12 ferramentas de produtividade indicadas para qualquer empresa

A tecnologia é uma aliada essencial para impulsionar a eficiência em qualquer empresa, independentemente do seu porte, setor e mercado de atuação. Adotar ferramentas de produtividade que auxiliam em atividades, como delegação de tarefas, comunicação entre equipes e compartilhamento de arquivos, tornam o trabalho do dia a dia mais simples e eficaz.

Além disso, elevar o desempenho no trabalho é o primeiro passo para tornar o seu dia (e o de seus colaboradores) mais eficiente. Deve-se manter o controle da produtividade, definir prioridades, elencar atividades que não podem ser esquecidas e otimizar a rotina laboral. Entre as opções que empresas e gestores não podem deixar de considerar estão: aplicativos de gerenciamento de tarefas, sistema de ramal interno e armazenamento na nuvem para guardar e compartilhar documentos.

Apps para videoconferência, chats entre os times e ferramentas para saber quanto tempo é gasto em cada tarefa no trabalho também ajudam a manter a rotina dos profissionais e dos gestores mais organizada e funcional. Por isso, confira a seguir 12 ferramentas de produtividade e descubra como elas podem ajudar no dia a dia corporativo!

1. Apps de gerenciamento de projetos

Um dos grandes desafios de um gestor de equipes é delegar e gerenciar todas as tarefas/todos os projetos de sua área. Com a correria do cotidiano, é muito fácil se perder no meio de tantas demandas. Nesse sentido, contar com o auxílio de aplicativos que ajudam a distribuir as atividades entre o time e saber o andamento de cada etapa de determinado trabalho é um passo importante e necessário.

O Trello é uma das opções disponíveis para organizar, delegar e gerenciar tarefas. Flexível e com a possibilidade de ser adaptado aos mais diversos times e fluxos de trabalho, esse gerenciador permite que tudo o que for relacionado a determinado projeto fique à vista no seu quadro virtual.

Como a sua atualização é feita em tempo real, não existe o risco de os membros da equipe trabalharem com dados desatualizados. Na hora de escolher o app que vai ajudá-lo a delegar tarefas e gerenciar projetos, é essencial buscar uma ferramenta que seja realmente adequada para as necessidades da empresa e avaliar fatores como custo, facilidade de uso etc.

2. Sistema de ramal interno

Implementar um sistema de ramal interno é a solução sob medida para empresas que desejam evitar gasto de tempo com deslocamento dentro da própria companhia e ter um maior aproveitamento do horário de trabalho, com menos interrupções.

Com a ferramenta, os funcionários de unidades diferentes da empresa, seja ela uma escola, loja ou indústria, podem falar constantemente gastando menos ou, até mesmo, a custo zero. A redução de despesas com telefonia é considerável e o aumento da produtividade, notável.

Quando surgir um problema, basta pegar o telefone e falar com o gerente e/ou colega de trabalho rapidamente, agilizando a tomada de decisões. Ter um sistema de PABX moderno na organização, por exemplo, faz toda a diferença para a agilidade e a eficiência nas atividades do dia a dia da empresa.

3. Armazenamento na nuvem

O uso de sistemas na nuvem para compartilhamento de documentos pode fazer toda a diferença na produtividade da empresa. É o fim da bagunça e desorganização de arquivos, que ficam armazenados no sistema e podem ser facilmente acessados pelos colaboradores.

Ao realizar reuniões corporativas, por exemplo, fica muito mais fácil acessar e alterar documentos quando todos os profissionais podem ter acesso a eles ao mesmo tempo, sem a necessidade de armazenar pilhas de papel no escritório, já que todos eles ficam disponíveis em um ambiente virtual.

Por isso, aposte em ferramentas como o Dropbox e Google Drive para tornar o dia a dia de trabalho mais simples e eficaz, para mudar a forma como as equipes desempenham as suas tarefas. Além disso, os colaboradores não precisam ir de um departamento a outro para buscar um determinado arquivo. Basta acessar a nuvem e fazer uma busca rápida.

