Entenda como funciona um sistema de reserva de hotel
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Entenda como funciona um sistema de reserva de hotel

Escrito por Leucotron

A profissionalização é o primeiro passo para uma empresa crescer. Por isso, à medida que o negócio conquista um número maior de clientes, ele precisa tornar os seus processos mais eficientes. Isso vale também para o setor hoteleiro, e um sistema de reserva de hotel é fundamental para garantir a qualidade no atendimento aos hóspedes.

Mas você entende como esses sistemas funcionam? Conhece as vantagens e funcionalidades que ele oferece no dia a dia? Sabe que tipo de erros ele pode evitar e como contribui para o bom atendimento aos hóspedes? Para esclarecer essas e outras dúvidas, continue a leitura deste post!

O que é um sistema para reserva de hotel?

Trata-se de um software planejado para organizar as demandas e reservas. Ele pode ser utilizado tanto pelos funcionários da recepção quanto pelos próprios hóspedes, diretamente no site do hotel.

Especialmente para o hóspede, o sistema é extremamente versátil. Ele pode ser acessado a partir de computadores, smartphones ou tablets. Por toda essa mobilidade, é possível fazer uma reserva em qualquer lugar ou a qualquer momento.

Como funciona um sistema de reserva de hotel

Para disponibilizar a reserva online aos seus clientes, é necessário que o hotel conte com um site equipado com mecanismos de booking. Eles são conectados diretamente ao banco de dados da empresa via internet e permitem que o usuário obtenha informações sobre a disponibilidade de quartos em tempo real.

Quando o hotel conta com esse sistema, o consumidor tem a oportunidade de visualizar todas as informações que ele precisa para tomar uma decisão: os tipos de quartos, fotos das acomodações, os recursos oferecidos e os valores cobrados no período em que ele deseja.

A conclusão do processo é com o pagamento, para o qual o cliente pode usar o seu cartão de crédito. Além disso, ele recebe uma confirmação da reserva por e-mail e pode apresentá-la na recepção do hotel assim que chegar.

Um sistema de reserva de hotéis pode ser sincronizado não só com o website. Ele também pode ser disponibilizado por meio de redes sociais, como o Facebook. Assim, as chances de divulgar o seu estabelecimento e atrair clientes se torna muito maior.

Além disso, um sistema de reserva de hotel conta com as seguintes funcionalidades:

Mapa de reservas

Permite que o gestor visualize a ocupação dos quartos, evitando que fazer mais reservas do que tem a capacidade de atender. O sistema exibe os espaços ocupados, reservados ou pré-reservados, evitando enganos e transtornos.

Situação das acomodações

O gestor tem uma noção exata da situação de cada quarto naquele momento. É possível saber se ele está disponível ou ocupado, se está aguardando a limpeza ou com a diária vencida.

Caso o quarto esteja ocupado, ele tem acesso a informações importantes sobre a estadia, como a previsão de desocupação.

Controle das reservas

Trata-se de uma lista que informa quais são as reservas efetuadas até o momento, organizadas de acordo com a data de entrada.

Formulário de pré-reserva

Muitos hóspedes chegam ao hotel cansados, e tudo que eles não querem é aguardar em uma longa fila na recepção. O processo de check-in pode ser agilizado quando o cliente preenche um formulário previamente, pelo site.

Porém, como se trata de uma pré-reserva, os colaboradores do hotel precisam entrar em contato com o hóspede para confirmar o pagamento e reservar o quarto definitivamente.

Por que usar um sistema de reserva de hotel?

Hoje em dia, uma boa parte dos consumidores prefere interagir com máquinas que com outras pessoas. Boa ou má, essa é a realidade do mercado. Por isso, muitos clientes buscam um site para obter todas as informações sobre um serviço e comprá-lo ou contratá-lo online.

Por isso, é fundamental que os hotéis contem com um sistema de reserva online. Ele permite que o cliente faça essa operação diretamente no site da empresa, de forma rápida e prática.

Para o hotel, isso também é uma vantagem. Como o cliente encontra no site todas as informações sobre a diária — preços, horários de check-in e check-out, estrutura — não é preciso gastar tempo respondendo a diversas solicitações de orçamentos.

No site, é possível simular o preço em diferentes datas. Assim, o cliente pode escolher o período mais conveniente para a sua estadia, considerando os valores e a sua própria disponibilidade.

Porém, essa ainda não é a principal vantagem. A maior parte dos hotéis trabalha com algum tipo de operador ou agência. Quando esses agentes vendem as diárias aos hóspedes, a contratação exige o pagamento de uma comissão.

O sistema online reduz o percentual pago em comissões. Afinal, quando o cliente entra no site e faz a reserva diretamente, todo o lucro fica com o próprio hotel, sem a necessidade de pagar intermediários.

Outras vantagens do sistema de reserva de hotel

  • redução na perda de reservas: não existe o risco de o cliente desistir ou procurar um outro hotel porque as suas linhas telefônicas estavam ocupadas quando ele tentou o contato;

  • redução da burocracia: o cliente já pode preencher o cadastro online, evitando a ocupação excessiva da sua equipe de recepção;

  • garantia de pagamento: o cliente tem que pagar a sua estadia com cartão de crédito para fazer a reserva no site, evitando a inadimplência;

  • definição de tarifas por temporadas: o sistema pode ser configurado para exibir diferentes preços para épocas de baixa ou alta temporada;

  • formação de um banco de dados para o marketing: o formulário exige o e-mail do hóspede, que pode ser utilizado para ações divulgação.

Existe ainda outra vantagem que merece uma abordagem detalhada: a integração com outros sistemas. O software de reservas pode fornecer informações diretamente para outros programas utilizados na gestão do hotel.

Dessa forma, ele oferece subsídios para a elaboração de relatórios gerenciais e automatiza a coleta de dados para o departamento contábil, financeiro, para o pagamento de comissões, entre outras opções.

Porém, uma integração menos comum pode ser ainda mais útil — trata-se da governança do hotel. Como você sabe, é preciso que os quartos estejam impecáveis para a chegada dos hóspedes, e a organização da limpeza pode ser um desafio.

Mas o sistema de reservas pode ser integrado a um sistema de governança, como o To.Do, fabricado pela Leucotron. Isso facilita a distribuição das tarefas, otimiza o trabalho da equipe e proporciona um atendimento melhor ao hóspede. Veja como:

  • o sistema de reservas envia dados sobre check-in e check-out ao To.Do;

  • com essas informações, a governanta distribui as rotas de limpeza das camareiras de forma mais produtiva;

  • mesmo essa distribuição pode ser automatizada, pois o To.Do permite que a governanta faça isso com um único clique;

  • as camareiras seguem o seu roteiro de limpeza e apontam o status de cada quarto no aplicativo do To.Do Hotel, e os quartos ficam liberados logo que elas finalizam o trabalho;

  • também pelo aplicativo, as camareiras relatam qualquer objeto encontrado nos quartos, em tempo real. Caso o hóspede telefone buscando informações sobre o objeto perdido, a recepção já está ciente da situação.

Entendeu como funciona o sistema de reserva de hotel e como ele contribui para a qualidade do atendimento? Quer saber mais sobre o To.Do Hotel? Então entre em contato com a Leucotron e descubra soluções inteligentes para o seu negócio!

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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