Entenda o que é a comunicação unificada e qual sua importância
Gestão de Empresas

Entenda o que é a comunicação unificada e qual sua importância

Escrito por Leucotron

Na atualidade, diante da crescente competitividade do mercado, o investimento em comunicação unificada passou a ser um imperativo estratégico para as empresas, independente do seu porte ou da sua área de atuação.

Cada vez mais, é preciso investir em ferramentas e dispositivos tecnológicos de qualidade, que possibilitem a execução de processos realmente eficientes, tais como a telefonia digital e os sistemas de ramais internos.

Por isso, no artigo de hoje, vamos explicar qual é a importância da comunicação unificada para a gestão empresarial. Confira com a gente!

O que é a comunicação unificada?

Em gestão empresarial, o termo comunicação unificada é originário do inglês (unified communications) e passou a ser usado para definir o uso de uma única plataforma que reúne e gerencia todos os dispositivos tecnológicos de uma empresa, permitindo o seu acesso de forma presencial ou remota.

Em outras palavras, a comunicação unificada é a ação que coloca em sintonia os telefones fixos e móveis, os endereços de e-mail, os aparelhos de fax, os equipamentos de videoconferência e todas as outras ferramentas, tendo como objetivo principal a otimização dos processos gerenciais.

Trata-se de uma inovação tecnológica extremamente importante para garantir a qualidade do desempenho de gestores e colaboradores, simplificando tarefas e diminuindo as distâncias entre os objetivos de negócio traçados e os resultados alcançados.

De fato, para se destacar perante a concorrência e conquistar o mercado, as empresas devem investir em formas de gerar informações qualificadas a partir de todos os feedbacks relativos aos processos gerenciais e operacionais executados, sendo que, para isso, o fluxo contínuo de comunicação é fundamental.

Por essa razão, independente do tamanho da empresa e do segmento no qual ela atua, a comunicação unificada tem muitos benefícios a oferecer para todas as áreas de trabalho.

Quais são os benefícios da comunicação unificada?

O benefício mais imediato da comunicação unificada é a simplificação dos processos gerenciais e o ganho de agilidade na comunicação interna e na solução de problemas.

Graças à fluidez na transferência de conhecimento e no repasse de informações, todas as atividades realizadas no dia a dia organizacional podem ser feitas de forma mais rápida sem, contudo, haver perdas em qualidade ou em segurança.

Isso é possível porque, a simplificação dos processos gerenciais, por sua vez, está atrelada à maior integridade e segurança no uso e no arquivamento das informações, protegendo os documentos de ataques maliciosos.

A digitalização dos dados também dá respaldo ao planejamento estratégico e garante meios eficientes para a sistematização das rotinas.

Desse modo, a comunicação unificada promove mais um benefício, que é a otimização do trabalho realizado pelo setor de TI da empresa, ou pelos fornecedores contratados para desempenhar essa função.

É muito mais simples realizar avaliações e reparos tendo um sistema centralizado em operação.

Por isso, à medida que é efetivada e impacta nas tarefas de gestão ou na linha de produção, a comunicação unificada permite a redução de gastos e a economia de recursos.

Para entender como a comunicação unificada permite à empresa usufruir de tantas vantagens, é preciso voltar o olhar para o modo como a tecnologia é empregada nesse contexto.

Como a tecnologia é empregada na comunicação unificada?

Uma vez que o objetivo da comunicação unificada é otimizar o uso da tecnologia em gestão empresarial, as diferentes ferramentas e dispositivos utilizados pela empresa são alinhados para permitir a continuidade e fluidez dos processos organizacionais.

Dessa forma, uma mesma plataforma concentra as interfaces utilizadas pelos gestores e colaboradores, permitindo o acesso, em tempo real, aos dados, planilhas, relatórios, documentos e demais informações de interesse.

Uma vez que a comunicação unificada tenha sido implementada pela empresa, é possível:

  • acessar o e-mail corporativo ou as redes sociais;

  • receber ou efetuar ligações telefônicas e transmissões via fax;

  • realizar videoconferências;

  • realizar o backup em nuvem.

Todas essas funcionalidades são possíveis estando ou não o colaborador presente no espaço físico da empresa. A transformação digital da gestão organizacional é uma realidade que veio para ficar.

Trata-se do uso inteligente e estratégico da tecnologia, colocada à serviço de objetivos como melhoria da comunicação com públicos estratégicos, diminuição do desperdício de recursos ou facilidade de acesso a informações, entre outros.

Entretanto, é importante ressaltar que, na comunicação unificada, cada empresa faz uso da tecnologia de maneira personalizada, atendendo às necessidades específicas do negócio, dos gestores e dos colaboradores, tendo em vista, inclusive, as características de cada produto ou serviço oferecido ao mercado.

Nesse sentido, a telefonia tem se mostrado um aspecto fundamental para o sucesso das estratégias de comunicação unificada, mesmo em tempos de comunicação via aplicativos de mensagem.

Qual é a importância da telefonia?

Na comunicação integrada, as soluções disponibilizadas pela telefonia contribuem bastante para a dinamicidade das tarefas.

Ferramentas como o sistema de telefonia IP, as plataformas PABX, os dispositivos para videoconferência, os ramais internos e os redirecionadores de ligações possibilitam maior rapidez na resolução de problemas, no atendimento aos clientes e na transferência de dados, entre outras vantagens.

Dessa maneira, o entendimento entre gestores e colaboradores é facilitado, o que tem grande impacto na execução das metas previstas no planejamento estratégico, bem como na qualificação e valorização da equipe.

No entanto, para promover todos esses benefícios, as soluções tecnológicas em telefonia devem ser implementadas por agentes capacitados, que façam uso dos melhores e mais modernos equipamentos e programas disponíveis no mercado.

Como efetivar a comunicação unificada?

Para garantir o sucesso das estratégias de comunicação unificada, é fundamental a parceria com profissionais e empresas de TI que possuam conhecimento atualizado e ampla expertise.

É preciso contar com iniciativas que garantam a aplicação correta das técnicas e o desenvolvimento de ações planejadas para atender especificamente aos interesses e às necessidades de cada empresa.

Afinal de contas, trata-se de um investimento considerável, que deverá se justificar em médio e longo prazo, com resultados positivos percebidos nos processos operacionais e gerenciais das organizações.

Nós acreditamos que é preciso ampliar a discussão sobre a importância da comunicação unificada, e você? Compartilhe nosso artigo nas suas redes sociais e discuta essa questão com outros gestores, colegas e amigos!

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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