Entenda a importância da agilidade da comunicação interna
Gestão de Empresas

Entenda a importância da agilidade da comunicação interna

Escrito por Leucotron

Equipamentos de última geração, estratégias eficientes de marketing e inovação para se destacar da concorrência: esses são elementos cruciais para uma empresa progredir no seu mercado de atuação. Apesar disso, tais fatores sozinhos não conseguem garantir uma produtividade constante nas organizações. Para atingir esse objetivo, é fundamental que a comunicação interna seja uma das bases da gestão empresarial.

Manter uma comunicação direta com os colaboradores vai ao encontro da valorização que o capital humano tem recebido nas últimas décadas. Afinal de contas, é o funcionário quem saberá utilizar os equipamentos da melhor forma possível, quem desenvolverá as campanhas de marketing mais eficazes e quem conseguirá soluções criativas para vencer a competitividade.

É por isso que pensar em comunicação interna é pensar em qualidade no resultado final. Se houver alguma informação desencontrada no processo de produção haverá um impacto negativo no produto ou serviço entregue ao cliente.

Para eliminar o fantasma do retrabalho de uma vez por todas você precisa mergulhar de cabeça no universo da comunicação interna. E é exatamente isso que você fará a partir de agora!

Confira neste artigo quais são os métodos e ferramentas que vão transformar a comunicação interna da sua empresa e como esse diálogo impulsionará a performance da sua equipe.

As barreiras da comunicação interna

Para garantir que sua mensagem chegue ao receptor com o máximo de clareza é preciso ficar atento às variantes que podem interferir nesse processo. O fato de que seu e-mail foi enviado com sucesso não é o bastante para ter a certeza de que o destinatário compreenderá o conteúdo e fará aquilo que foi proposto.

Existem alguns obstáculos que podem distorcer ou prejudicar a mensagem. Muitas vezes, eles não são perceptíveis a olho nu, em outros momentos esses empecilhos são frutos de hábitos tão inseridos na nossa rotina que não percebemos o quanto eles atrapalham o entendimento da informação que passamos.

Por esse motivo, o cuidado com esses fatores é fundamental para evitar a criação e propagação de ruídos na comunicação interna da sua empresa. Veja abaixo quais são os mais nocivos:

Falta de motivação da equipe

Os colaboradores que por algum motivo não estão contentes com o que fazem dificilmente deixarão esse sentimento transparecer. Eles podem até manter um relacionamento saudável com os colegas de trabalho. No entanto, essa insatisfação um dia dará as caras e resultará naquilo que os empresários mais temem: na baixa qualidade do resultado final.

É por isso que essa variável é tão perigosa. Ela cresce no interior do profissional, um terreno sobre o qual não temos controle, mas é capaz de provocar estragos que atingem diretamente a lucratividade da empresa.

Quando um funcionário desmotivado abre um e-mail, por exemplo, ele não se importa em ler e interpretar a mensagem com cuidado.

Para essa pessoa, quanto mais rápido ela concluir a tarefa, melhor — independentemente do que seja preciso fazer para tirá-la do caminho. Essa falta de zelo é altamente tóxica e afeta todas as etapas de trabalho subsequentes.

Uso excessivo de linguagem técnica

Alguns setores têm uma forma de se expressar muito específica, que somente quem é do meio sabe interpretar. Até aí, nada demais. O problema surge quando esses vícios de linguagem são utilizados para se comunicar com pessoas fora daquela realidade. Quando isso acontece, o papel informativo da mensagem fica comprometido.

Um funcionário que não compreende um termo utilizado por seu superior pode ficar constrangido em perguntar o significado, mesmo que o chefe tenha se disposto a esclarecer informações pontuais.

Essa é uma questão que mexe com as diferenças intelectuais de cada departamento e profissional. Por isso, a partir do momento que essas nuances ganham destaque cria-se um distanciamento desnecessário e improdutivo para a empresa.

Pressa exagerada

A maioria das demandas que recebemos diariamente é para ontem. Isso nos coloca em um estado de alerta arriscado. Sabe por quê?

Se estivermos sempre preocupados em concluir a atividade com rapidez podemos deixar informações importantes passarem despercebidas. No futuro, isso acarreta no mesmo efeito do funcionário desmotivado.

Apesar do senso de urgência ser relevante para manter um bom ritmo na empresa, quando essa conduta se transforma em uma regra, as mensagens transmitidas entre as equipes podem não trazer o resultado esperado.

