Fraude por telefone: passo a passo para evitar na empresa
Gestão de Empresas

Fraude por telefone: passo a passo para evitar na empresa

Escrito por Leucotron

O atendimento por telefone é uma parte importantíssima do cotidiano de qualquer empresa, independentemente de seu tamanho ou área de atuação. Enquanto isso, a tecnologia digital cresce cada vez mais e, nesse contexto, a segurança dos dados envolvidos nesses atendimentos é uma preocupação crescente tanto da companhia quanto do cliente.

Ao prezar pela confidencialidade e segurança de seus clientes, você garante uma maior fidelização e livra a empresa de prejuízos — e até mesmo escândalos — futuros. Além de ser bastante prejudicial ao cliente, o dano, a perda ou a divulgação dos dados da companhia representa uma considerável perda de tempo e de dinheiro.

A boa notícia é que você pode conquistar isso por meio de algumas práticas certeiras que farão toda a diferença na hora de evitar fraudes por telefone. Quer ficar por dentro dessas táticas? Então, continue a leitura e mãos à obra!

1. Implemente ferramentas de alta qualidade

Softwares de gestão, ferramentas de monitoramento, antivírus e backups regulares são apenas algumas das formas com que você pode aprimorar a segurança dos dados da empresa e de seus clientes. Em comum, todos eles têm o fato de que devem ser de qualidade, provenientes de uma empresa confiável, para que possam realmente proteger.

Portanto, é fundamental que a companhia adquira softwares e sistemas de segurança que deem conta do recado. Lembre-se de que esse custo inicial representará economia e tranquilidade a longo prazo e, portanto, é um investimento importante.

Bons sistemas de segurança são capazes, por exemplo, de implementar firewalls e/ou a criptografia dos dados que circulam pela rede. Além disso, há ferramentas para a melhor gestão do cloud computing e da armazenagem como um todo para fortalecer a segurança.

Outro ponto que você deve sempre manter em mente é a necessidade de algo simples, mas muito importante: manter os sistemas e programas sempre atualizados. As empresas desenvolvedoras estão constantemente trabalhando para aprimorar ainda mais seus produtos e, com isso, deixá-los mais seguros. Não fique de fora dessa!

Para fortalecer o ambiente de trabalho, é interessante que a própria sala de atendimento por telefone seja preparada para lidar com dados confidenciais. Danos físicos também são prejudiciais à segurança de tudo o que está armazenado na companhia.

Como fazer isso? Primeiramente, o acesso ao local deve ser restrito. E, para garantir a integridade dos equipamentos (e, consequentemente, dos dados), instale um controle de temperatura e alarmes de incêndio e de roubo. Afinal, qualquer problema no Data Center ou no servidor pode resultar em gastos e perdas consideráveis para a organização.

2. Grave todas as ligações

É imprescindível que todas as ligações feitas ou recebidas pela equipe de atendimento ao cliente sejam gravadas. Dessa forma, você mantém um controle total sobre tudo o que foi dito ou não dito e, com isso, é capaz de se proteger de ameaças de todos os tipos — incluindo, é claro, as digitais.

A gravação das ligações também é um benefício e uma segurança maior ao cliente, já que ele poderá contestar informações contradizentes, por exemplo, ou mesmo revisar o que foi combinado em conversas trocadas anteriormente com a empresa.

Como as ligações são parte fundamental da rotina de trabalho da empresa, gravá-las permite que você arquive todas elas em um único espaço digital — e que empregue toda a segurança possível ali. Com isso, além de protegê-las, você poderá analisar formas de atendimento e de persuasão por parte do colaborador para com o cliente, por exemplo.

3. Treine os colaboradores

Em todas as instâncias da organização, o time deve estar devidamente treinado para cumprir suas funções da melhor maneira possível, não é mesmo? Isso também se estende para o assunto da segurança digital.

Quando os colaboradores realmente entendem qual é a proposta da segurança digital, eles se tornam mais capazes de reforçar boas práticas de atendimento para, assim, preservar a privacidade dos clientes. Eles precisam compreender, por exemplo, a necessidade de não passar informações sigilosas por telefone.

Além disso, os treinamentos regulares manterão a equipe por dentro das últimas táticas e tendências de segurança digital. Essa atualização constante é muito importante quando falamos de tecnologia, que avança sem parar e, com isso, traz novas possibilidades.

Esse cuidado deve ser estendido para toda a permanência dos colaboradores na empresa — e, é claro, até mesmo após a saída da equipe. Para tanto, é interessante elaborar documentos que eles podem assinar assim que forem admitidos, estabelecendo as regras de confidencialidade e preservação de dados.

Para aprimorar ainda mais essas medidas, considere também a instalação de ferramentas que impeçam que os colaboradores copiem arquivos dos computadores da empresa, controle o uso de celulares no escritório e crie campanhas de conscientização sobre o dever de não levar informações confidenciais para fora do escritório.

Finalmente, garanta que todos, novatos ou experientes, entendam melhor o que devem fazer durante o atendimento ao cliente por telefone e como lidar com situações que possam ser ameaças à segurança digital. Crie um manual com todas as determinações, e entregue-o aos colaboradores da equipe para tentar montar um padrão entre eles.

4. Faça backups com frequência

Um dos perigos das ameaças digitais é a perda parcial ou completa dos dados da empresa. Para evitar situações como essas, a equipe deve fazer backups constantes e com uma frequência predeterminada — recomendamos que ele seja realizado diariamente, no começo ou no final do expediente.

Programe o backup para esse período! Assim, nenhum colaborador ficará responsável por isso, o que poderia gerar esquecimentos — alguém deverá apenas acompanhar o processo para certificar-se de que tudo ocorreu sem contratempos.

Mas atenção! Para ser realmente eficiente na hora de preservar os dados, os arquivos e informações salvas durante o backup devem ser arquivados em um servidor separado. Dessa maneira, caso qualquer contratempo ou acidente prejudique o original, o backup continuará protegido.

Viu só? A segurança digital é um assunto complexo e muito importante, mas nossas boas dicas de práticas vão orientar você em meio a tudo o que há disponível por aí.

Gostou de conhecer nosso passo a passo para evitar fraude por telefone no seu Call Center? Quer continuar se aprofundando cada vez mais? Então, aproveite para conferir também nosso post sobre terceirização de serviços e veja se essa opção vale a pena para sua empresa!

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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