Gestão de universidades: 11 tarefas que podem ser automatizadas
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Gestão de universidades: 11 tarefas que podem ser automatizadas

Escrito por Leucotron

Muitas faculdades brasileiras possuem os mesmos problemas como: má administração financeira, baixa produtividade e desorganização dos setores. Um sistema de gestão de universidades permite solucionar muitas situações ao possibilitar o registro e controle dos processos, controlar a inadimplência de alunos e melhorar a comunicação com a comunidade acadêmica.

Continue a leitura e entenda as vantagens de implementar um software para automatizar as tarefas da universidade:

1. Matrícula e gestão de vagas

Muitos sistemas de gestão possuem uma configuração fácil de ser utilizada. Eles possibilitam a matrícula online dos estudantes que passaram de semestre. Somado a isso, eles possibilitam a validação dos pré-requisitos, pendências financeiras e informam a colisão de horários das disciplinas.

Dessa maneira, o aluno não corre o risco de pagar por duas aulas no mesmo horário. E a instituição de ensino ganha mais eficiência na oferta de turmas, pois o administrador consegue organizar melhor as vagas disponíveis, evitando que algumas salas fiquem com poucos alunos.

2. Organização do quadro de horários

Ao organizar as matrículas e vagas em cada turma, o gestor também consegue controlar melhor o horário de trabalho dos professores.

Um sistema de gestão de universidades permite gerar um quadro de horários para os colaboradores. Desse modo, a instituição economiza dinheiro ao reduzir as janelas de espera para as próximas aulas, pois não precisará pagar por horas não trabalhadas.

Além disso, pode-se controlar melhor as atividades executadas pelos educadores e economizar o tempo deles. Assim, os professores também poderão investir em aperfeiçoamento profissional.

3. Lançamento de faltas e controle do diário de classe

O professor não precisa mais fazer as anotações de maneira manual. O sistema de gerenciamento universitário permite controlar faltas, inserir as notas de alunos, criar diários de classe e atas de resultados, facilitando a gestão das turmas e o monitoramento do desempenho.

Com isso, o estudante também consegue acompanhar suas notas, visualizar o calendário de provas e monitorar o seu resultado. Assim, ele percebe se precisa se esforçar mais para passar de semestre e evitar a reprovação.

4. Atendimento

O sistema integrado automatiza a abertura de pedidos de impressão de documentos e protocolos, evitando processos manuais e demorados. Ele ainda possibilita o controle do tempo de atendimento, pesquisa de satisfação da comunidade acadêmica e o encaminhamento interno das demandas.

Sendo assim, todos os procedimentos ficam registrados, o que dá mais segurança para funcionários e demais envolvidos.

Além disso, ao adotar um sistema de ramais de autoatendimento as informações básicas são repassadas por meio de gravações telefônicas. Isso economiza o tempo dos colaboradores, que podem se dedicar ao atendimento do público presente.

5. Monitoramento e cobrança de inadimplentes

O software para administração das demandas da faculdade também possibilita o monitoramento dos alunos pagantes. Desse modo, quando um estudante fica sem quitar a mensalidade o gestor já consegue intervir rapidamente, evitando prejuízos para a instituição ou uma dívida exorbitante para o aluno.

Por exemplo: ao perceber que determinado estudante costumava pagar as mensalidades em dia, o gestor pode chamá-lo para uma conversa particular. Ele poderá entender o motivo do atraso, que pode ser um esquecimento ou problema financeiro na família.

A partir disso, o administrador pode, em conjunto com o aluno, encontrar uma solução para evitar a inadimplência. Muitas vezes, ela pode vir em forma de financiamento estudantil, bolsas de estudo ou colocação no mercado de trabalho para que o estudante tenha recursos para quitar sua dívida.

6. Disponibilização de conteúdos

As ferramentas de gestão de universidades possibilitam uma comunicação mais democrática entre professores e estudantes.

Os educadores conseguem disponibilizar conteúdos em ambiente online. Assim, os alunos podem acessar os assuntos antes da aula, chegando preparados para fazer perguntas e esclarecer dúvidas.

Essa solução também evita a necessidade de impressão de documentos, oferece mais qualidade ao processo educacional e controle dos coordenadores de curso sobre os assuntos abordados em sala de aula.

Além disso, o software possibilita a reserva online de recursos diferenciados para a sala de aula e informa sobre as indisponibilidades, evitando, assim, que o professor chegue despreparado para ministrar a aula.

7. Inscrições para palestras e cursos

Um sistema de gestão de universidades permite as inscrições online em cursos livres, palestras e demais eventos disponibilizados para a comunidade acadêmica. Ele garante maior rapidez e praticidade para os usuários e economia para a instituição de ensino, que não precisa disponibilizar um funcionário específico para essas demandas.

8. Controle dos gastos

Outra vantagem de utilizar um sistema para gestão das informações é a funcionalidade de emissão de relatórios financeiros, gestão de contratos e controle de recebimentos e pagamentos.

Ao automatizar esses processos administrativos, a instituição melhora o relacionamento com os colaboradores, diminui os erros e garante a segurança dos dados.

9. Backups das informações

O sistema de gerenciamento armazena os dados da instituição de maneira segura, utilizando recursos de criptografia. Sendo assim, as informações só podem ser acessadas mediante autorização, com uso de login e senha.

Esse tipo de ferramenta também realiza o backup das informações com frequência, garantindo a versão mais atual dos arquivos para o gestor e os demais funcionários. Essa medida minimiza os riscos de roubos de informações ocasionadas por ataques cibernéticos.

10. Controle do acervo da biblioteca

Ao integrar o acervo da biblioteca ao sistema, é possível monitorar a entrada e saída de livros, renovações e reservas. O aluno também recebe alertas de atraso em sua caixa de e-mail.

Dessa maneira, o bibliotecário consegue monitorar os recursos do acervo, cobrar os devedores e bloquear os usuários em débito. Isso garante muito mais controle dos recursos disponibilizados, transparência nas cobranças das dívidas e agilidade para as tarefas desempenhadas pelo profissional.

11. Comunicação com a comunidade acadêmica

Uma comunicação eficaz é essencial para qualquer universidade. Nesse sentido, o software de gestão universitária disponibiliza a confecção de comunicados impressos, envio de mensagens para smartphones e e-mails com conteúdos diferenciados para educadores, alunos e coordenadores de cursos.

A ferramenta dá mais agilidade ao trabalho da equipe de marketing e possibilita o monitoramento de resultados, como o controle de abertura de e-mails.

Como você pode perceber, um sistema de gestão de universidades oferece muitas vantagens para alunos, professores e colaboradores. Tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe seu comentário para que possamos ajudá-lo!

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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