Entenda o que é a comunicação unificada e qual sua importância

Na atualidade, diante da crescente competitividade do mercado, o investimento em comunicação unificada passou a ser um imperativo estratégico para as empresas, independente do seu porte ou da sua área de atuação.

Cada vez mais, é preciso investir em ferramentas e dispositivos tecnológicos de qualidade, que possibilitem a execução de processos realmente eficientes, tais como a telefonia digital e os sistemas de ramais internos.

Por isso, no artigo de hoje, vamos explicar qual é a importância da comunicação unificada para a gestão empresarial. Confira com a gente!

O que é a comunicação unificada?

Em gestão empresarial, o termo comunicação unificada é originário do inglês (unified communications) e passou a ser usado para definir o uso de uma única plataforma que reúne e gerencia todos os dispositivos tecnológicos de uma empresa, permitindo o seu acesso de forma presencial ou remota.

Em outras palavras, a comunicação unificada é a ação que coloca em sintonia os telefones fixos e móveis, os endereços de e-mail, os aparelhos de fax, os equipamentos de videoconferência e todas as outras ferramentas, tendo como objetivo principal a otimização dos processos gerenciais.

Trata-se de uma inovação tecnológica extremamente importante para garantir a qualidade do desempenho de gestores e colaboradores, simplificando tarefas e diminuindo as distâncias entre os objetivos de negócio traçados e os resultados alcançados.

De fato, para se destacar perante a concorrência e conquistar o mercado, as empresas devem investir em formas de gerar informações qualificadas a partir de todos os feedbacks relativos aos processos gerenciais e operacionais executados, sendo que, para isso, o fluxo contínuo de comunicação é fundamental.

Por essa razão, independente do tamanho da empresa e do segmento no qual ela atua, a comunicação unificada tem muitos benefícios a oferecer para todas as áreas de trabalho.

Quais são os benefícios da comunicação unificada?

O benefício mais imediato da comunicação unificada é a simplificação dos processos gerenciais e o ganho de agilidade na comunicação interna e na solução de problemas.

Graças à fluidez na transferência de conhecimento e no repasse de informações, todas as atividades realizadas no dia a dia organizacional podem ser feitas de forma mais rápida sem, contudo, haver perdas em qualidade ou em segurança.

Isso é possível porque, a simplificação dos processos gerenciais, por sua vez, está atrelada à maior integridade e segurança no uso e no arquivamento das informações, protegendo os documentos de ataques maliciosos.

A digitalização dos dados também dá respaldo ao planejamento estratégico e garante meios eficientes para a sistematização das rotinas.

Desse modo, a comunicação unificada promove mais um benefício, que é a otimização do trabalho realizado pelo setor de TI da empresa, ou pelos fornecedores contratados para desempenhar essa função.

É muito mais simples realizar avaliações e reparos tendo um sistema centralizado em operação.

Por isso, à medida que é efetivada e impacta nas tarefas de gestão ou na linha de produção, a comunicação unificada permite a redução de gastos e a economia de recursos.

Para entender como a comunicação unificada permite à empresa usufruir de tantas vantagens, é preciso voltar o olhar para o modo como a tecnologia é empregada nesse contexto.

Como a tecnologia é empregada na comunicação unificada?

Uma vez que o objetivo da comunicação unificada é otimizar o uso da tecnologia em gestão empresarial, as diferentes ferramentas e dispositivos utilizados pela empresa são alinhados para permitir a continuidade e fluidez dos processos organizacionais.

Dessa forma, uma mesma plataforma concentra as interfaces utilizadas pelos gestores e colaboradores, permitindo o acesso, em tempo real, aos dados, planilhas, relatórios, documentos e demais informações de interesse.

Uma vez que a comunicação unificada tenha sido implementada pela empresa, é possível:

• acessar o e-mail corporativo ou as redes sociais;

• receber ou efetuar ligações telefônicas e transmissões via fax;

• realizar videoconferências;

• realizar o backup em nuvem.

Todas essas funcionalidades são possíveis estando ou não o colaborador presente no espaço físico da empresa. A transformação digital da gestão organizacional é uma realidade que veio para ficar.

Trata-se do uso inteligente e estratégico da tecnologia, colocada à serviço de objetivos como melhoria da comunicação com públicos estratégicos, diminuição do desperdício de recursos ou facilidade de acesso a informações, entre outros.

Entretanto, é importante ressaltar que, na comunicação unificada, cada empresa faz uso da tecnologia de maneira personalizada, atendendo às necessidades específicas do negócio, dos gestores e dos colaboradores, tendo em vista, inclusive, as características de cada produto ou serviço oferecido ao mercado.

Nesse sentido, a telefonia tem se mostrado um aspecto fundamental para o sucesso das estratégias de comunicação unificada, mesmo em tempos de comunicação via aplicativos de mensagem.

Qual é a importância da telefonia?

Na comunicação integrada, as soluções disponibilizadas pela telefonia contribuem bastante para a dinamicidade das tarefas.

Ferramentas como o sistema de telefonia IP, as plataformas PABX, os dispositivos para videoconferência, os ramais internos e os redirecionadores de ligações possibilitam maior rapidez na resolução de problemas, no atendimento aos clientes e na transferência de dados, entre outras vantagens.

Dessa maneira, o entendimento entre gestores e colaboradores é facilitado, o que tem grande impacto na execução das metas previstas no planejamento estratégico, bem como na qualificação e valorização da equipe.

No entanto, para promover todos esses benefícios, as soluções tecnológicas em telefonia devem ser implementadas por agentes capacitados, que façam uso dos melhores e mais modernos equipamentos e programas disponíveis no mercado.

Como efetivar a comunicação unificada?

Para garantir o sucesso das estratégias de comunicação unificada, é fundamental a parceria com profissionais e empresas de TI que possuam conhecimento atualizado e ampla expertise.

É preciso contar com iniciativas que garantam a aplicação correta das técnicas e o desenvolvimento de ações planejadas para atender especificamente aos interesses e às necessidades de cada empresa.

Afinal de contas, trata-se de um investimento considerável, que deverá se justificar em médio e longo prazo, com resultados positivos percebidos nos processos operacionais e gerenciais das organizações.

Nós acreditamos que é preciso ampliar a discussão sobre a importância da comunicação unificada, e você? Compartilhe nosso artigo nas suas redes sociais e discuta essa questão com outros gestores, colegas e amigos!