Utilização de poucos canais de comunicação

A dinâmica de cada setor influencia muito na maneira como os colaboradores se mantêm informados sobre as demandas internas. Alguns acham mais fácil acompanhar a caixa de entrada, outros preferem utilizar o WhatsApp já que estão sempre em compromissos externos, e têm aqueles que gostam de ler os jornais da empresa entre uma reunião e outra. No final das contas, quem escolhe apenas um canal para se comunicar acaba não informando de verdade.

Por esse motivo, a utilização de poucos canais para transmitir uma informação é uma das barreiras que podem estar impedindo a eficiência da comunicação interna na sua empresa.

O ideal é que você diversifique os canais de comunicação com seus times. Nessa tarefa, você deverá utilizar métodos específicos para que cada mensagem cumpra a sua função de noticiar. Confira os principais a seguir.

Os métodos

Diante dos desafios expostos no capítulo anterior, fica evidente a necessidade de mecanismos que possam transmitir com exatidão e segurança todas as informações pertinentes à empresa.

Antes de explicarmos quais são as técnicas para a comunicação interna, é preciso esclarecer o tipo de conteúdo que deve ser compartilhado entre os colaboradores para uma melhor sinergia entre as equipes.

O principal material que você deve proporcionar internamente é a atualização do que acontece na sua organização. Nesse âmbito entram informações sobre uma eventual mudança de endereço, equipamentos e sistemas que serão instalados, premiações recebidas no mercado, entre outros assuntos que abordam a empresa como um todo.

O segundo tipo de conteúdo que deve estar ao alcance dos funcionários é o andamento de cada projeto. Isso deve ser feito apenas com os profissionais diretamente envolvidos em cada etapa de produção. Também é relevante ficar atento com alguns detalhes, como valores cobrados por matéria-prima ou ao cliente, que não são rigorosamente necessários para o desenvolvimento do produto ou serviço.

A terceira informação que precisa ser transmitida aos colaboradores é o número de clientes satisfeitos com a empresa. Paralelamente a isso, aproveite a ocasião para parabenizar publicamente aqueles que participaram do projeto de sucesso. Mais adiante você descobrirá porque isso é importante

Por fim, certifique-se de manter sua equipe a par do que acontece no setor em que a empresa atua. E vá além: incentive seus colaboradores a fazerem o mesmo. Tendo esses conceitos em mente, basta adotar os métodos abaixo:

Feedback individual

Esse é um método que permite um diálogo mais próximo com o seu colaborador. Por meio dele é possível identificar os receios e os desejos do profissional, bem como detalhes mais precisos de algum projeto em execução.

Utilize esse método em todas as situações, tanto as positivas quanto as negativas. Dessa maneira, você desenvolve um ambiente de cooperação mútua e afasta a imagem pejorativa que o feedback ainda carrega aos olhos dos profissionais.

Memorando

Trata-se de um documento oficial da empresa no qual são elencadas as informações que precisam ser divididas entre superiores e subordinados.

Geralmente, esse documento possui um logotipo da empresa no cabeçalho e um espaço para assinaturas no rodapé que representa o consentimento de todos os envolvidos.

Boletim

Informativo interno de até quatro páginas em média, considerando frente e verso, que traz as novidades da empresa e de seu mercado de atuação.

Esse método também pode ser utilizado para dar destaque aos profissionais de alta performance e para dar dicas culturais que os colaboradores possam aproveitar aos finais de semana.

Reuniões

Assim como o feedback, as reuniões promovem uma aproximação maior entre os funcionários, porém em uma esfera mais ampla. Em vez de ser uma conversa entre duas pessoas, as reuniões são compostas majoritariamente por equipes inteiras ou pelos líderes desses times.

Apesar disso, é preciso ficar atento quanto à frequência das reuniões para que o tiro não saia pela culatra. Você pode fazer esses encontros a cada 15 dias ou uma vez por mês, por exemplo.

Manual do funcionário

Tudo o que um colaborador precisa saber sobre normas e condutas da empresa devem estar disponíveis em um manual do funcionário.

Esse documento traz, ainda, informações básicas sobre a empresa, sobre os programas de incentivo que porventura sejam oferecidos, sobre o sistema de compensação de banco de horas, entre outras regras vinculadas à atuação do profissional.

O ideal é que esse conteúdo esteja à disposição do colaborador tão logo ele comece na empresa.

Caixas de sugestão e reclamação

Alguns funcionários mais tímidos não conseguem expor sua opinião em público, sobretudo se a consideração for negativa. Contudo, eles também querem ser ouvidos. Qual canal poderá resolver essa questão?

A resposta está nas caixas de sugestão e reclamação. Por meio desse canal os funcionários poderão se comunicar com a empresa anonimamente e em segurança.

