Saiba como reduzir o tempo de atendimento via telefone
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Saiba como reduzir o tempo de atendimento via telefone

Escrito por Leucotron

A satisfação de seus clientes é fundamental para o sucesso do empreendimento. Para que isso aconteça, é necessário prestar um serviço eficiente, oferecer produtos de qualidade e reduzir o tempo de atendimento.

A análise do mercado e a adoção de técnicas e estratégias otimizadas garante o desempenho de sua gestão. Quando esses critérios não guiam as decisões de um empresário, os seus objetivos são colocados em risco, e você deve evitar essas situações a todo custo.

Nessas horas, os mínimos detalhes devem ser levados em consideração. Por isso, no nosso post de hoje, você vai aprender um pouco mais sobre como a redução do tempo de atendimento pode melhorar a sua performance. Além disso, damos algumas dicas e processos a serem implementados em sua rotina de trabalho. Confira!

A importância de reduzir o tempo de atendimento via telefone

Quando um cliente entra em contato com a sua empresa, ele busca por uma solução rápida e eficiente para o seu problema. Por isso, você deve preparar a sua equipe para atender a essa expectativa da melhor maneira possível.

Quando isso não acontece, os seus clientes ficam insatisfeitos e você perde espaço e notoriedade no mercado. Da mesma forma, um suporte eficiente e de acordo com as demandas do mercado faz com que você seja recomendo e bem-visto por seus consumidores.

Ao reduzir o tempo de atendimento, você garante o sucesso do setor de Call Center e aumenta a satisfação de todos. Esse indicador de desempenho mostra o quão eficiente a sua equipe é. Então, você precisa criar uma estratégia exclusiva para a melhoria de suas atividades.

Agora, você vai conhecer algumas dicas que vão otimizar a sua gestão.

Um sistema de ramais de alta qualidade

As centrais telefônicas devem ser adequadas à quantidade de acessos e solicitações que a sua empresa tem. Então, é essencial contar com um sistema de ramais eficiente. O PABX, Private Automatic Branch Exchange, é uma ótima solução que o mercado oferece.

Com ele, é possível interligar todos os aparelhos de sua empresa sem grandes problemas. Assim, todos podem se comunicar sem que sua operadora telefônica seja utilizada. O PABX também faz com que o seu sistema de telefonia programe números e bloqueie chamadas. Como consequência disso, você economiza recursos financeiros e agiliza o atendimento.

Por mais que a era atual seja predominantemente digital, os serviços telefônicos ainda desempenham um importante papel na rotina de uma empresa. Portanto, faça uma pesquisa e encontre um parceiro que ofereça um serviço de qualidade e que esteja preparado para adequá-lo às suas necessidades.

A realização de treinamentos

Novas tecnologias e estratégias de abordagem são criadas e aprimoradas a todo momento. Você precisa acompanhar essas tendências e manter os seus funcionários atualizados. Os treinamentos servem para reciclar os seus conhecimentos e capacitá-los com as melhores técnicas de manuseio dos sistemas que você utiliza.

Além disso, eles devem ser realizados para reduzir o tempo de atendimento. Nesses processos de capacitação, os seus colaboradores devem aprender a dialogar com os seus clientes com eficiência e educação.

Por mais que alguns consumidores não demonstrem cordialidade e respeito em suas falas, sua equipe deve prezar por esses valores e prestar um serviço de qualidade.

Não se esqueça também que o conhecimento de perguntas frequentes pode otimizar o tempo em seus serviços. Um portal interno com as solicitações mais recorrentes faz com que os seus atendentes sejam mais rápidos em suas rotinas de trabalho. Dessa maneira, o mantenha atualizado com as dúvidas mais regulares e veja os resultados positivos acontecerem naturalmente.

O investimento em equipamentos modernos

A tecnologia da informação é imprescindível para a evolução de nossa sociedade, e não poderia ser diferente para reduzir o atendimento via telefone. Processos automatizados e programados garante o sucesso da empresa e a redução dos custos.

Por exemplo, o avanço das telefonias móveis faz com que as pessoas acessem cada vez mais conteúdos e serviços em um curto intervalo de tempo. Desse modo, a sua infraestrutura precisa estar preparada para suportar esses acessos e garantir uma ótima experiência para os seus clientes.

Para o seu ambiente interno, você deve contar com sistema integrado e que facilita a execução de suas atividades. Um software ERP, Enterprise Resource Planning, é uma opção disponível no mercado e que vem ganhando cada vez mais utilidades.

O suporte via chat é outra funcionalidade para quem busca praticidade e facilidade. Ele permite a interação com clientes antes e após a aquisição de um serviço ou mercadoria. Como a internet é um dos meios de comunicação mais utilizados atualmente, ele garante uma comunicação rápida e simples com os seus clientes.

Por mais que ele não seja um atendimento via telefone, ele faz com que os seus consumidores fiquem mais satisfeitos e aumenta as opções de suporte que você oferece.

Independentemente do porte e dos objetivos de sua gestão, é necessário investir em ferramentas de trabalho modernas e que facilitem a tomada de decisões rápidas e eficientes.

Um banco de dados eficiente

Com a expansão das fronteiras de um empreendimento, o seu banco de dados torna-se maior e complexo. A compreensão e análise desses danos precisam ser otimizadas, a fim de reduzir o tempo de atendimento. Quando isso não acontece, o suporte para os seus clientes é prejudicado e os seus resultados são ameaçados.

Se um cliente entra em contato com a sua empresa e busca a solução para um problema, a sua equipe precisa acessar com rapidez as informações em seu banco de cadastros.

Além disso, após a situação ter sido resolvida, é muito importante analisar as suas causas. Tomando essa atitude, você tem mais segurança e autonomia para encontrar os gargalos operacionais e outros erros que atrapalham a performance de seus serviços.

O Big Data é uma solução tecnológica que vem sendo utilizado nessas situações. Isso acontece, pois o Big Data é uma ferramenta de compreensão de dados, baseando-se em algoritmos e mecanismos de buscas, coleta e armazenagem de dados.

A atualização da equipe sobre as suas campanhas

As campanhas de marketing servem para atrair novos clientes, não é mesmo? Caso elas sejam bem planejadas e executadas, esse objetivo é alcançado com facilidade. Porém, os seus clientes podem ter dúvidas em relação à sua validade e às formas de pagamento, por exemplo.

Em todas as ocasiões, você deve passar todas as informações para a sua equipe de atendentes. Assim, eles têm mais segurança e facilidade para solucionar problemas.

O mercado consumidor é muito exigente. Desse modo, uma empresa precisa acompanhar as tendências de consumo e prestar um serviço de qualidade. Sempre que um cliente entrar em contato com a sua gestão, ele deve ser bem atendido e ter as suas dúvidas sanadas com agilidade.

Reduzir o tempo de atendimento via telefone é um critério fundamental para o sucesso do negócio, e você deve criar um planejamento e um plano de ações focados nessa meta.

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Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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