Ferramentas gratuitas ou pagas: qual a melhor solução para minha empresa?

Em busca de operações cada vez mais eficientes e enxutas, muitos gestores aderem ao uso de ferramentas gratuitas para gastar menos e equilibrar as finanças da empresa. Mas ao fazer essa escolha, nem sempre avaliam a real economia e podem cair em uma armadilha, afinal, não existe almoço grátis: é preciso comparar com números para saber quando é melhor usar uma solução gratuita e quando é melhor usar uma paga.

Economia com ferramentas gratuitas

Muitas vezes, é uma boa escolha adotar uma ferramenta gratuita para enxugar custos no seu negócio. Uma empresa em que a parte estratégica do negócio é a criação de websites pode decidir que, melhor do que pagar por novas tecnologias e mais funcionários, é mais barato utilizar sempre o gratuito WordPress como base dos seus projetos. Mas é preciso cuidado ao escolher o ‘mais barato’ sem avaliar totalmente os custos.

A máxima de que ‘não existe almoço grátis’ deve ser aplicada aqui. A principal razão para escolher uma ferramenta gratuita em detrimento de uma paga deve ser a economia. Mas, muitas vezes, iludidos pela palavra ‘gratuita’, gestores acabam gastando mais, sem perceber, do que o valor de uma licença de software ou infraestrutura profissional.

Portanto, é preciso entender que sim, existe algum custo para a empresa quando uma ferramenta gratuita é usada. E para calcular isso, o ideal é voltar para o básico de qualquer precificação: entender as despesas fixas e variáveis da operação.

Ou seja, o responsável pelos gastos na empresa deve calcular quanto é gasto com folha de pagamento de funcionários, aluguel, telefonia e outros. Com o valor total da operação em mãos, ele pode entender melhor onde está sendo feita a economia no uso de uma ferramenta gratuita, por exemplo, o uso WordPress.

A economia, nessa plataforma, seria feita na contratação de menos profissionais e na rapidez das entregas aos clientes. Mas é preciso enxergar que existem custos ocultos que devem ser observados, como um potencial gasto maior de horas/homem em tarefas fora do escopo principal da ferramenta. Só com as contas certas na ponta do lápis é possível comparar soluções.

Economia com ferramentas pagas

Quando a escolha da empresa for por ferramentas pagas, a economia também deve estar em pauta. Não adianta apenas pagar o mais caro e acreditar que será a solução de todos os problemas de tecnologia da organização. Da mesma forma que é feita com ferramentas gratuitas, é preciso calcular as despesas fixas e variáveis da empresa considerando o uso da ferramenta paga.

E a principal manifestação dessa economia está na qualidade do suporte. Nas ferramentas gratuitas, pois, muitas vezes, o suporte é pequeno ou inexistente. Quando o usuário tem problemas técnicos, está por conta própria. E em uma empresa, isso gera custos, seja com atrasos em entregas ou até com a perda de clientes.

Uma empresa que, por exemplo, trabalhe com vendas diretamente pelo telefone, pode ter um duro golpe em perda de clientes caso seus sistema fique fora do ar. Sem a prontidão de um serviço de suporte, a solução do problema pode demorar demais. Logo, para esse tipo de empresa, normalmente, a ferramenta paga sai mais barata que a de graça.

Limitações e planos pagos

Outro quesito que deve ser avaliado ao adotar uma ferramenta gratuita é a possível existência de planos pagos dentro dela. Algumas das melhores escolhas em soluções tecnológicas que são gratuitas, o chamado ‘Freemium’, oferecem também opções pagas. Portanto, é preciso analisar se o plano gratuito atende às demandas da empresa ou se, na verdade, será preciso pagar em breve.

Também existem ferramentas totalmente gratuitas que possuem outro tipo de limitação. Um exemplo clássico é o GIMP, software livre, muitas vezes, usado no lugar do Adobe Photoshop. O primeiro é simples e prático, mas tem poucas funções. O segundo, ainda que pago, tem uma gama maior de possibilidades com ferramentas automatizadas e modernas.

Dependendo do escopo do trabalho, o GIMP bastaria. Mas, em muitos casos, o Adobe Photoshop seria mais barato, por permitir a execução da tarefa mais facilmente.

Cuidados em setores estratégicos

Em uma empresa, os setores estratégicos são aqueles ligados diretamente à geração de valor do negócio. Em uma pizzaria que faz entregas, por exemplo, a cozinha é um setor estratégico, assim como o telefone, já que é lá que são feitas as vendas. Logo, o ideal é que o gestor tenha o máximo de controle e confiabilidade nestes setores, o que inclui, entre outras questões, o uso de ferramentas estáveis e seguras.

O dono de uma pizzaria não adotaria um sistema de telefonia que pudesse falhar justamente na hora do jantar, por ser um horário de pico, o que causaria prejuízos imensos. A melhor escolha seria um sistema confiável e aprovado.

Inicialmente, o fato de uma ferramenta ser paga ou gratuita parece não repercutir na sua confiabilidade, mas isso não é verdade: justamente por ter recebido dinheiro por ela, o responsável por uma ferramenta paga tem comprometimento muito maior com o cliente, enquanto os donos de escolhas gratuitas não precisam se preocupar tanto com coisas como direitos do consumidor.

Logo, é natural que nas ferramentas pagas o controle de qualidade é muito mais apurado, já que a responsabilidade do fornecedor é maior.

Investimento em tecnologia

Muito mais do que um custo, gastos com tecnologia dentro da empresa podem ser considerados investimentos. Em um primeiro momento, investir em tecnologia pode parecer caro ou pouco importante, mas o gestor que se dedicar e se planejar em  médio e em longo prazo, enxergará que, muitas vezes, vale a pena o custo.

Tecnologias de automatização podem otimizar processos e deixar a empresa mais lucrativa e enxutas. Um sistema mais robusto de telefonia pode ampliar a capacidade de vendas e atendimento de uma organização, fazendo com que ela cresça e o investimento seja recuperado.

Portanto, nem sempre a escolha por uma ferramenta gratuita será a mais barata para a sua empresa. Antes de tomar uma decisão, faça o planejamento.

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