Projetos colaborativos: como manter a boa comunicação na equipe?

A comunicação é a chave fundamental para um bom desempenho entre equipes, melhorando a qualidade de produtos e serviços de uma empresa. Esta questão se torna ainda mais enfática quando se trata de projetos colaborativos, com profissionais multidisciplinares e originados de áreas diversas.

Quando não há um alinhamento efetivo de alta qualidade, a comunicação pode se perder em função de falhas nos canais de informação. Esta atitude, em geral, resulta em desperdício de recurso, tornando os prazos mais longos do que o normal e, consequentemente, no incômodo ao cliente. Além de comprometer o projeto, erros causados por falhas de comunicação podem ser por vezes irreversíveis.

O investimento em canais de comunicação inteligentes afeta diretamente a execução prática de tarefas, otimizando recursos, adiantando os vencimentos e formando uma equipe coesa e engajada.

Saiba como melhorar a comunicação profissional em projetos colaborativos seguindo a leitura!

O que são projetos colaborativos?

Os projetos colaborativos são desenvolvidos para promover a integração de profissionais em torno de um mesmo objetivo, compartilhando conhecimentos e traçando estratégias para a elaboração de um programa em comum. A prática leva a uma complementação das competências de uma empresa ou de colaboradores, gerando maior valor agregado e produção inovadora.

A colaboração combina o conhecimento técnico com a experiência dos profissionais, promovendo atividades de modo integrado. O produto ou serviço é desenvolvido sob diversos olhares e passando por muitas mãos, recebendo o melhor do que cada profissional tem a oferecer.

Projetos colaborativos são desenvolvidos em rede de pessoas, por meio de relacionamento interorganizacional, em que o gerenciamento se dá de modo participativo, unindo interatividade no direcionamento de um único objetivo.

Confira aqui exemplos práticos para traçar um bom plano de comunicação em equipes com projetos colaborativos:

Tenha objetivos claros em projetos colaborativos

A máquina corporativa envolve uma série de procedimentos cujas informações são trocadas a todo momento por setores diferentes. A simplificação dos processos, no entanto, pode gerar um efeito reverso com mal-entendidos e metas mal definidas.

Os objetivos devem ser esclarecidos em reuniões presenciais e em pautas descritivas, incentivando também os profissionais envolvidos a tirarem o máximo de dúvidas até a realização do trabalho. As instruções devem ser informadas passo a passo, compartilhando sempre todas as etapas presentes até se chegar na meta pretendida.

A unificação das comunicações torna também o objetivo mais claro para todos. Quanto maior entendimento um profissional tiver do que seu colega está a desenvolver, mais benéfico será para a colaboração dentro de um projeto participativo.

Documente todo o processo

Adotar sistemas que permitam a documentação da comunicação entre a equipe e a gravação dos dados utilizados na execução das tarefas é um meio bastante producente para melhorar a objetividade. Com o registro de mensagens ou mesmo na elaboração de textos e relatórios, é criado um banco de dados que poderá ser acessado a qualquer momento.

Os programas de edição online, por exemplo, apresentam históricos que permitem saber quem alterou as partes da planilha ou texto, ficando mais fácil acessar as chaves para solução de algum resultado. O conteúdo pode ficar ou não acessível a todos os participantes, a depender dos procedimentos adotados entre funcionários, gerência e administrativo.

A mesma lógica é válida para empresas que utilizam da telefonia, seja para falar com clientes ou comunicarem os funcionários entre si. Ao esbarrar com uma falha de comunicação, o arquivo servirá para localizar exatamente onde deve ser melhorado, de modo mais detalhado e preciso.

Invista em ferramentas eficientes

A tecnologia deve corresponder ao perfil da empresa, que pode oferecer mecanismos que auxiliem na comunicação das equipes. A adoção de dispositivos que contenham ramais móveis, por exemplo, permitem que os membros da equipe estejam conectados todo o tempo, independentemente do lugar onde estão. Isso possibilita que profissionais em campo atuem orientando a sua equipe com facilidade e coerência.

Programas e aplicativos que permitam a comunicação constante trazem eficiência na gestão das atividades. A integração pode também ser promovida com meios de fazer chamadas telefônicas sem custo, como programas de PABX e por meio de operadoras online, trazendo facilidade.

É bom lembrar que nem sempre investimento é sinônimo de gastos extensos de recursos. Com um bom planejamento, é possível melhorar a qualidade das ferramentas para uma economia a longo prazo. Para isso, pesquise empresas que oferecem este tipo de serviço especializado.

Crie mecanismos de retorno

Um feedback pode ser tão importante como uma boa comunicação, em processos colaborativos. A liderança deve sempre posicionar os pontos positivos e negativos resultantes de um processo, por mensagens claras e objetivas.

As reuniões — sejam presenciais ou não — também possuem um poder determinante para melhorar a produtividade e incentivar a equipe. Privilegie sempre os feedbacks positivos, apresentando soluções reais quando passar às críticas.

Tão válido quanto orientar por meio de feedbacks também é criar canais de escuta, onde clientes e profissionais podem reclamar dos pontos falhos da empresa. A ouvidoria também pode servir para criar planos de investimento de acordo com a demanda surgida nesses canais.

Crie um guia de linguagem

A padronização dos modos de linguagem trazem objetividade a todas as comunicações lançadas pela e para a empresa. Como hoje em dia quase todos os processos utilizam do texto para sua exposição, formalizar a linguagem com que esta é passada de um setor para o outro facilita o entendimento.

Podem ser elaborados guias instrutivos para a equipe, assim como feitos pequenos encontros para explicar o uso de termos e conceitos adotados pela empresa. O público pode ser beneficiado quando a empresa lançar mão desta mesma identidade em suas peças de comunicação visual, seja publicitária ou institucional.

Para a elaboração desse sistema, é preciso contar com profissionais qualificados, capazes de desenvolver um plano guia de acordo com o perfil da empresa e com as aptidões daqueles cujo material será direcionado.

Projetos colaborativos dão muito mais resultados quando contam com uma comunicação trabalhada e fluida. A interação proporcionada pela agilidade aumenta a produtividade gerando mais satisfação e bem-estar na empresa. Não perca tempo e dê um upgrade na comunicação preparando sua empresa para a transformação digital.