo, pode ser a diferença entre o sucesso ou o fracasso de um procedimento médico.

2. Elabore uma boa estratégia de comunicação interna

O diálogo entre os colaboradores e com os gestores deve ser sempre incentivado. Essa medida se torna ainda mais eficiente com o auxílio da tecnologia.

Os canais de comunicação, como plataformas CRM (Customer Relationship Management, ou gestão do relacionamento com o cliente), permitem que diferentes setores tenham acesso às informações e possam compartilhar dados de forma dinâmica.

Por exemplo: um cliente se hospeda em uma das unidades do seu hotel. Ao mesmo tempo, outra filial pode saber que aquele quarto já está reservado durante determinado período de tempo. Isso evita que a reserva seja feita duplicada.

Além disso, as estratégias de comunicação interna facilitam a realização de ações direcionadas aos colaboradores. Essa medida valoriza a marca, auxilia a divulgação de objetivos e ainda reforça o engajamento e a colaboração dos funcionários.

3. Oriente os colaboradores a compartilhar ideias

Os seus funcionários podem dar diversas sugestões para o negócio — e elas podem ajudar a alcançar os objetivos traçados mais facilmente. Nenhuma ideia deve ser descartada. Afinal de contas, são os próprios colaboradores que estão na linha de frente e sabem exatamente o que é necessário para executar suas funções.

As dicas devem ser repassadas para os gestores ou compartilhadas durante reuniões. O objetivo é que todos possam aprimorar as ideias e chegar a um denominador comum. Por isso, usar um sistema integrado, como o ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa) pode ser uma boa alternativa.

O ERP reúne dados de todos os setores em um só lugar e atualiza os dados automaticamente. Com isso, todos os funcionários sabem exatamente em que situação está o setor em que trabalham e quais são os dados relativos a ele.

4. Migre para o VoIP

Esse sistema de voz sobre protocolo de internet é uma tecnologia escalável e repleta de recursos para que sua empresa consiga ter suas demandas realmente atendidas. Além disso, o VoIP é muito mais barato que o modelo tradicional.

As ligações podem ser gratuitas ou custar até 90% menos entre as unidades da sua empresa. Outras funcionalidades disponibilizadas são videoconferência, correio de voz simplificado e atendimento automático personalizado.

O resultado é uma exploração mais completa e otimizada da comunicação entre as unidades. Assim, o financeiro da sua empresa pode entrar em contato com o gerente de uma loja para se certificar de uma operação, por exemplo, o que evita problemas de caixa e erros contábeis.

As equipes de duas ou mais unidades também podem fazer reuniões normalmente, sem exigir a deslocação dos colaboradores. Eles interagem por meio de videoconferência e conseguem visualizar tudo o que precisam.

5. Padronize os processos

As unidades precisam estar alinhadas e uma maneira de conseguir isso é por meio da padronização de processos. Essa medida faz com que todos executem suas funções da mesma maneira, o que leva à redução de falhas e erros.

Uma maneira de fazer isso é a metodologia do Processo Operacional Padrão (POP), que delimita e mapeia a forma de execução dos trabalhos. Assim, as unidades seguem uma base bem definida e não há erros que podem prejudicar seu negócio.

6. Unifique a área de TI

Esse setor deve centralizar todas as informações e definir as tecnologias que devem ser utilizadas para melhorar a comunicação, por exemplo, ramal móvel, VoIP e por aí vai. Com a unificação, a TI consegue avaliar a necessidade de escalabilidade para expandir o seu negócio e poupar custos elevados de manutenção.

Isso também impede a ocorrência de incompatibilidades entre os sistemas e problemas no desempenho da rede. O resultado? Uma comunicação mais eficiente entre os diferentes setores.

E você, já adota algumas dessas dicas na sua empresa? Aproveite para melhorar a comunicação entre unidades e alcançar diferentes benefícios. Se gostou deste conteúdo, siga a gente no Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn e YouTube.