7 dicas para treinar funcionários a usar novas tecnologias

​Treinar os colaboradores antes de implementar novas tecnologias na empresa é passo essencial para o sucesso do projeto. Apenas dessa forma a ferramenta será usada da melhor forma pelos funcionários e o investimento trará retorno significativo o mais rápido possível para a empresa.

Entre as dicas que ajudarão a treinar os colaboradores na hora de implantar novas tecnologias está fazer um planejamento detalhado para antes, durante e depois da implementação e mostrar como a ferramenta tornará o trabalho mais produtivo.

Oferecer suporte direto durante os primeiros dias de uso da tecnologia, selecionar funcionários para atuarem como multiplicadores e fornecer materiais explicativos também são práticas que ajudam no processo.

Veja 7 dicas para treinar funcionários ao usar novas tecnologias:

1. Invista em planejamento

O primeiro passo para treinar colaboradores no uso de novas ferramentas é planejar todas as fases do processo de implementação. Esse planejamento deve contemplar etapas a serem iniciadas antes mesmo de a ferramenta entrar em operação.

Nesse sentido, procure começar pela conscientização dos funcionários. É importante informar os colaboradores sobre a chegada da nova tecnologia, mostrar como funcionará o processo de implantação e, principalmente, os benefícios que a adoção da ferramenta trará para a empresa.

O planejamento deve prever, ainda, uma etapa pós-implantação. Nesse momento, será preciso avaliar se a nova tecnologia já está alinhada com os processos da empresa, se as pessoas já estão adaptadas ao seu uso e aos principais pontos que precisam ser ajustados. Após implementar a ferramenta é necessário, ainda, começar a mensurar os resultados que o uso da nova tecnologia está trazendo para o negócio.

2. Envolva os líderes

Parte importante na hora de treinar funcionários ao usar novas tecnologias é envolver os líderes da empresa em todo o processo. Os gestores devem ser sempre os primeiros a saber tudo sobre o novo sistema e, principalmente, entenderem as vantagens que a ferramenta trará para a empresa e para o dia a dia da equipe.

Ao envolver os líderes e torná-los embaixadores da nova tecnologia você aumenta as chances de conquistar as equipes logo no início do processo. Uma iniciativa eficaz é realizar um evento no começo da implementação para apresentar o projeto para gestores de diferentes áreas. Nesse momento, reforce os benefícios da adoção da ferramenta e, principalmente, mostre que a empresa está aberta a sugestões para realizar a transição da velha para nova tecnologia da melhor forma.

3. Ofereça suporte nos primeiros dias

Mudar nem sempre é fácil. Por mais que as novas tecnologias sejam adotadas para otimizar a produtividade e melhorar resultados, nem sempre a implantação de uma ferramenta diferente (e, consequentemente, de novos processos) é assimilada rapidamente pelos colaboradores. Para facilitar ao máximo essa transição, é essencial oferecer um suporte próximo para os funcionários, principalmente nos primeiros dias de uso do novo sistema.

Ao contar com um apoio direto, os colaboradores terão a oportunidade de tirar eventuais dúvidas sobre o funcionamento da tecnologia, saber passo a passo como ela pode ajudar no seu trabalho e, ainda, reportar eventuais dificuldades na adoção da nova ferramenta.

4. Eleja multiplicadores

Além de oferecer suporte direto nos primeiros dias de uso da nova tecnologia, uma ideia para tornar a adoção da ferramenta mais fácil para a equipe é selecionar alguns funcionários para se tornarem multiplicadores. Escolha os colaboradores que trabalharão diretamente com o novo sistema e/ou tiveram mais facilidade na adoção da ferramenta para ajudarem o restante da equipe durante a transição.

Para o processo correr da melhor forma possível, é importante que os multiplicadores estejam devidamente identificados para os outros funcionários saberem exatamente a quem recorrer quando tiverem alguma dúvida ou quiserem fazer sugestões.

5. Confeccione materiais explicativos

Em qualquer empresa, o fator humano é capital para o sucesso na adoção de novas tecnologias. Mas para o processo transcorrer sem grandes obstáculos é importante, ainda, contar com toda sorte de materiais explicativos para serem usados como apoio na implantação.

Apostilas, tutoriais, apresentações. Independente do formato, é fundamental que o conteúdo ajude os colaboradores a entenderem a nova tecnologia, o porquê da sua implantação e, principalmente, todos os benefícios que a ferramenta trará para o dia a dia de trabalho deles. Busque ser o mais didático possível e considere criar um arquivo com perguntas e respostas com as dúvidas mais comuns em relação ao novo sistema.

6. Informe o passo a passo da implantação

Transparência é essencial na implementação de qualquer novo processo em uma empresa. Com a tecnologia, não é diferente. Para tranquilizar os funcionários e ajudá-los durante toda a mudança, não deixe de informar o passo a passo da implantação do sistema. Crie conteúdos fáceis de serem compreendidos, celebre marcos do projeto e use a comunicação corporativa a seu favor.

7. Deixe claro que ninguém será substituído

Quando o assunto é tecnologia, um dos maiores temores dos funcionários é serem substituídos pelas máquinas. Evite essa desconfiança deixando claro desde o início do processo que a nova ferramenta não fará o trabalho de ninguém. Ressalte que o sistema será um apoio importante para aumentar a produtividade de todos e auxiliará a equipe na conquista de melhores resultados.

Tudo o que é novo assusta. Por isso, ao adotar uma ferramenta diferente na sua empresa, não deixe de treinar funcionários na nova tecnologia. Para o sucesso na implantação do sistema, é essencial focar nos benefícios que as equipes e clientes terão com a adoção da ferramenta.

Para facilitar o entendimento, é importante ilustrar, de forma prática e lúdica, como a tecnologia funcionará no dia a dia e de que forma ela deixará a vida dos funcionários mais fácil e produtiva no trabalho.

Use os próprios líderes e colaboradores-chave como embaixadores da nova ferramenta. Com o apoio desses profissionais ficará mais simples mostrar para o restante do time como o novo sistema funcionará e todos os seus benefícios para funcionários, empresa e clientes.

Com transparência e comunicação eficaz, a implantação de uma nova tecnologia na sua operação certamente será um sucesso!

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