Saiba como revolucionar a comunicação corporativa em 7 passos
Gestão de Empresas

Saiba como revolucionar a comunicação corporativa em 7 passos

Escrito por Leucotron

A comunicação corporativa é a base para o sucesso da organização. Ter colaboradores bem informados, além de ser uma forma respeitosa de tratar a sua equipe, garante que eles estejam sempre aptos a solucionarem todas as demandas do cliente. E isso é fundamental para que você possa concorrer no, cada vez mais disputado, mercado atual.

Antigamente, a comunicação corporativa era uma via de mão única, na qual a área responsável pelos comunicados apenas transmitia para o time aquilo que a direção gostaria que eles soubessem.

Essa era já ficou para trás. Vivemos o mundo da tecnologia na qual a comunicação permeia todos os processos. Isso quer dizer que todos os colaboradores são comunicadores em potencial e a informação circula o tempo todo.

Por isso, a área de TI precisa estar atenta para disponibilizar as ferramentas mais atuais e adequadas para dar vazão a enorme quantidade de informações que circulam na empresa o tempo todo.

Veja, abaixo, 7 formas de revolucionar a comunicação corporativa da sua empresa:

1. Invista em um bom sistema de telefonia

Por mais meios e canais de comunicação que se tenha, o telefone continua sendo um dos mais práticos, rápidos e baratos. E não se engane: a telefonia evoluiu muito nos últimos anos, acompanhando as mais modernas tendências de comunicação.

Para agilizar e inovar a comunicação corporativa, um item básico, no qual você precisa investir, é em um sistema de PABX (Private Automatic Branch Exchange). Este modelo de telefonia permite integrar diversos aparelhos de telefone em uma central, fazendo com que eles se interliguem por meio de um sistema de ramais.

O PABX permite que sua equipe possa conversar entre si a qualquer momento, sem que você tenha que pagar pelas ligações. Além disso, é possível fazer transferências de chamada, vídeo e teleconferências entre outras inúmeras possibilidades.

2. Use a nuvem para compartilhar informações

Todos os dias, inúmeras informações são trocadas pelos colaboradores da sua equipe, o tempo todo. O que fazer com todos esses dados? Como eles podem estar disponíveis de uma forma instantânea, rápida e segura?

A resposta pode estar no Cloud Computing. O armazenamento de dados em nuvem dispensa o uso de servidores internos grandes, pesados e de difícil manutenção. Além disso, é possível se certificar da segurança dos dados por meio de um sistema de senhas e criptografia, que permite, inclusive, liberar a informação de acordo com o que pode ser acessado por cada membro da equipe.

O Cloud Computing permite agilidade na tomada de decisões e disponibilidade integral dos seus dados, tornando-os imunes a problemas como falta de energia ou mesmo fraudes virtuais.

3. Elabore uma política de comunicação eficiente

Como já dissemos anteriormente, a comunicação saiu das mãos de uma área específica para se tornar parte do trabalho de todos os colaboradores. Mas é preciso cuidar para que o excesso de informações não gere ruídos ou fofocas de corredor.

Ter uma política de comunicação corporativa é fundamental para organizações que lidam com um grande volume de dados. O documento deve ser de conhecimento de todos os colaboradores e deve apontar quais são os deveres de cada um com relação à circulação de informações internas.

O ideal é que a política seja renovada a cada 5 anos, para abranger todas as novidades que essa área recebe.

4. Invista em comunicações interativas

A comunicação em via de mão única está cada vez mais escassa. Atualmente, com a popularização das redes sociais, é preciso que as organizações criem formas de interação entre colaboradores e diretores.

Ainda que você mantenha os veículos oficiais de comunicação (e eles são muito importantes!), o ideal é criar canais e maneiras de receber as opiniões dos colaboradores sobre os diversos assuntos.

Além disso, a comunicação deve ter a sensibilidade de responder a todos os questionamentos e sugestões, para demonstrar que a organização está aberta ao diálogo.

5. Eleja representantes da comunicação corporativa

Uma forma eficaz de fazer com que a informação circule mais rapidamente pela empresa é eleger alguns colaboradores como representantes da comunicação corporativa. Nem todas as áreas possuem membros com facilidade de interação e, muitas vezes, um representante pode estreitar as relações.

6. Seja transparente

Por mais canais e métodos revolucionários que você possua, a comunicação precisa de legitimidade para ser aceita pelos colaboradores. E só se consegue essa legitimidade por meio da transparência em todos os momentos.

A comunicação não pode se esconder em momentos de crise e só aparecer quando há algo a ser festejado. A direção da empresa precisa ser sensibilizada a agir em todos os momentos, mesmo que o recado a ser dado precise ser duro.

Lembre-se: as informações circulam muito rapidamente nos dias de hoje e um discurso descasado entre direção e colaboradores pode arruinar o clima interno da organização.

Portanto, não deixe que a equipe desconfie de que algo está sendo escondido dela. Busque a transparência em todos os momentos.

7. Valorize a cultura organizacional

Por último, uma dica valiosa para a sua comunicação é buscar sempre valorizar a cultura organizacional. Esse elemento é a identidade da empresa e é por meio da cultura forte que você consegue engajar os colaboradores em busca dos objetivos estratégicos.

Ao contrário do que muitos pensam, a cultura organizacional não é imutável. Ela pode, e deve, evoluir com o tempo, agregando novos valores e permitindo que a empresa esteja sempre em consonância com o que há de mais moderno.

Mas há uma filosofia de trabalho, geralmente ligada aos fundadores, que move a empresa e que fez com que ela chegasse aos seus resultados mais expressivos. Essa parte da cultura deve ser não apenas mantida, como difundida e valorizada por toda a equipe.

A cultura organizacional é o elemento que faz com que os colabores se movam em direção ao cumprimento de metas e, portanto, deve estar presente em todas as comunicações, independente da tecnologia utilizada.

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Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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