Deixe uma caixa em cada departamento e veja a quantidade de depoimentos valiosos que você receberá com o tempo.

Ofício

Esse documento tem por objetivo transmitir informações pontuais entre duas pessoas ou para um grupo. Neste último caso, o ofício passa a ser chamado de ofício-circular e fica à disposição dos colaboradores no mural da empresa.

Por ser um método de comunicação oficial, é importante que o ofício tenha o logotipo da empresa, tal qual acontece com o memorando, e use uma linguagem formal e objetiva.

As ferramentas de comunicação interna

O processo de compartilhamento de informação em uma empresa pode ocorrer de diversas maneiras. E cada uma delas oferece abordagens específicas para o tipo de conteúdo que você pretende tornar público internamente.

Separamos abaixo as principais ferramentas que você deve utilizar para que a comunicação da sua empresa seja clara, precisa e adaptável aos diversos perfis de colaboradores.

E-mail

Essa é a ferramenta mais versátil de todas, pois ela possibilita o envio de documentos oficiais, como memorandos e atas de reunião, com espaço para comentários e solicitações que se façam necessários.

Para extrair o máximo desse recurso é importante que você seja sucinto e evite a interferência de jargões no conteúdo. Lembre-se de que basta um termo técnico para a barreira de a linguagem surgir e atrapalhar a sua comunicação.

Intranet

A comunicação interna da sua empresa ficará muito mais ágil com uma intranet. Nessa rede que interliga os computadores de todos os seus funcionários, você poderá disponibilizar os comunicados importantes, novidades na área, entre outras informações importantes para o dia a dia dos profissionais.

Um dos benefícios da intranet é que os dados ficarão reunidos num único local. Assim, você facilita a localização e gerenciamento de informações importantes para todos os colaboradores.

Redes sociais

Uma empresa que não explora o imediatismo das mídias sociais está perdendo uma chance única de estabelecer um vínculo sólido com seus colaboradores. Se os profissionais estão em peso no Whatsapp e no Facebook, para citar alguns exemplos, por que sua empresa não estaria?

Para que a ferramenta realmente promova essa união, você precisa quebrar o gelo do ambiente corporativo.

Ao invés de usar um linguajar muito formal, permita-se ser mais informal nas redes sociais. É só você usar o bom senso para encontrar o tom perfeito para abordar assuntos profissionais fora da empresa.

Dessa forma, você atinge os funcionários dos mais diferentes perfis e ainda garante a fluidez da comunicação interna.

Jornal interno

Um jornal institucional funciona como o boletim que citamos anteriormente. No entanto, com o jornal você pode ir além da informação e manter um diálogo aberto com seus colaboradores.

Por ter uma estrutura maior que a do boletim, incluindo até oito páginas, o jornal pode se transformar em um canal onde as pessoas esclarecem dúvidas pessoais sobre a empresa ou o mercado.

Você pode fazer isso por meio de uma coluna específica no periódico. Basta informar o e-mail para contato na publicação inicial e aguardar a manifestação dos colaboradores.

Outra possibilidade dessa ferramenta é dar voz para os líderes de cada setor. Eles podem revezar como colunistas falando sobre liderança, o trabalho em equipe, inovação no mercado, entre outras informações que na correria do dia a dia eles não conseguiriam abordar com a mesma exatidão.

A utilização desses recursos só serão proveitosos se você ficar de olho no retorno. Ou seja, confirme o recebimento de um e-mail com um telefonema após 30 minutos do envio, caso o destinatário não se manifeste; acompanhe quando aconteceram as últimas visualizações nas redes sociais para garantir que todos receberam a informação; entre outras práticas que vão lhe auxiliar na manutenção de uma comunicação interna produtiva.

Como otimizar a comunicação interna de uma empresa

A tecnologia será a sua aliada no processo de otimização da comunicação interna. Mais do que simplesmente agilizar, a tecnologia tornará a comunicação muito mais fácil de ser assimilada pelos seus funcionários.

Mesmo que você já utilize a internet nesse sentido, conforme descrevemos no capítulo anterior, vale a pena conferir no mercado as soluções criadas para trazer rapidez e eficiência para as organizações.

Quer ver só como isso é possível? Confira alguns exemplos a seguir:

Centralize os problemas em um software

Os consumidores estão cada vez menos pacientes para aguardar a solução de um problema. Por essa razão, é imprescindível que sua empresa desenvolva uma forma de comunicação simples e automática para que o atendimento seja concluído o mais rápido possível.

A alternativa mais vantajosa é utilizar um software específico para fazer o gerenciamento de reclamações.

