7 dicas para treinar funcionários a usar novas tecnologias
Gestão de Empresas

7 dicas para treinar funcionários a usar novas tecnologias

Escrito por Leucotron

Treinar os colaboradores antes de implementar novas tecnologias na empresa é passo essencial para o sucesso do projeto. Apenas dessa forma a ferramenta será usada da melhor forma pelos funcionários e o investimento trará retorno significativo o mais rápido possível para a empresa.

Entre as dicas que ajudarão a treinar os colaboradores na hora de implantar novas tecnologias está fazer um planejamento detalhado para antes, durante e depois da implementação e mostrar como a ferramenta tornará o trabalho mais produtivo.

Oferecer suporte direto durante os primeiros dias de uso da tecnologia, selecionar funcionários para atuarem como multiplicadores e fornecer materiais explicativos também são práticas que ajudam no processo.

Veja 7 dicas para treinar funcionários ao usar novas tecnologias:

1. Invista em planejamento

O primeiro passo para treinar colaboradores no uso de novas ferramentas é planejar todas as fases do processo de implementação. Esse planejamento deve contemplar etapas a serem iniciadas antes mesmo de a ferramenta entrar em operação.

Nesse sentido, procure começar pela conscientização dos funcionários. É importante informar os colaboradores sobre a chegada da nova tecnologia, mostrar como funcionará o processo de implantação e, principalmente, os benefícios que a adoção da ferramenta trará para a empresa.

O planejamento deve prever, ainda, uma etapa pós-implantação. Nesse momento, será preciso avaliar se a nova tecnologia já está alinhada com os processos da empresa, se as pessoas já estão adaptadas ao seu uso e aos principais pontos que precisam ser ajustados. Após implementar a ferramenta é necessário, ainda, começar a mensurar os resultados que o uso da nova tecnologia está trazendo para o negócio.

2. Envolva os líderes

Parte importante na hora de treinar funcionários ao usar novas tecnologias é envolver os líderes da empresa em todo o processo. Os gestores devem ser sempre os primeiros a saber tudo sobre o novo sistema e, principalmente, entenderem as vantagens que a ferramenta trará para a empresa e para o dia a dia da equipe.

Ao envolver os líderes e torná-los embaixadores da nova tecnologia você aumenta as chances de conquistar as equipes logo no início do processo. Uma iniciativa eficaz é realizar um evento no começo da implementação para apresentar o projeto para gestores de diferentes áreas. Nesse momento, reforce os benefícios da adoção da ferramenta e, principalmente, mostre que a empresa está aberta a sugestões para realizar a transição da velha para nova tecnologia da melhor forma.

3. Ofereça suporte nos primeiros dias

Mudar nem sempre é fácil. Por mais que as novas tecnologias sejam adotadas para otimizar a produtividade e melhorar resultados, nem sempre a implantação de uma ferramenta diferente (e, consequentemente, de novos processos) é assimilada rapidamente pelos colaboradores. Para facilitar ao máximo essa transição, é essencial oferecer um suporte próximo para os funcionários, principalmente nos primeiros dias de uso do novo sistema.

Ao contar com um apoio direto, os colaboradores terão a oportunidade de tirar eventuais dúvidas sobre o funcionamento da tecnologia, saber passo a passo como ela pode ajudar no seu trabalho e, ainda, reportar eventuais dificuldades na adoção da nova ferramenta.

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4. Eleja multiplicadores

Além de oferecer suporte direto nos primeiros dias de uso da nova tecnologia, uma ideia para tornar a adoção da ferramenta mais fácil para a equipe é selecionar alguns funcionários para se tornarem multiplicadores. Escolha os colaboradores que trabalharão diretamente com o novo sistema e/ou tiveram mais facilidade na adoção da ferramenta para ajudarem o restante da equipe durante a transição.

Para o processo correr da melhor forma possível, é importante que os multiplicadores estejam devidamente identificados para os outros funcionários saberem exatamente a quem recorrer quando tiverem alguma dúvida ou quiserem fazer sugestões.

5. Confeccione materiais explicativos

Em qualquer empresa, o fator humano é capital para o sucesso na adoção de novas tecnologias. Mas para o processo transcorrer sem grandes obstáculos é importante, ainda, contar com toda sorte de materiais explicativos para serem usados como apoio na implantação.

Apostilas, tutoriais, apresentações. Independente do formato, é fundamental que o conteúdo ajude os colaboradores a entenderem a nova tecnologia, o porquê da sua implantação e, principalmente, todos os benefícios que a ferramenta trará para o dia a dia de trabalho deles. Busque ser o mais didático possível e considere criar um arquivo com perguntas e respostas com as dúvidas mais comuns em relação ao novo sistema.

6. Informe o passo a passo da implantação

Transparência é essencial na implementação de qualquer novo processo em uma empresa. Com a tecnologia, não é diferente. Para tranquilizar os funcionários e ajudá-los durante toda a mudança, não deixe de informar o passo a passo da implantação do sistema. Crie conteúdos fáceis de serem compreendidos, celebre marcos do projeto e use a comunicação corporativa a seu favor.

7. Deixe claro que ninguém será substituído

Quando o assunto é tecnologia, um dos maiores temores dos funcionários é serem substituídos pelas máquinas. Evite essa desconfiança deixando claro desde o início do processo que a nova ferramenta não fará o trabalho de ninguém. Ressalte que o sistema será um apoio importante para aumentar a produtividade de todos e auxiliará a equipe na conquista de melhores resultados.

Tudo o que é novo assusta. Por isso, ao adotar uma ferramenta diferente na sua empresa, não deixe de treinar funcionários na nova tecnologia. Para o sucesso na implantação do sistema, é essencial focar nos benefícios que as equipes e clientes terão com a adoção da ferramenta.

Para facilitar o entendimento, é importante ilustrar, de forma prática e lúdica, como a tecnologia funcionará no dia a dia e de que forma ela deixará a vida dos funcionários mais fácil e produtiva no trabalho.

Use os próprios líderes e colaboradores-chave como embaixadores da nova ferramenta. Com o apoio desses profissionais ficará mais simples mostrar para o restante do time como o novo sistema funcionará e todos os seus benefícios para funcionários, empresa e clientes.

Com transparência e comunicação eficaz, a implantação de uma nova tecnologia na sua operação certamente será um sucesso!

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