7 dicas práticas para um bom monitoramento de transportes

A gestão e a logística envolvidas no transporte de cargas da empresa exigem muita organização, eficiência e segurança. Nesse sentido, é fundamental investir na qualidade e na praticidade do monitoramento de transportes, para que tudo ocorra sem contratempos.

A boa notícia é que a tecnologia está cada vez mais capacitada para oferecer essas qualidades às empresas que lidam com transporte de cargas. Desde softwares específicos para monitoramento até recursos para manter contato constante com os motoristas, o que não faltam são formas de otimizar os processos.

Pensando nisso, o post de hoje apresenta as melhores e mais práticas dicas que vão revolucionar o monitoramento de transportes da sua empresa. Quer saber quais são elas? Então, continue a leitura e mãos à obra!

1. Invista em software de monitoramento em tempo real

Atualmente, você pode encontrar no mercado softwares desenvolvidos especialmente para o monitoramento em tempo real da frota de veículos da sua empresa. Com ele, será possível otimizar toda a gestão de transportes, reunindo tudo em um único sistema.

Assim, a empresa poderá economizar recursos financeiros, realizar mais entregas em menos tempo, aproveitar ao máximo a frota disponível e melhorar cada vez mais os processos. Isso faz toda a diferença não apenas para a qualidade do serviço, mas também para colocar a sua empresa à frente da concorrência.

2. Oriente os condutores a utilizar GPS

O GPS já é uma tecnologia bastante popularizada em nosso dia a dia, tanto na empresa quanto fora dela. Mesmo assim, alguns motoristas ainda podem se mostrar resistentes a ela, principalmente aqueles que já estão perfeitamente familiarizados com as rotas e que sabem se orientar pelas estradas.

Entretanto, indicar os melhores caminhos não é a única função do GPS. Com ele, a central da empresa consegue ficar de olho em onde está cada veículo da frota. Isso permite a identificação de casos de furto, acidentes ou problemas em geral, nos quais a empresa então poderá auxiliar e orientar o motorista.

Com o GPS, sempre que necessário, a central será capaz de saber exatamente onde seus motoristas estão. Isso oferece uma segurança não apenas para o negócio, mas também para os próprios motoristas, que sempre terão acesso rápido a ajuda, se for necessário.

3. Otimize as rotas

É importante que, de tempos em tempos, as rotas traçadas para os motoristas da frota sejam revistas e, em seguida, otimizadas. Isso pode ser feito a partir da qualidade das estradas, da dificuldade de acesso, do tempo que cada trajeto requer etc.

A otimização das rotas ajuda no processo de monitoramento, além de permitir a redução de custos e de tempo para entrega das cargas. Outro benefício é a diminuição de riscos de acidentes, assaltos e outros contratempos para o motorista.

4. Mantenha uma comunicação constante entre o motorista e a central

É fundamental que a central da empresa mantenha contato constante com o motorista. Dessa forma, mensagens importantes poderão ser transmitidas praticamente de imediato, por exemplo, se houver alguma mudança por parte da empresa ou se o motorista necessitar de auxílio.

Guia completo para otimizar a comunicação em escritório de advocacia

A regularidade da comunicação também ajuda a empresa a descobrir imediatamente se algo der errado com algum dos motoristas ou veículos da frota. Assim, auxílio especializado poderá ser requisitado de imediato.

Mas como implementar o contato constante entre central e o motorista? Os ramais móveis são uma excelente opção. O recurso utiliza a tecnologia digital DECT 6.0 e pode ser ativada nos telefones sem fio, possibilitando que uma única linha telefônica (no caso, a da empresa) tenha diferentes ramais sem fio (para os motoristas).

Outra vantagem é que os ramais móveis são relativamente baratos e práticos de instalar, pois não requerem mudanças profundas nas instalações telefônicas da empresa. Basta adquirir um telefone de base, que será o centro distribuidor das ligações entre os ramais.

5. Treine os colaboradores e motoristas periodicamente

Diante de mudanças nos processos da gestão de transporte e da instalação de tecnologias modernas para otimizar o monitoramento, é muito importante que todos os envolvidos estejam por dentro do que está acontecendo. Caso contrário, em vez de facilitar e melhorar, as mudanças poderão atrapalhar e trazer obstáculos ao transporte.

Portanto, periodicamente, é preciso organizar sessões de treinamento para os colaboradores que atuam ao lado da frota e para os próprios motoristas. Nesses encontros, eles devem ser orientados sobre as alterações e novos processos da empresa e quanto às práticas de uso das ferramentas tecnológicas disponibilizadas.

Assim, as decisões estratégicas da empresa poderão realmente trazer os resultados esperados e alcançar todo o seu potencial de implementar melhorias e facilidades para a gestão de transportes e para o trabalho dos motoristas.

6. Revise os veículos da frota com frequência

Além das manutenções previstas pela empresa, os veículos da frota também devem ser revisados com frequência. Se possível, faça um checklist antes de cada viagem! Nesse momento, devem ser conferidos pontos como limite de peso, excesso de carga, documentos do motorista e do veículo e calibragem dos pneus, entre outros.

Isso facilita — e muito! — a logística da companhia, que poderá, assim, evitar problemas em caso de documentos incompletos ou desregularizados, além de acidentes ou atrasos na entrega da carga. Durante a revisão, aproveite para verificar também se o GPS, o ramal móvel e demais aparelhos conectados diretamente ao monitoramento estão em perfeito estado de funcionamento.

7. Registre todos os contratempos e ocorrências

Dificuldades na estrada, atrasos, acidentes, furtos, problemas com a rota determinada pela empresa, avarias: todo e qualquer contratempo ocorrido na estrada deve ser registrado pela empresa, com todos os detalhes da ocorrência (data, horário, nome do motorista, natureza do contratempo, ajuda ou orientação fornecida etc.).

Esse registro completo e organizado é fundamental para que a empresa possa encontrar formas eficientes para evitar que as ocorrências se repitam ou para otimizar a maneira como a equipe lidou com o problema. Além disso, será possível verificar se o mesmo motorista, veículo ou rota vem apresentando contratempos em excesso.

Com isso, o monitoramento de transportes e a gestão de frotas poderá melhorar de forma contínua, tornando-se cada vez mais eficiente.

E então, gostou das dicas do post de hoje? Quer continuar por dentro das melhores práticas para a comunicação da empresa? Então, siga-nos no Facebook, no Twitter, no LinkedIn, no YouTube e no Google Plus e fique por dentro de todo o nosso conteúdo!

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