Nessa plataforma, você e a equipe designada para esses assuntos poderão acompanhar o andamento de cada solicitação, verificar onde aconteceu o erro com base no relato do cliente e, ainda, reunir o feedback dos problemas resolvidos para implantar melhorias na empresa.

Explore a videoconferência

As reuniões da sua empresa não precisam acontecer exclusivamente nas dependências da organização. Mesmo que você tenha informado aos colaboradores com antecedência sobre o encontro, podem surgir imprevistos ou crises com o cliente que demandem a ausência dos profissionais no período definido para a reunião.

Nesses momentos, a videoconferência vai cair como uma luva. Você pode utilizar tanto o Skype como o Google Hangouts para unir aqueles que não puderam comparecer pessoalmente.

Na sala de reunião, você pode posicionar um notebook sobre a mesa ou, então, colocar uma televisão com acesso à internet. Assim, você não precisará remarcar a reunião ou fazê-la com menos gente.

Aposte no poder dos games

A gamificação é uma estratégia que visa, principalmente, aumentar a motivação dos funcionários. Entretanto, essa ferramenta também pode ser útil na melhoria da comunicação interna.

Por ser um mecanismo que mexe com a competitividade dos profissionais, a gamificação despertará no colaborador o desejo de correr atrás daquilo que ele precisa saber para executar seu trabalho e cumprir o desafio proposto no jogo, que geralmente envolve toda a equipe. Ou seja: a manutenção de um relacionamento saudável com colegas e superiores surgirá naturalmente.

Além disso, a recompensa decorrente dos desafios cumpridos fará com que o colaborador se sinta valorizado pela empresa. E esse sentimento impactará na sua produtividade, conforme veremos posteriormente.

Com o tempo, esse engajamento resultará em uma comunicação interna mais dinâmica, ágil e descomplicada.

A comunicação interna e o aumento da performance

Os profissionais são movidos por uma série de sentimentos em um ambiente de trabalho. Ansiedade, pressão e o medo de errar são algumas das sensações mais tóxicas para seu desempenho. Nesse contexto, a comunicação interna bem-feita surge como o melhor antídoto.

Uma pessoa só conseguirá ignorar ou controlar essas emoções ruins se houver outro sentimento maior e mais forte que justifique o seu empenho e traga recompensas a curto, médio e longo prazos. E esse sentimento transformador é a motivação.

As empresas podem promover a motivação, sem dúvida alguma. Inclusive, as que mantêm uma comunicação interna bem estruturada já o fazem.

Isso porque o processo de incentivo não acontece de uma maneira imediata, mas, sim, progressiva.

Pense nisso como se fosse um relacionamento de amizade. Você não consegue confiar em uma pessoa assim que a conhece. É preciso tempo para que a prática mostre o quanto a teoria era verdadeira. E é assim que funciona com seus colaboradores.

Em função disso, a comunicação interna está intimamente ligada à alta performance de um profissional. Quando ele percebe o quanto faz a diferença em uma organização, seja por meio do envolvimento em etapas importantes ou com o reconhecimento por uma atividade bem-sucedida, cria-se um sentimento de pertencimento que vai mudar a maneira como ele enxerga o seu trabalho.

A partir daí, o anseio por atualização profissional permanente é automático. Porque quem se sente responsável por algo quer fazer o seu melhor. E um colaborador empenhado é o ponto de partida para a geração de um círculo virtuoso que aumentará a produtividade e lucratividade da sua empresa.

A competitividade do mercado exige dos empresários um olhar mais denso sobre o que deve ser feito para atingir a excelência no atendimento. Não basta apenas investir em infraestrutura, é fundamental que haja uma melhoria constante no clima corporativo para que o aprimoramento ocorra em 360 graus.

De todos os recursos que uma empresa dispõe e que merece sua atenção nesse processo de evolução, o capital humano figura no topo da lista. É por meio da inventividade dos profissionais que uma organização consegue oferecer um produto ou serviço diferenciado, memorável e de qualidade incontestável.

A comunicação interna é o caminho mais seguro para construir essa tríade do sucesso. Por meio dos canais de comunicação é possível valorizar, incentivar e integrar as diversas equipes que compõem uma organização. Quanto mais ágil ela for, mais forte será o vínculo criado entre a empresa e os colaboradores.

Sendo assim, ao primeiro sinal de que a comunicação interna na sua empresa não está funcionando como deveria, mude. Verifique o que não está ajudando, envolva os profissionais nessa tarefa e veja como essa atitude transformará a produtividade e lucratividade do negócio.

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