Gravadores telefônicos: por que instalar nas empresas?

Com o avanço continuamente intenso da tecnologia, é fundamental que as empresas de todos os tamanhos e setores invistam em ferramentas inovadoras e modernas. Afinal, além de beneficiar o dia a dia da equipe, elas também aprimoram a experiência do cliente e mantêm o negócio competitivo, sem ficar para trás da concorrência.

E quando o assunto é comunicação, os gravadores telefônicos são uma dessas ferramentas importantíssimas. Como mostraremos no post de hoje, eles podem fazer a diferença em uma série de situações do cotidiano empresarial, ou mesmo em casos excepcionais que requeiram uma atenção especial.

Quer ficar por dentro do assunto e entender exatamente por que você deve instalar gravadores telefônicos na sua empresa o quanto antes? Então, continue a leitura!

Como funcionam os gravadores telefônicos?

A gravação das chamadas telefônicas e posterior registro delas é realizado por um software, que deve ser escolhido de acordo com as necessidades da sua empresa. O tipo de aparelho também varia, portanto, fique atento para instalar aquele que mais se encaixa com a realidade do negócio e da equipe!

Antes de nos aprofundarmos nas vantagens trazidas por essa tecnologia, é importante estabelecer que os gravadores telefônicos têm como objetivo a transparência e a proteção de ambos os lados, ou seja, tanto do cliente quanto da empresa.

Além disso, lembre-se de que é fundamental que o atendente ou mesmo a mensagem automática anuncie para o cliente do outro lado da linha que a ligação está sendo gravada. Fazer isso de forma contrária representa uma quebra da privacidade do outro, algo que pode acabar prejudicando bastante sua empresa diante dos clientes e até dos funcionários.

Portanto, mantendo essas duas questões em mente — transparência mútua e obrigatoriedade de anunciar a gravação —, você conseguirá usar o recurso com eficiência e, assim, conquistar resultados ainda melhores para sua empresa.

Quais são as vantagens dos gravadores telefônicos?

Instalar gravadores telefônicos na empresa traz benefícios consideráveis para a gestão, atendentes e para os clientes. Veja por que garantir essa tecnologia para o negócio!

Mais proteção para o cliente

Quando o cliente faz solicitações e passa os dados requisitados pelo atendente, ele espera que a situação seja atendida sem maiores problemas, não é mesmo? Entretanto, por diversos motivos, isso nem sempre acontece.

Nesses casos, de posse do protocolo do atendimento e/ou ao solicitar a revisão do áudio da ligação, o cliente pode comprovar que fez a sua parte no que diz respeito à situação. Isso será especialmente útil em casos de descumprimento de acordo, por exemplo.

A partir daí, cabe à empresa reverter o quadro e oferecer um atendimento à altura do que o cliente necessita e espera, e também do que havia sido realmente combinado com ele.

Possibilidade de levantar informações posteriormente

Para as empresas que contam com o recurso de gravar ligações, o recomendado é que os arquivos fiquem armazenados no banco de dados por, no mínimo, 12 meses.

Considerando esse período, a possibilidade de levantar informações posteriormente pode ser útil em vários casos. Uma das principais é a chance de analisar a fundo a evolução da equipe de atendimento, sendo capaz de ilustrar problemas e acertos com ligações verdadeiras.

A partir disso, você também conseguirá desenvolver melhores treinamentos, pois as gravações podem mostrar problemas e erros cometidos de maneira regular pelos atendentes. Isso pode indicar lacunas nos treinamentos oferecidos até então.

Resguardo da empresa em caso de processos e outras situações legais

Mais cedo ou mais tarde, praticamente toda empresa passa por uma situação legal ou até mesmo recebe um processo de algum cliente. Nesses casos, será muito importante que você tenha acesso às ligações envolvidas nesse ocorrido.

Dessa forma, será simples conseguir evidências irrefutáveis e, com isso, proteger a empresa de acusações ou solicitações indevidas. Diante dessa oportunidade, é fácil entender que os gravadores telefônicos podem livrar o negócio de muita dor de cabeça, sem falar dos gastos financeiros decorrentes de qualquer batalha judicial.

Diminuição de ligações pessoais por parte dos atendentes

Quando os colaboradores forem informados da nova ferramenta disponível na empresa, o gravador telefônico, aqueles que têm o hábito de fazer ligações pessoais pelos telefones corporativos, imediatamente perceberão que essa atitude não mais passará despercebida.

As ligações pessoais feitas dentro da empresa, quando consideramos as originadas por toda a equipe, podem representar um custo consideravelmente elevado no final do mês. Além disso, é claro, elas representam perda de tempo, de produtividade e de atenção.

Com a instalação dos gravadores telefônicos, os colaboradores repensarão suas atitudes e diminuirão muito — ou até mesmo pararão completamente — essas chamadas indevidas, já que o equipamento representaria também um risco à privacidade deles.

Mais uma vez, lembramos que é absolutamente fundamental que todos os funcionários tenham conhecimento de que as ligações são gravadas!

Maior compreensão das necessidades do cliente

A última dica diz respeito a outra maneira com que os gravadores telefônicos beneficiam os clientes e, como consequência, também a empresa: a possibilidade de que você e a equipe de atendimento entendam melhor as necessidades e desejos deles.

A recuperação e avaliação de chamadas posteriores permite uma análise aprofundada das solicitações, reclamações e dúvidas dos clientes. Você poderá averiguar, também, quais produtos e/ou serviços são mais procurados e geram maior interesse, por exemplo.

Há, também, a chance de estudar com cuidado a maneira com que o cliente reage diante de uma informação passada pelo atendente, ou mesmo pelo tom de voz dele. Com isso, é possível elaborar melhores e mais eficientes scripts de ligação, além de investir com mais força naquilo que está dando certo.

Além disso, aproveite para reavaliar o atendimento para ver se algo foi explicado de forma pouco clara ou mesmo errônea para o cliente e, então, entrar em contato com ele novamente para mais esclarecimentos.

Viu só? Os gravadores telefônicos são uma mão na roda em inúmeras situações, tanto aquelas cotidianas dentro da rotina empresarial quanto situações mais complicadas, como processos judiciais.

Ao tirar máximo proveito dessa tecnologia, você será capaz de otimizar diversos modos de trabalho e oferecer um atendimento cada vez melhor para seus clientes. Está esperando o quê? Entre em contato com a gente agora mesmo e descubra o que podemos fazer por você e sua empresa!