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Governança digital: a importância de ter uma ferramenta de automação

Independentemente do destino e do caráter de uma viagem, a necessidade de encontrar um hotel que satisfaça suas necessidades está sempre lá. Esse é um dos motivos que mantém o setor hoteleiro em um constante crescimento. Isso significa, também, uma competição intensa que exige que os estabelecimentos ofereçam um serviço cada vez mais qualificado.

As exigências dos hóspedes se tornam mais intensas em um cenário como o atual, em que é fácil encontrar na internet os feedbacks de outros clientes. Naturalmente, os requisitos mais valiosos dizem respeito ao conforto, organização e limpeza proporcionados pelo estabelecimento. Assim, o trabalho das governantas se revela peça-chave no sucesso do hotel.

O conceito de governança digital vem exatamente para facilitar esse serviço. Neste texto, falaremos sobre os desafios da organização interna do estabelecimento, explicaremos como a automatização pode auxiliar essa questão e indicaremos a solução para otimizar esse aspecto em seu hotel. Confira!

Entenda os desafios da organização de um hotel

O atual perfil dos consumidores de serviço aponta para a grande importância dada ao atendimento recebido. Em um hotel, praticamente todas as ações internas têm como objetivo — direto ou indireto — proporcionar ao hóspede a experiência mais satisfatória possível.

Além de possibilitar seu retorno em oportunidades futuras, isso permite uma avaliação positiva que é essencial para consolidar a imagem da marca e atrair novos clientes. Para tal, porém, é necessário entender e superar os desafios organizacionais. Ao contrário do que muitos imaginam, eles não se limitam à limpeza e arrumação. Hoje, os colaboradores responsáveis desempenham as seguintes funções:

  • coordenação de arrumações diárias;
  • planejamento de faxinas em quartos e áreas comuns;
  • atividades de rouparia;
  • organização de achados e perdidos;
  • controle de estoque dos produtos necessários;
  • treinamento da equipe e inspeção do trabalho.

Com isso, fica evidente que, ao não investir em técnicas para otimizar essas atividades, o hotel pode acabar sobrecarregando suas governantes que, assim, apresentam uma queda de produtividade. Ademais, a escassez de tempo é um obstáculo para que os colaboradores administrem suas equipes e definam a logística para melhorar a organização.

Conheça o atual cenário de trabalho das governantas

Atualmente, a maioria dos hotéis conta com um PMS, que é um sistema de gestão de prioridades. Quando empregado na gestão hoteleira, o software organiza informações sobre o status de ocupação de cada quarto. É possível saber se está vago, quando deve ser desocupado, se já recebeu a limpeza diária e outros dados.

O sistema, normalmente, gera uma planilha que precisa ser organizada manualmente pelas camareiras designadas. Para facilitar essa gestão, é comum que os estabelecimentos definam um colaborador responsável por andar ou por ala. Assim, sem levar em conta o número de quartos ocupados, cada camareira é responsável por um ou dois andares específicos. Como você pode presumir, isso acaba resultando em uma distribuição desigual de tarefas.

Saiba como uma ferramenta de automação pode ajudar

O caminho natural para a otimização desse processo é o investimento em uma ferramenta de automação. Ela torna a comunicação interna muito mais eficiente e tem efeito direto na produtividade dos colaboradores.

Um software que ofereça serviços de governança digital, por exemplo, facilita o trabalho administrativo das governantas e deixa espaço para que elas foquem apenas no que é absolutamente necessário. Assim, seus serviços são mais rápidos e eficazes, o que influencia diretamente na experiência do hóspede.

Fora isso, um sistema automatizado disponibiliza, em tempo real, informações referentes ao status de ocupação e arrumação de cada quarto. Isso abre espaço para uma flexibilização no atendimento a fim de dar ao cliente vantagens significativas. É o caso do early check-in. Em hotéis não automatizados, se o hóspede chega antes do horário marcado para o check-in, ele terá dificuldades para encontrar um quarto à disposição.

Isso ocorre porque, sem as informações em tempo real, a equipe de atendimento não tem como saber quais quartos já passaram pelo processo de arrumação e quais ainda não estão disponíveis. Com a ferramenta certa, a camareira pode atualizar o sistema ao final do serviço de cada quarto.

Dessa forma, o hotel pode disponibilizar o check-in mais cedo, garantir comodidade ao cliente e, ainda, receber um valor referente à antecipação do check-in. Para isso, contar com um sistema de governança hoteleira de confiança é crucial.

Conheça o To.Do Hotel

O To.Do Hotel é um sistema voltado para a governança hoteleira. Sua utilização possibilita a distribuição rápida — em menos de dois minutos — das informações necessárias para organizar escalas e distribuir tarefas. Caso uma redistribuição seja necessária, o processo pode ser feito de forma simples e bastante intuitiva.

Assim, imagine que uma camareira designada para a limpeza de um andar tenha um imprevisto e necessite deixar o serviço mais cedo. Sem o auxílio digital, convocar uma substituta pode demandar um tempo precioso, atrasando o procedimento. Como o To.Do Hotel realiza a comunicação por meio de uma interface mobile, o colaborador pode receber a solicitação em seu próprio smartphone.

Este é só um dos pontos. A ferramenta também é responsável por toda a parte de acompanhamento e validação dos processos internos. Assim, em vez de precisar se deslocar fisicamente para áreas específicas, a governanta responsável tem as informações que precisa desde qualquer dispositivo. Ademais, é viável avaliar o desempenho de cada integrante da equipe.

Outras questões, como a rouparia, o inventário e a sessão de achados e perdidos também são otimizadas. O registro deste último, por exemplo, é feito em tempo real. Desse modo, se um hóspede que fez check-in recentemente ligar para a recepção em busca de um item esquecido, o atendente tem fácil acesso a essa informação.

O retorno sobre o investimento

O To.Do Hotel é integrado ao PMS utilizado. Assim, ele torna possível a otimização de todas as necessidades administrativas. Naturalmente, isso tem efeito no custo dos processos que são realizados cotidianamente na gestão hoteleira. De cara, os gastos relacionados à impressão de folhas para realizar o controle físico da governança são eliminados.

Além disso, ao maximizar a produtividade dos colaboradores, que têm suas tarefas facilitadas, o sistema resulta na economia de recursos dispendidos para pagar honorários. É que, com o To.Do Hotel, a governanta não precisa gastar muito tempo com a distribuição de tarefas.

Como tudo é feito de forma digital, o colaborador pode ser realocado para outras necessidades ou diminuir seu tempo de serviço. Como é possível metrificar a produtividade das camareiras, muitos hotéis conseguem diminuir o número de funcionários e manter a qualidade e desempenho da mão de obra.

Em longo prazo, o To.Do Hotel abre caminho para ganhos relacionados à disponibilidade de quartos. Com o relatório em tempo real, o estabelecimento pode oferecer vagas assim que o serviço de limpeza estiver completo. Dessa forma, a chance de conversão é ainda maior.

O investimento em governança digital traz benefícios imediatos na produtividade das camareiras e na eficiência dos serviços. Além disso, seu funcionamento em tempo real permite maior controle sobre a disponibilidade dos quartos, resultando em mais possibilidades de venda. Com uma comunicação interna otimizada, é possível oferecer um atendimento mais qualificado aos hóspedes e melhorar sua experiência.

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