7 ferramentas de coworking essenciais no trabalho remoto

Trabalhar em escritório, nos dias de hoje, já não é mais como antigamente. Cada vez mais, as empresas vêm descobrindo um método antes reservado somente aos profissionais autônomos: os espaços compartilhados. Porém, para que tudo funcione e seja produtivo, é preciso investir em ferramentas de coworking que garantam a interatividade entre os profissionais e a agilidade nos processos e projetos.

Como se sabe, no mundo dos negócios, tempo é dinheiro. Adotar o coworking como solução corporativa exige planejamento e algum investimento. Mas os resultados já aparecem em curto prazo.

Adotando espaços compartilhados de trabalho, rapidamente você notará maior motivação na equipe e maior interação entre os seus profissionais e os de outras organizações, gerando um benchmarking natural que só traz vantagens competitivas.

Quer saber então o que você precisa para garantir um coworking eficiente para a sua empresa? Veja algumas das ferramentas abaixo!

1. Armazenamento em nuvem

Os servidores físicos foram uma revolução no mundo corporativo. Antes do surgimento deles, a única forma de se guardar documentos importantes era por meio físico mesmo, utilizando armários, escaninhos, gavetas etc.

A possibilidade de se digitalizar a documentação e arquivá-la tornou os dados muito acessíveis e fáceis de se trabalhar. Mas os servidores físicos ficaram pequenos para a quantidade de dados que circulam pelas empresas diariamente.

Agora, é a vez da computação em nuvem, que chega para mudar a forma de se trabalhar as informações corporativas. Sem a necessidade de se ocupar espaços, você pode economizar no aluguel e, ainda, investir muito menos para adquirir mais espaço nos servidores.

E, além disso, facilita a interação de seus funcionários que atuam em diferentes locais, atuando em regime de coworking. Com mais capacidade de armazenamento e maior disponibilidade das informações, o trabalho tende a ficar mais dinâmico e seguro, tornando o desenvolvimento de seus projetos mais rápido e estratégico.

2. Equipamentos de vídeo e teleconferência

Embora esteja trabalhando em regime de coworking, sua equipe continua sendo a responsável pelos projetos da sua empresa. E, por isso, vocês precisam estar em constante contato.

O coworking exige interação imediata e irrestrita, como se todos estivessem no mesmo escritório, à moda antiga. Por isso, o investimento em ferramentas que possibilitem todo o tipo de reuniões (tanto rápidas quanto detalhadas e de maior porte) é primordial para a qualidade do trabalho.

Os atuais equipamentos de teleconferência e videoconferência permitem que a equipe se comunique de forma clara, dinâmica e cristalina, com ótima qualidade de áudio e imagens em alta definição. De fato, até mesmo apresentações mais robustas podem ser realizadas por meio do sistema.

3. Compartilhamento de documentos

A edição de documentos por várias pessoas ao mesmo tempo representa um desafio até mesmo em empresas que funcionam no mesmo ambiente. No caso do coworking, essa condição tende a ser potencializada.

Muitas vezes, trabalhando em um mesmo projeto, a equipe pode ter dificuldades em dividir relatórios ou qualquer outro documento ao mesmo tempo. Além disso, controlar as alterações que foram feitas por cada um dos membros pode representar um problema.

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O compartilhamento de documentos facilita a interação por permitir que os trabalhos sejam conduzidos por equipes multidisciplinares quase que instantaneamente.

4. Celulares corporativos

A telefonia celular é fundamental para interligar a sua equipe, principalmente quando existe um percentual de colaboradores que trabalha em trânsito. Com cada membro possuindo um aparelho próprio, a comunicação entre eles fica mais facilitada e o processo de tomada de decisões fica mais dinâmico.

Os planos de telefonia corporativa podem ser negociados diretamente com as operadoras, tornando-os mais em conta e possibilitando o acesso a ofertas exclusivas, como novos aparelhos e maior minutagem para os diálogos.

Além disso, já existem tecnologias que permitem que você transforme os celulares corporativos da empresa em ramais móveis, diminuindo custo e aumentando a eficiência. Assim, não teremos apenas um celular corporativo comum, mas um ramal móvel da empresa que funciona em um aplicativo no celular! Isso sim é revolução!

5. Sistema de ramais

Da mesma forma que os celulares corporativos são importantes, a telefonia fixa também tem sua parcela na geração de negócios. Muitas pessoas preferem se relacionar com empresas que possuem um número fixo, já que assim essas organizações transmitem mais credibilidade para o cliente.

Os atuais sistemas de PABX (Private Automatic Branch eXchange) são capazes de interligar diferentes ambientes por meio de um completo sistema de ramais. Com isso, a comunicação entre os funcionários fica mais rápida e dinâmica, sem que você precise adquirir uma linha diferente para cada um.

O PABX possibilita que a mesma linha seja compartilhada por vários aparelhos diferentes, não importando a posição geográfica deles. Trata-se de uma solução fundamental para o bom andamento do coworking.

6. Organizadores de projetos

Se a sua equipe conduz projetos estando distantes uns dos outros, o ideal é investir em uma ferramenta de organização das informações. Tratam-se de aplicativos que facilitam a troca de experiências durante a condução dos trabalhos e cuidam de todos os dados de forma que nem você e nem o restante da equipe se percam na gestão.

Embora a rede corporativa seja eficaz para salvar arquivos, o ideal é que todos os dados gerados a partir dos trabalhos estejam organizados da forma como você desejar. Assim, é possível controlar as tarefas, saber quais já foram encerradas, quais estão em andamento e quais serão os próximos passos do projeto.

7. Gerenciamento de tempo

A gestão de pessoas também enfrenta desafios quando o assunto é coworking. Mas esse processo deve ser orgânico e natural na organização, não representando um entrave para este modelo de trabalho.

Uma das formas de tornar a gestão mais acessível é investir em aplicativos de gerenciamento do tempo dos colaboradores. São ferramentas que disponibilizam recursos para que você distribua as atividades uniformemente de forma que nenhum funcionário fique sobrecarregado.

Além disso, o gerenciamento de tempo a distância permite que você verifique a produtividade de cada um, oferecendo feedbacks pontuais que servirão como norte para o aprimoramento das competências.

E então, viu só como essas ferramentas de coworking podem ser úteis para o seu negócio? Essa é a fórmula ideal para que esse tipo de trabalho funcione bem e renda frutos para a sua empresa.

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