4. Ferramentas de videoconferência

Além de representar custo para a empresa, enviar funcionários para reuniões externas pode comprometer a produtividade dos profissionais e de sua equipe como um todo, além de elevar os custos com viagens e hospedagens, que se tornam desnecessários com o uso da tecnologia.

Atualmente, existem várias ferramentas de videoconferência disponíveis no mercado. Ao apostar nesse recurso, o gestor não precisa abrir mão de um (ou mais) funcionário(s) por horas a fio por causa de deslocamentos que são, muitas vezes, demorados e onerosos. Até mesmo a comunicação interna pode se beneficiar do uso da videoconferência, principalmente se a organização conta com filiais em outras cidades ou estados.

O Skype também é bastante utilizado para a realização de videoconferências em empresas, permitindo também a troca de mensagens de texto entre os integrantes da reunião. Bastante popular, esse aplicativo pode ser usado no computador ou em dispositivos móveis, elevando a eficiência de gestores e colaboradores. Dessa forma, você dará adeus para os cancelamentos (e custos) de última hora!

5. Apps para chats entre equipes

A situação é comum em grande parte das empresas: extensas trocas de e-mails para discutir determinado assunto, lotando a caixa de entrada dos funcionários e tornando a jornada de trabalho pouco produtiva e, até mesmo, confusa.

Apesar de esse tipo de prática ser usual em algumas companhias, não quer dizer que ela seja indispensável. Use a tecnologia a seu favor e adote softwares como o Slack. O app permite a criação de canais de discussão e conversas privadas entre membros do time.

Além disso, é possível integrá-lo com outros serviços externos, arquivar e pesquisar todo o material armazenado nos servidores do software para consultas futuras, com o uso da versão paga. Isso torna a interação entre os funcionários mais eficaz, ágil e capaz de trazer resultados efetivos e rápidos, em vez de longas e cansativas conversas por e-mail.

6. Sistema para rastreamento de tarefas

Quanto tempo é gasto na realização de cada etapa de um projeto? Com a ajuda de um sistema de rastreamento de tarefas, é possível não só descobrir quantos minutos, horas e dias foram dedicados à determinada atividade, como ainda saber se o período empregado na execução foi realmente eficiente ou não.

Ao adotar uma ferramenta como o HashTrack, o gestor pode criar metas para o seu time, cadastrar projetos e cronometrar as horas que foram gastas para cada tarefa. Quando uma etapa chega ao fim, é possível exportar relatórios para que o gestor possa avaliar a produtividade da equipe.

Dessa forma, o gestor pode monitorar e fazer o acompanhamento das atividades e desenvolver metodologias de trabalho mais eficazes, para evitar erros e vulnerabilidades nos processos da organização, contribuindo para tornar o seu time cada vez mais ágil e eficiente.

7. Bloco de notas virtual

Foi-se o tempo em que o caderninho era o único lugar em que as boas ideias ficavam guardadas. Para ter melhor desempenho no trabalho, é essencial poder fazer anotações, salvar sites importantes e acessar dados de onde estiver, seja do computador, tablet ou celular.

Ferramentas como o Evernote podem ajudá-lo nesse sentido. Com o uso do aplicativo, é possível criar notas, salvar artigos para ler depois e fazer listas. Além de ter todas as informações sincronizadas em vários dispositivos, você pode, se desejar, compartilhar determinados itens com outras pessoas, inclusive com a sua equipe de projeto.

Além disso, esse aplicativo é totalmente gratuito e pode ser instalado no seu próprio smartphone, evitando que você se esqueça de compromissos e tarefas importantes, o que resulta em maior produtividade inclusive nas atividades simples e rotineiras, mas que fazem toda a diferença para a eficiência do seu trabalho.

8. Programa de exercícios físicos

Muitas pessoas não sabem como a prática de atividades físicas pode representar uma das melhores ferramentas de produtividade existentes. De acordo com um estudo da Universidade de Harvard, a caminhada regular é capaz de trazer os seguintes benefícios, como:

• redução do estresse e da ansiedade;
• melhora da concentração nas atividades laborais;
• maior facilidade de executar tarefas em equipe;
• aumento da criatividade e na capacidade de resolver problemas.

