Reuniões externas: por que deixá-las no passado da empresa?

Clientes, fornecedores, equipes de outras unidades, treinamentos — no dia a dia de uma organização, muitas vezes, precisamos interagir com esses grupos e, durante muito tempo, a única opção foi a realização de reuniões externas.

No entanto, apesar de necessários, esses encontros sempre representaram um custo adicional e perda da produtividade. O tempo de deslocamento, as despesas do transporte e a inviabilidade de conciliar agendas mediante tantos compromissos externos tornavam os processos mais lentos e caros.

Mas hoje, diante de tantas opções oferecidas pelo mercado, será que as reuniões externas ainda podem ser consideradas uma boa alternativa? Hoje, nós vamos dar alguns motivos para sua companhia deixá-las definitivamente no passado e alavancar sua produtividade e lucro.

O impacto negativo das reuniões externas sobre os negócios

Embora seja uma prática ainda muito comum, a realização de reuniões externas acarreta prejuízos à empresa. Selecionamos alguns motivos para estabelecer novas formas de interação e para tornar a sua organização mais produtiva. Saiba quais são eles:

1. Reuniões externas desperdiçam tempo

A verdade de que tempo é dinheiro é simplesmente irrefutável. Atualmente, para se manter competitiva, uma empresa precisa ser produtiva. Ela precisa realizar mais com menos — menos pessoas, menos recursos e, inclusive, menos tempo!

Os inúmeros deslocamentos são um impeditivo para a otimização do tempo e, consequentemente, para a produtividade. O período gasto no transporte até o local de reuniões externas prejudica tanto a competitividade quanto a lucratividade de um negócio. Horas perdidas no trânsito ou em viagens fazem com que:

• a empresa atenda uma quantidade menor de clientes por dia, gerando um faturamento menor;

• aumente o tempo de espera do cliente por soluções, pois seus colaboradores estão sempre em trânsito ou ocupados;

• a ociosidade dos colaboradores aumenta, pois eles, muitas vezes, precisam esperar horas por um voo após a reunião com um cliente distante;

• tenha que contar com pessoal extra para atender às demandas, o que aumenta os custos operacionais e reduz a margem de lucro do negócio;

• enfrente dificuldades para conciliar agendas ou encontrar brechas que permitam a solução de problemas pontuais.

Em resumo, os deslocamentos fazem com que os serviços se tornem mais lentos e mais caros — exatamente o contrário das exigências do mercado competitivo.

2. Reuniões externas custam caro

E o que dizer do impacto das reuniões externas no orçamento da empresa? Além de o deslocamento ocupar uma boa parte do tempo dos colaboradores, o que já representa um custo, há outras despesas implicadas.

A primeira delas diz respeito ao transporte. Como seu funcionário vai se deslocar: ele utilizará seu próprio veículo ou a empresa precisará manter uma frota? Independentemente da resposta, o fato é que há uma série de custos envolvidos.

Caso a empresa opte por uma frota própria, isso significa recursos empregados na aquisição, manutenção e seguro dos veículos. Além disso, ela investirá seu capital em um patrimônio com rápida depreciação.

Quando o colaborador utiliza seu próprio veículo, geralmente, a empresa precisa oferecer uma contrapartida. Reembolso de despesas com combustível, pedágio, estacionamento, seguro, auxílio baseado em quilometragem — todos esses itens tornam o serviço mais caro ou menos lucrativo.

E quanto às despesas de hospedagem e alimentação? Elas também são frequentes, especialmente quando a empresa atende clientes em localidades distantes.

Podemos concluir esse tópico afirmando, sem qualquer sombra de dúvida, que as reuniões externas representam um custo improdutivo.

3. Reuniões externas prejudicam a produtividade

Sem os deslocamentos, um colaborador pode atender um número muito maior de clientes a cada dia. Basta encerrar um atendimento por telefone, aplicativo ou videoconferência e iniciar o próximo, de acordo com uma agenda programada.

As reuniões externas não permitem essa opção. No final do expediente, é possível perceber que, provavelmente, o colaborador passou mais tempo em deslocamentos e espera do que efetivamente produzindo.

E não é só isso. Devido à imprevisibilidade do trânsito e outras condições de transporte, os agendamentos são feitos com um grande espaçamento entre um cliente e outro. Como resultado, existe um período extenso de ociosidade, no qual os funcionários ficam apenas aguardando o próximo compromisso, sem realizar qualquer atividade produtiva.

A vantagem dos recursos tecnológicos para a interação

Como já dissemos, as reuniões podem ser necessárias para estabelecer um diálogo e realizar acertos com clientes, fornecedores e equipes de outras unidades, entre tantas possibilidades.

A grande questão é que, com tanta tecnologia à disposição, toda essa interação pode acontecer por meio de outros recursos, facilitando a comunicação corporativa.

Soluções em telefonia e videoconferência permitem que os colaboradores possam se comunicar remotamente com seus interlocutores, otimizando tempo e reduzindo custos.

Saiba agora por que a sua empresa deve apostar nessas soluções:

O mercado oferece soluções remotas de alta qualidade

Ao contrário do que se pensa, uma reunião remota não precisa ou deve ter distorções de som ou um delay de imagem que torne a experiência menos agradável ou produtiva.

Atualmente, o mercado dispõe de ferramentas de alta qualidade para a realização de reuniões remotas, garantindo a mesma eficiência do atendimento presencial.

O acesso a essas opções também é muito simples: aplicativos como Skype, WeBex e VSee estão disponíveis para qualquer usuário e podem ser utilizados em smartphones ou outros dispositivos móveis.

A tecnologia agiliza o atendimento

Por que o cliente precisa esperar dias até encontrar um espaço livre na agenda do seu colaborador? Nesse aspecto, o atendimento remoto é muito mais ágil que o presencial.

Além de não ter os seus colaboradores inoperantes durante longos períodos de deslocamento, é possível aproveitar brechas entre um atendimento agendado e outro para solucionar pequenas emergências.

As soluções tecnológicas aumentam a produtividade

Sem os deslocamentos, um único colaborador ou time pode atender vários clientes em um único dia ou até mesmo em um período do expediente. Isso elimina a necessidade de manter uma grande equipe e reduz custos.

Além da ampliação na quantidade de atendimentos, o uso de soluções tecnológicas aumenta até mesmo a qualidade desse contato. Enquanto em reuniões presenciais é comum as pessoas se distraírem com conversas paralelas ou divagações, esse tipo de comportamento é naturalmente inibido nas interações promovidas pela tecnologia.

Além disso, a tecnologia permite a mobilidade. Por isso, mesmo que um funcionário esteja fora da localidade, ele pode se reunir com o cliente ou sua equipe, sem que seja necessário remarcar compromissos.

Entendeu por que sua empresa pode deixar as reuniões externas no passado e usar a tecnologia para ser mais lucrativa? Quer conhecer outras 6 práticas para aumentar a produtividade da sua equipe? Então continue em nosso blog e confira!