Entenda a importância da automatização de tarefas na hotelaria

Atender os hóspedes, cuidar da limpeza do hotel, gerenciar as finanças, fazer reservas, essas são algumas das atividades realizadas diariamente na área hoteleira. Esses processos, porém, podem ser facilitados com a automatização de tarefas.

A ideia da automação é impulsionar os resultados, aumentar a satisfação dos clientes e ajudar a reter talentos. Esses benefícios são conquistados por meio da tecnologia, cujos avanços alteram a relação entre os hóspedes e os hotéis.

No post de hoje, vamos abordar a importância da automação de tarefas na hotelaria e indicar todas as vantagens que você pode conseguir com essa prática.

Que tal saber mais? Acompanhe!

A importância da automatização de tarefas

A automatização das atividades é fundamental em qualquer segmento de atuação. Na hotelaria é ainda mais importante, porque ajuda a oferecer uma experiência única para o hóspede e permite repensar os processos realizados atualmente.

A ideia da automação é fazer com que tarefas manuais sejam transformadas em processos automáticos, executados por um software. Com isso, os colaboradores podem focar mais em ações estratégicas (como o atendimento ao cliente) do que em ações operacionais.

Devido a essas características, a automatização está diretamente relacionada ao aumento da produtividade e à redução de erros causados pelas atividades manuais relativas à gestão. Consequentemente, os hóspedes se sentem mais satisfeitos, porque possuem um atendimento e um serviço melhores.

As vantagens da automação de tarefas

A automatização resulta em diversos benefícios para as empresas hoteleiras. Veja a seguir algumas das vantagens conquistadas:

Reduz a burocracia

A gestão hoteleira possui uma série de atividades burocráticas. Além das questões contábeis, fiscais e financeiras, existe uma burocracia relativa a reservas e cadastros dos dados dos hóspedes.

Gestão financeira e contábil

Os processos contábeis, fiscais e financeiros podem ser automatizados com um software de gestão, como um ERP. Este sistema vai integrar os dados de finanças, estoque, compras etc. e fornecer um cenário amplo que evitará o retrabalho.

Outra vantagem é que os dados são atualizados automaticamente. Por exemplo: a reposição de papel higiênico nos quartos diminui a quantidade de rolos em estoque, o que permite ao responsável pelas compras fazer a aquisição antecipadamente para evitar as compras urgentes, que são mais caras.

Reservas e cadastros

Esse procedimento é feito em uma fase preliminar, mas é o começo do atendimento ao cliente. A realização de reservas pode ser otimizada por meio de um software específico, que coleta todos os dados do hóspede e repassa automaticamente para o sistema do hotel.

O hóspede também pode fazer reservas em grupo ou individuais. Já os agentes de viagens e clientes corporativos podem ter acesso específico por meio de login.

A simplificação desse processo reduz o tempo empregado pelos colaboradores e o esforço do próprio hóspede, que informa seus dados apenas uma vez. O sistema ainda pode fornecer mais segurança e disparar e-mails automáticos confirmando a reserva.

Maior produtividade da equipe

A automação de tarefas que antes eram realizadas manualmente aumenta a produtividade da equipe. Isso pode ser confirmado por situações comuns que ocorrem no dia a dia de um hotel.

Um mesmo colaborador, por exemplo, pode ter que fazer reservas manualmente, recolher o pagamento dos clientes, manter o controle dos cadastros de colaboradores etc. Todos esses processos manuais estão sujeitos a erros e essa possibilidade aumenta em casos de indisposição, cansaço, monotonia, entre outras situações.

Por outro lado, a adoção de um sistema que automatize as atividades possibilita a execução de todas as tarefas rapidamente. Essa medida também reduz os erros e economiza tempo dos colaboradores.

Um exemplo dessa situação é a adoção de um sistema de telefonia que possibilite que se integre ao software de gestão e possibilite atender os hóspedes com mais eficácia. As atividades possibilitadas por essa tecnologia fazem o hóspede fazer check-in e check-out automáticos e ter mais informações sobre os serviços.

Sem precisar prestar essas informações, os colaboradores podem se focar em atividades mais importantes, como as reservas de novos hóspedes ou a operacionalização do processo de limpeza. Eles também são mais produtivos justamente por isso, já que podem realizar mais tarefas durante o dia.

Diminuição dos custos

O hotel é um empreendimento que possui vários custos. Boa parte deles está relacionada aos colaboradores, seja devido à pouca produtividade, seja pela falta de treinamento.

A automatização de atividades proporciona reduzir os custos operacionais para esse tipo de empreendimento. Além disso, pode-se diminuir os gastos com o turnover, ou seja, a rotatividade de pessoal.

Um processo de recrutamento e seleção automatizado possibilita escolher os candidatos mais adequados, que passam por treinamentos constantes para serem atualizados. Assim, reduz-se os custos com admissão e demissão constante de colaboradores.

É importante lembrar que o turnover costuma ser alto na hotelaria por conta da pressão e rotina do próprio trabalho, já que o colaborador, muitas vezes, trabalha mais horas do que deveria.

Oferta de um serviço diferenciado pelo uso da tecnologia

A automação de tarefas, no final das contas, permite oferecer um serviço diferenciado devido à tecnologia. Seus colaboradores podem se focar mais e, com isso, atendem melhor os hóspedes.

Ao mesmo tempo, os colaboradores sentem-se mais motivados, porque as tarefas automatizadas facilitam o serviço, e permitem entregar um atendimento melhor e com abordagem mais positiva.

Ou seja, a redução de custos proporcionada pela tecnologia também impacta diretamente a gestão de pessoas, incentivando o colaborador a continuar focando em seu trabalho.

Por exemplo: imagine que, devido ao bom atendimento, um hóspede fique satisfeito e faz uma boa recomendação nas redes sociais. Esse resultado é ótimo para o seu estabelecimento, porque chama a atenção de outros clientes, que querem ter a mesma experiência.

O cuidado que se deve ter é o de se lembrar de reconhecer o esforço da equipe. Aproveite a redução de custos pela automação e ofereça alguma recompensa pelo bom serviço. Esse pequeno gesto vai potencializar os resultados do time.

Entendeu como a automação de tarefas ajuda o seu hotel? Ele passa pela redução de custos, melhoria da gestão de pessoas e foco no serviço desempenhado.

Agora que você já entende sobre a automatização de tarefas, que tal colocar as ideias em prática? Aproveite e siga a gente no Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn e YouTube.