Gestão de universidades: 11 tarefas que podem ser automatizadas
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Gestão de universidades: 11 tarefas que podem ser automatizadas

Escrito por Leucotron

Muitas faculdades brasileiras possuem os mesmos problemas como: má administração financeira, baixa produtividade e desorganização dos setores. Um sistema de gestão de universidades permite solucionar muitas situações ao possibilitar o registro e controle dos processos, controlar a inadimplência de alunos e melhorar a comunicação com a comunidade acadêmica.

Continue a leitura e entenda as vantagens de implementar um software para automatizar as tarefas da universidade:

1. Matrícula e gestão de vagas

Muitos sistemas de gestão possuem uma configuração fácil de ser utilizada. Eles possibilitam a matrícula online dos estudantes que passaram de semestre. Somado a isso, eles possibilitam a validação dos pré-requisitos, pendências financeiras e informam a colisão de horários das disciplinas.

Dessa maneira, o aluno não corre o risco de pagar por duas aulas no mesmo horário. E a instituição de ensino ganha mais eficiência na oferta de turmas, pois o administrador consegue organizar melhor as vagas disponíveis, evitando que algumas salas fiquem com poucos alunos.

2. Organização do quadro de horários

Ao organizar as matrículas e vagas em cada turma, o gestor também consegue controlar melhor o horário de trabalho dos professores.

Um sistema de gestão de universidades permite gerar um quadro de horários para os colaboradores. Desse modo, a instituição economiza dinheiro ao reduzir as janelas de espera para as próximas aulas, pois não precisará pagar por horas não trabalhadas.

Além disso, pode-se controlar melhor as atividades executadas pelos educadores e economizar o tempo deles. Assim, os professores também poderão investir em aperfeiçoamento profissional.

3. Lançamento de faltas e controle do diário de classe

O professor não precisa mais fazer as anotações de maneira manual. O sistema de gerenciamento universitário permite controlar faltas, inserir as notas de alunos, criar diários de classe e atas de resultados, facilitando a gestão das turmas e o monitoramento do desempenho.

Com isso, o estudante também consegue acompanhar suas notas, visualizar o calendário de provas e monitorar o seu resultado. Assim, ele percebe se precisa se esforçar mais para passar de semestre e evitar a reprovação.

4. Atendimento

O sistema integrado automatiza a abertura de pedidos de impressão de documentos e protocolos, evitando processos manuais e demorados. Ele ainda possibilita o controle do tempo de atendimento, pesquisa de satisfação da comunidade acadêmica e o encaminhamento interno das demandas.

Sendo assim, todos os procedimentos ficam registrados, o que dá mais segurança para funcionários e demais envolvidos.

Além disso, ao adotar um sistema de ramais de autoatendimento as informações básicas são repassadas por meio de gravações telefônicas. Isso economiza o tempo dos colaboradores, que podem se dedicar ao atendimento do público presente.

5. Monitoramento e cobrança de inadimplentes

O software para administração das demandas da faculdade também possibilita o monitoramento dos alunos pagantes. Desse modo, quando um estudante fica sem quitar a mensalidade o gestor já consegue intervir rapidamente, evitando prejuízos para a instituição ou uma dívida exorbitante para o aluno.

Por exemplo: ao perceber que determinado estudante costumava pagar as mensalidades em dia, o gestor pode chamá-lo para uma conversa particular. Ele poderá entender o motivo do atraso, que pode ser um esquecimento ou problema financeiro na família.

A partir disso, o administrador pode, em conjunto com o aluno, encontrar uma solução para evitar a inadimplência. Muitas vezes, ela pode vir em forma de financiamento estudantil, bolsas de estudo ou colocação no mercado de trabalho para que o estudante tenha recursos para quitar sua dívida.

6. Disponibilização de conteúdos

As ferramentas de gestão de universidades possibilitam uma comunicação mais democrática entre professores e estudantes.

Os educadores conseguem disponibilizar conteúdos em ambiente online. Assim, os alunos podem acessar os assuntos antes da aula, chegando preparados para fazer perguntas e esclarecer dúvidas.

Essa solução também evita a necessidade de impressão de documentos, oferece mais qualidade ao processo educacional e controle dos coordenadores de curso sobre os assuntos abordados em sala de aula.

Além disso, o software possibilita a reserva online de recursos diferenciados para a sala de aula e informa sobre as indisponibilidades, evitando, assim, que o professor chegue despreparado para ministrar a aula.

7. Inscrições para palestras e cursos

Um sistema de gestão de universidades permite as inscrições online em cursos livres, palestras e demais eventos disponibilizados para a comunidade acadêmica. Ele garante maior rapidez e praticidade para os usuários e economia para a instituição de ensino, que não precisa disponibilizar um funcionário específico para essas demandas.

8. Controle dos gastos

Outra vantagem de utilizar um sistema para gestão das informações é a funcionalidade de emissão de relatórios financeiros, gestão de contratos e controle de recebimentos e pagamentos.

Ao automatizar esses processos administrativos, a instituição melhora o relacionamento com os colaboradores, diminui os erros e garante a segurança dos dados.

9. Backups das informações

O sistema de gerenciamento armazena os dados da instituição de maneira segura, utilizando recursos de criptografia. Sendo assim, as informações só podem ser acessadas mediante autorização, com uso de login e senha.

Esse tipo de ferramenta também realiza o backup das informações com frequência, garantindo a versão mais atual dos arquivos para o gestor e os demais funcionários. Essa medida minimiza os riscos de roubos de informações ocasionadas por ataques cibernéticos.

10. Controle do acervo da biblioteca

Ao integrar o acervo da biblioteca ao sistema, é possível monitorar a entrada e saída de livros, renovações e reservas. O aluno também recebe alertas de atraso em sua caixa de e-mail.

Dessa maneira, o bibliotecário consegue monitorar os recursos do acervo, cobrar os devedores e bloquear os usuários em débito. Isso garante muito mais controle dos recursos disponibilizados, transparência nas cobranças das dívidas e agilidade para as tarefas desempenhadas pelo profissional.

11. Comunicação com a comunidade acadêmica

Uma comunicação eficaz é essencial para qualquer universidade. Nesse sentido, o software de gestão universitária disponibiliza a confecção de comunicados impressos, envio de mensagens para smartphones e e-mails com conteúdos diferenciados para educadores, alunos e coordenadores de cursos.

A ferramenta dá mais agilidade ao trabalho da equipe de marketing e possibilita o monitoramento de resultados, como o controle de abertura de e-mails.

Como você pode perceber, um sistema de gestão de universidades oferece muitas vantagens para alunos, professores e colaboradores. Tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe seu comentário para que possamos ajudá-lo!

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