8 estratégias essenciais na gestão de condomínios comerciais

Os condomínios formados por escritórios, clínicas ou lojas demandam processos específicos, pois envolvem espaços com diferentes tipos de negócios. Por isso, a gestão de condomínios comerciais exige mais atenção do síndico, que precisa atender as necessidades dos locatários e de seus clientes.

Por exemplo, se o condomínio comercial for direcionado para clínicas, isso exigirá a adoção de coleta separada de material hospitalar. Por isso, é fundamental ficar atento às particularidades de cada situação. Continue a leitura do post e veja 8 estratégias para impulsionar os resultados da gestão!

1. Estabeleça um regimento interno

Do mesmo modo que os prédios residenciais, os condomínios comerciais também devem atender à legislação vigente. Uma das exigências é a realização de uma convenção de condomínio e regimento interno.

O regimento deve conter regras de uso das partes comuns, proibições quanto a horários de barulho ou entrada e saída de pessoas no condomínio, entre outras situações.

A convenção é mais abrangente e deve determinar as regras para escolha do síndico e suas atribuições legais, quórum para votações, modo de contribuições para o fundo de reserva etc.

2. Faça assembleias com regularidade

Como a gestão de condomínios comerciais é complexa e envolve muitas partes interessadas, o ideal é fazer assembleias com regularidade. Como exemplo, pode-se adotar o critério de fazer reuniões mensais, na primeira segunda-feira. Assim, todos podem se programar para participar.

Essa é uma maneira de garantir uma comunicação entre as partes interessadas, promover melhorias e solucionar problemas de maneira rápida.

3. Utilize a tecnologia para melhorar a gestão de condomínios comerciais

Para garantir a segurança de todos e a eficiência na gestão de condomínios comerciais, é recomendável adotar o uso de tecnologias que podem facilitar o dia a dia.

Por exemplo: pode-se instalar câmeras de segurança para monitorar a entrada e saída de pessoas, pois prédios comerciais estão muito mais suscetíveis a roubos.

Os interfones virtuais funcionam no celular dos condôminos, permitindo a comunicação sem fio entre todos. Também possibilitam que a recepcionista, por exemplo, entre em contato com o síndico para buscar esclarecimentos sobre situações inesperadas. Essa solução evita a necessidade de instalação de fios, cabos e reduz os custos gerados pela manutenção de interfones.

Os sistemas de ramais também podem facilitar a comunicação entre os demais associados. Com ramais móveis, por exemplo, o telefone celular pode se transformar em um PABX, reduzindo os custos das ligações entre fixos e smartphones.

Ou seja, ao adotar o uso de tecnologias no condomínio é possível ter mais segurança e rapidez na resolução de problemas, sem gerar custos excessivos para os condôminos.

4. Contrate serviços terceirizados

Um edifício comercial possui muita entrada e saída de pessoas. Por isso, é aconselhável contratar serviços terceirizados de limpeza, segurança e recepção.

Dessa forma, os banheiros e corredores sempre estarão limpos para os visitantes, repassando uma boa impressão sobre a organização e higiene do local.

O serviço de recepção, por exemplo, permite que nenhum visitante fique sem respostas e ajuda a controlar a entrada e saída de pessoas.

Além disso, a terceirização também permite ter pessoas responsáveis pela manutenção do edifício. Desse modo, o serviço deverá monitorar o funcionamento de todas as lâmpadas, segurança da rede elétrica, fazer a inspeção dos elevadores, verificar infiltrações, entre outras situações, garantindo, assim, a segurança de todos, o que evitará prejuízos.

5. Ofereça facilidades para os usuários

Um condomínio comercial também deve disponibilizar vagas de estacionamento para os funcionários que trabalham no local e para os visitantes. Isso facilita muito a fidelização de clientes, pois traz comodidade e segurança.

Outra facilidade que pode ser disponibilizada é um espaço de café. Ele servirá tanto para os colaboradores do edifício como visitantes, que poderão fazer um lanche rápido antes de voltar ao trabalho.

6. Controle as finanças e reduza custos

O gestor deve ficar sempre atento às contas, questões trabalhistas, jurídicas e financeiras.

Para tanto, precisa fazer um planejamento sobre os gastos mensais como água, luz, salário de funcionários, impostos e custos de manutenções prediais. É imprescindível anotar todos os valores, seja em uma planilha ou software específico, para apresentar esses dados aos demais condôminos. Afinal, as contas do condomínio serão divididas entre todos, o que demanda um total controle sobre os recursos financeiros.

Ao anotar detalhadamente cada informação, o síndico também consegue visualizar melhor onde os recursos são gastos. Assim, pode propor aos demais condôminos a adoção de estratégias para reduzir os custos do condomínio.

7. Faça a prestação de contas

A gestão de condomínios comerciais também demanda a prestação de contas por parte do síndico. Por isso, a etapa anterior é tão importante.

Com todas as informações registradas e comprovadas (por meio de boletos e comprovantes de pagamento), o síndico possui dados materiais para fazer a prestação de contas.

Nesse caso, pode aproveitar as assembleias para fazer a apresentação dessas informações e levar cópias de materiais para os demais condôminos.

Cuidado importante: ao relatar possíveis inadimplências, o síndico não pode citar o nome do devedor. Nesse caso, ele deve apresentar os valores e o número de condôminos em débito, sem citar características que permitam a identificação dessas pessoas. Caso contrário, pode sofrer ações por danos morais.

Após a apresentação do balanço, o documento deve ser aprovado em reunião e a informação será registrada em ata. Caso ocorram questionamentos, o síndico pode sugerir que as contas passem por uma auditoria externa.

8. Mantenha os documentos legais em ordem

O síndico deve se preocupar com as questões legais que envolvem o edifício. Por isso, deve manter os documentos em ordem:

• contratos de serviços terceirizados;

• notas fiscais de produtos e serviços;

• auto de vistoria do Corpo de Bombeiros;

• alvará de funcionamento;

• atestado de inspeção elétrica;

• certificado de limpeza de caixas de água e gorduras;

• comprovante de dedetização;

• apólice de seguro;

• livro com registro das atas das assembleias;

Caso o síndico tenha dúvidas sobre essas questões legais, é indicado procurar uma assessoria jurídica para garantir todos os cuidados necessários.

Diante das questões apresentadas, é possível perceber que a gestão de condomínios comerciais demanda cuidados com a documentação, realização de assembleias e uso de tecnologias para garantir a segurança e satisfação de todos.

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