8 estratégias essenciais na gestão de condomínios comerciais
Gestão de Empresas

8 estratégias essenciais na gestão de condomínios comerciais

Escrito por Leucotron

Os condomínios formados por escritórios, clínicas ou lojas demandam processos específicos, pois envolvem espaços com diferentes tipos de negócios. Por isso, a gestão de condomínios comerciais exige mais atenção do síndico, que precisa atender as necessidades dos locatários e de seus clientes.

Por exemplo, se o condomínio comercial for direcionado para clínicas, isso exigirá a adoção de coleta separada de material hospitalar. Por isso, é fundamental ficar atento às particularidades de cada situação. Continue a leitura do post e veja 8 estratégias para impulsionar os resultados da gestão!

1. Estabeleça um regimento interno

Do mesmo modo que os prédios residenciais, os condomínios comerciais também devem atender à legislação vigente. Uma das exigências é a realização de uma convenção de condomínio e regimento interno.

O regimento deve conter regras de uso das partes comuns, proibições quanto a horários de barulho ou entrada e saída de pessoas no condomínio, entre outras situações.

A convenção é mais abrangente e deve determinar as regras para escolha do síndico e suas atribuições legais, quórum para votações, modo de contribuições para o fundo de reserva etc.

2. Faça assembleias com regularidade

Como a gestão de condomínios comerciais é complexa e envolve muitas partes interessadas, o ideal é fazer assembleias com regularidade. Como exemplo, pode-se adotar o critério de fazer reuniões mensais, na primeira segunda-feira. Assim, todos podem se programar para participar.

Essa é uma maneira de garantir uma comunicação entre as partes interessadas, promover melhorias e solucionar problemas de maneira rápida.

3. Utilize a tecnologia para melhorar a gestão de condomínios comerciais

Para garantir a segurança de todos e a eficiência na gestão de condomínios comerciais, é recomendável adotar o uso de tecnologias que podem facilitar o dia a dia.

Por exemplo: pode-se instalar câmeras de segurança para monitorar a entrada e saída de pessoas, pois prédios comerciais estão muito mais suscetíveis a roubos.

Os interfones virtuais funcionam no celular dos condôminos, permitindo a comunicação sem fio entre todos. Também possibilitam que a recepcionista, por exemplo, entre em contato com o síndico para buscar esclarecimentos sobre situações inesperadas. Essa solução evita a necessidade de instalação de fios, cabos e reduz os custos gerados pela manutenção de interfones.

Os sistemas de ramais também podem facilitar a comunicação entre os demais associados. Com ramais móveis, por exemplo, o telefone celular pode se transformar em um PABX, reduzindo os custos das ligações entre fixos e smartphones.

Ou seja, ao adotar o uso de tecnologias no condomínio é possível ter mais segurança e rapidez na resolução de problemas, sem gerar custos excessivos para os condôminos.

4. Contrate serviços terceirizados

Um edifício comercial possui muita entrada e saída de pessoas. Por isso, é aconselhável contratar serviços terceirizados de limpeza, segurança e recepção.

Dessa forma, os banheiros e corredores sempre estarão limpos para os visitantes, repassando uma boa impressão sobre a organização e higiene do local.

O serviço de recepção, por exemplo, permite que nenhum visitante fique sem respostas e ajuda a controlar a entrada e saída de pessoas.

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Além disso, a terceirização também permite ter pessoas responsáveis pela manutenção do edifício. Desse modo, o serviço deverá monitorar o funcionamento de todas as lâmpadas, segurança da rede elétrica, fazer a inspeção dos elevadores, verificar infiltrações, entre outras situações, garantindo, assim, a segurança de todos, o que evitará prejuízos.

5. Ofereça facilidades para os usuários

Um condomínio comercial também deve disponibilizar vagas de estacionamento para os funcionários que trabalham no local e para os visitantes. Isso facilita muito a fidelização de clientes, pois traz comodidade e segurança.

Outra facilidade que pode ser disponibilizada é um espaço de café. Ele servirá tanto para os colaboradores do edifício como visitantes, que poderão fazer um lanche rápido antes de voltar ao trabalho.

6. Controle as finanças e reduza custos

O gestor deve ficar sempre atento às contas, questões trabalhistas, jurídicas e financeiras.

Para tanto, precisa fazer um planejamento sobre os gastos mensais como água, luz, salário de funcionários, impostos e custos de manutenções prediais. É imprescindível anotar todos os valores, seja em uma planilha ou software específico, para apresentar esses dados aos demais condôminos. Afinal, as contas do condomínio serão divididas entre todos, o que demanda um total controle sobre os recursos financeiros.

Ao anotar detalhadamente cada informação, o síndico também consegue visualizar melhor onde os recursos são gastos. Assim, pode propor aos demais condôminos a adoção de estratégias para reduzir os custos do condomínio.

7. Faça a prestação de contas

A gestão de condomínios comerciais também demanda a prestação de contas por parte do síndico. Por isso, a etapa anterior é tão importante.

Com todas as informações registradas e comprovadas (por meio de boletos e comprovantes de pagamento), o síndico possui dados materiais para fazer a prestação de contas.

Nesse caso, pode aproveitar as assembleias para fazer a apresentação dessas informações e levar cópias de materiais para os demais condôminos.

Cuidado importante: ao relatar possíveis inadimplências, o síndico não pode citar o nome do devedor. Nesse caso, ele deve apresentar os valores e o número de condôminos em débito, sem citar características que permitam a identificação dessas pessoas. Caso contrário, pode sofrer ações por danos morais.

Após a apresentação do balanço, o documento deve ser aprovado em reunião e a informação será registrada em ata. Caso ocorram questionamentos, o síndico pode sugerir que as contas passem por uma auditoria externa.

8. Mantenha os documentos legais em ordem

O síndico deve se preocupar com as questões legais que envolvem o edifício. Por isso, deve manter os documentos em ordem:

  • contratos de serviços terceirizados;

  • notas fiscais de produtos e serviços;

  • auto de vistoria do Corpo de Bombeiros;

  • alvará de funcionamento;

  • atestado de inspeção elétrica;

  • certificado de limpeza de caixas de água e gorduras;

  • comprovante de dedetização;

  • apólice de seguro;

  • livro com registro das atas das assembleias;

Caso o síndico tenha dúvidas sobre essas questões legais, é indicado procurar uma assessoria jurídica para garantir todos os cuidados necessários.

Diante das questões apresentadas, é possível perceber que a gestão de condomínios comerciais demanda cuidados com a documentação, realização de assembleias e uso de tecnologias para garantir a segurança e satisfação de todos.

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