Para ajudar o colaborador a realizar as suas atividades físicas com regularidade e disciplina, o uso do aplicativo certo faz toda a diferença. O Google Fit, por exemplo, ajuda você a definir as suas metas de condicionamento físico e no monitoramento do seu progresso, o que se refletirá diretamente no seu desempenho no trabalho.

9. Aplicativo para criar e acompanhar metas corporativas

Toda empresa que deseja crescer e garantir o seu diferencial competitivo no mercado precisa trabalhar com indicadores-chave de desempenho, também conhecidos no mundo corporativo como KPIs (Key Performance Indicator).

Com a ajuda deles, é possível avaliar se o seu negócio está alcançando os objetivos traçados e obtendo o retorno desejado ou se a estratégia adotada não está funcionando conforme esperado.

E, até para auxiliar o gestor nessa tarefa, existem ferramentas de produtividade que fazem toda a diferença. O Weekdone é um programa inteligente, que ajuda executivos e pessoas estratégicas para o negócio a criar metas objetivas e medir a eficiência de cada uma ao longo da semana (ou do mês), de acordo com a sua preferência.

10. Ferramentas de produtividade para evitar a distração e procrastinação

Pessoas que tendem a procrastinar e divagar excessivamente durante as suas atividades laborais podem contar com a tecnologia para ajudar a reverter esse quadro e melhorar o seu desempenho ao longo do dia. O Rescue Time ajuda a controlar o seu tempo de trabalho e estipular metas para elevar a produtividade do colaborador.

Ele analisa quanto tempo você gastou lendo e-mails, entrando em sites, nas redes sociais, por meio de um dashboard explicado e bastante intuitivo, que permite o cadastro de lembretes, que evita o esquecimento das tarefas do dia, além de contar com gráficos que apontam a sua produtividade diária.

Caso o colaborador tenha dificuldade em se concentrar no trabalho, o Rescue Time permite a ativação do modo “focado”: nele, pode-se cadastrar sites que atrapalham a produtividade e impedir o acesso durante determinado tempo. Essa ferramenta poderosa está disponível para tanto para smartphones como para desktop.

11. Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente

Um bom CRM (Customer Relationship Management) auxilia a organização a conhecer melhor os seus clientes, para oferecer a eles atendimento, opções de produtos e serviços personalizados, de modo a fortalecer a sua estratégia de vendas e alavancar os números positivos da empresa.

Nesse sentido, os sistemas de gestão de relacionamento com o cliente são fundamentais para elevar o desempenho das equipes de marketing e suporte. Com o uso dessa plataforma, o negócio conta com um cadastro centralizado de seus clientes e o registro de todas as interações com eles, o que permite a segmentação de seu público e o acompanhamento do seu fluxo de vendas.

O CRM é uma das soluções empresariais mais completas disponíveis para o mundo empresarial, permitindo o controle e gerenciamento de contas, de oportunidades de venda e de leads, em uma única plataforma.

12. Software de automação

Trata-se de uma das ferramentas de produtividade indispensáveis para as empresas, pois automatiza tarefas que seriam realizadas manualmente pelos colaboradores, demandando mais tempo e mão de obra. Com o software de automação, isso não ocorre, já que as tarefas são otimizadas e executadas sem a ocorrência de falhas e erro humano.

Esses aspectos alavancam a obtenção de resultados, permitindo que a sua equipe se concentre em trabalhos mais importantes, voltados para a estratégia do negócio e menos nos processos, o que eleva a eficiência corporativa como um todo e abre campo para o desenvolvimento de metas mais ambiciosas, além de metodologias de trabalho mais modernas.

Vale ressaltar que as soluções de automação ideais para a sua empresa vão depender do seu ramo de atividade, uma vez que os critérios de eficiência nos processos são distintos para cada tipo de negócio e para as suas necessidades particulares.

Independentemente do nicho no qual o seu negócio está inserido, essas ferramentas de produtividade farão toda a diferença na atuação — e, consequentemente, no resultado — das equipes e do gestor. Portanto, é muito importante usar a tecnologia a seu favor para desempenhar as suas tarefas com mais agilidade e ter maior disponibilidade para se dedicar a questões estratégicas da companhia, garantindo o seu diferencial competitivo no mercado.

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