Marcação de consultas: como otimizar em pequenas clínicas?
Gestão de Empresas

Marcação de consultas: como otimizar em pequenas clínicas?

Escrito por Leucotron

A marcação de consultas é um recurso disponível em grandes hospitais e clínicas médicas. Mas você sabia que ele também é acessível e pode ser otimizado no seu consultório?

Essa ferramenta é um diferencial nos dias de hoje. Ela ajuda a aprimorar a organização dos processos internos e melhorar o atendimento aos pacientes, o que impacta em sua satisfação.

Além disso, diversos benefícios são conquistados com esse sistema, como a redução de custos e de ausências. É por isso que, neste post, vamos mostrar como a automação no agendamento de consultas pode ser otimizado em pequenas clínicas.

O objetivo é mostrar, por meio de dicas práticas, como esse processo é acessível para o seu negócio e de que forma ele auxilia na conquista de melhores resultados. Então, vamos lá?

Otimizando a marcação de consultas

Esse processo veio se desenvolvendo com o passar dos anos. Se no começo só podia ser feito presencialmente, depois passou para o telefone e agora já está se tornando mais informatizado.

É normal que a mudança ocorra. Ela é reflexo do mercado cada vez mais competitivo, que exige que os empreendimentos, de qualquer porte ou segmento, reinventem-se continuamente.

O problema é que, muitas vezes, os gestores acreditam que as novidades tecnológicas são acessíveis somente para os grandes negócios. Esse mito deve cair por terra.

Quando falamos especificamente do ato de marcar consultas, vemos que há sistemas adaptados para pequenas clínicas, que podem trazer bons benefícios e, assim, auxiliar o crescimento sustentável do negócio.

É por isso que se deve apostar na otimização do agendamento de consultas. Afinal de contas, esse é o primeiro contato do paciente com a sua clínica ou consultório — e, como diz o ditado, “a primeira impressão é a que fica”.

Em outras palavras: um processo automatizado passará uma imagem mais profissional e aumentará a satisfação do cliente, que tende a voltar para a sua clínica para novas consultas.

A dúvida que fica é: como otimizar o processo? Confira algumas dicas que vão ajudar nessa empreitada:

Tenha uma base de dados com o histórico dos pacientes

O sistema utilizado para marcar consultas pode fazer um registro dos pacientes, o que permite ter uma base de dados com todo o histórico. Entre as informações armazenadas estão: especialidades das consultas realizadas, últimos exames feitos, profissionais consultados na clínica etc.

Com essa base de dados é possível entrar em contato quando está na hora de marcar uma nova consulta, verificar se o paciente deseja refazer determinado exame e até enviar mensagens de aniversário, por exemplo, para fortalecer o relacionamento.

Implemente um sistema de marcação e confirmação automáticos

Os pacientes marcam consultas com antecedência, mas podem esquecer ou até ter algum imprevisto no dia, o que ocasiona sua ausência na clínica. Ao fazer a confirmação do horário, reduz-se consideravelmente o absenteísmo.

Um exemplo é o Confirma — Confirmador de Consultas, que monitora os atendimentos que devem ser confirmados a partir da interação com o sistema de gestão utilizado. Com isso, o software realiza ligações automáticas para todos os pacientes e verifica se eles comparecerão.

A resposta é enviada automaticamente para o sistema de gestão, que libera ou confirma o horário e faz a administração da agenda do médico. O resultado é:

  • melhoria da produtividade por parte dos colaboradores;

  • redução de tempo para confirmar consultas, já que diversas chamadas são realizadas simultaneamente;

  • diminuição de custos, porque é selecionado o modo mais barato de fazer as ligações, inclusive com a possibilidade de custo zero.

Crie um guia para os pacientes lidarem com a ferramenta

Um manual de operação da ferramenta de agendamento de consultas é uma boa ideia se você não quiser ter problemas no início. É normal que pacientes que nunca tiveram contato com a solução tenham dificuldades ao manuseá-la e isso pode ocasionar problemas para a agenda do médico.

Esse guia deve ser bastante simples e prático. Se possível, inclua figuras e produza os textos no tipo passo a passo, que são mais fáceis de serem compreendidos. Assim, você garante somente benefícios com o uso da ferramenta.

Mantenha um relacionamento próximo com os pacientes

A mudança da marcação de horário presencial ou por telefone para o modelo automatizado deve ser reforçado junto aos pacientes. Isso não significa se negar a fazer esse serviço, mas sim orientá-lo das vantagens que pode conseguir.

Por exemplo: escolher o horário que melhor se adapta à sua rotina, ter uma ampla visualização dos dias disponíveis, entre outros. Esses fatores aumentam a satisfação dos pacientes, porque há mais praticidade, rapidez e comodidade no agendamento.

Opte por um dos modelos de marcação de consultas

Os horários podem ser agendados pelos pacientes de modo automatizado de 3 formas diferentes: Call Center, e-mail ou formulário no site ou ainda por uma plataforma de marcação online.

No primeiro caso, a infraestrutura necessária é grande e custosa, o que se torna inviável para pequenas clínicas. Outros problemas são o alto índice de rotatividade dos colaboradores (turnover), longo tempo de espera nas ligações, insatisfação da equipe (que impacta negativamente o atendimento) etc.

Por isso, contratar uma equipe especializada na prestação de serviços de Call Center, vai garantir que esses problemas sejam reduzidos e até eliminados.

O e-mail ou formulário no site são opções de pré-marcação de horários. Essa alternativa é interessante, mas não traz bons resultados para o negócio, porque o atendente precisa confirmar a consulta com o paciente devido à falta de integração com o sistema de gestão.

Já a marcação online é a melhor opção do mercado, porque o processo se torna mais ágil e mais eficiente. Para a clínica, as vantagens são a integração com o sistema de gestão, que atualiza os dados automaticamente.

Ainda há a redução de custos e a equipe fica disponível para prestar atendimento presencial aos pacientes, o que traz mais qualidade ao procedimento. Um último benefício é o aumento do fluxo de marcações na sua clínica.

Agora você entendeu como pode otimizar a marcação de consultas na sua clínica? Vale a pena apostar nesse processo para ter acesso a todas as vantagens que expomos. Para conhecer mais sobre a ferramenta de agendamento, entre em contato conosco e veja como podemos ajudar o seu consultório a se destacar.

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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