Sistema de reserva de hotéis: por que implementar?

As ferramentas tecnológicas mudaram a maneira como os consumidores se relacionam com as empresas em busca de facilidades e agilidades para o dia a dia. Diante disso, você já imaginou quantas vantagens um sistema de reserva de hotéis pode oferecer para a sua empresa, funcionários e clientes?

Esse tipo de software pode impulsionar os resultados do empreendimento, organizar as demandas e melhorar a produtividade da equipe. Entenda por que a sua companhia deve implantar essa solução neste post!

Comodidade para os clientes

O sistema disponibiliza ao cliente a opção de fazer a reserva online ao acessar o website do hotel. Ou seja, a tecnologia oferece mais agilidade para as reservas, pois o cliente não precisa se deparar com linhas de telefone ocupadas para fazer a consulta.

O acesso pode ser feito de variadas plataformas como computadores, celulares e tablets. Logo, o hóspede pode garantir a sua estadia enquanto assiste a uma partida de futebol, aguarda um voo ou participa de um encontro com os amigos.

Com o acesso online ele consegue visualizar os modelos de quartos, valores e disponibilidades. Depois, é só agendar a data em que ele se hospedará e fazer o pré-pagamento utilizando as informações do cartão de crédito. A confirmação da reserva pode ser enviada diretamente para o e-mail do cliente, como uma garantia de que seu quarto estará disponível assim que ele chegar.

Outra vantagem do uso do software é a possibilidade de disponibilizar o conteúdo em várias línguas, pois ele já traduz as informações para idiomas como inglês, espanhol, francês e alemão. Com isso, o cliente estrangeiro fica mais à vontade para ler as informações, e os funcionários do hotel não precisam se preocupar com o uso incorreto de determinadas palavras.

Aumento da produtividade dos funcionários

Ao disponibilizar a reserva online, os colaboradores têm mais tempo para cuidar de outras demandas do hotel como: recepcionar os hóspedes, indicar a localização do quarto, verificar o consumo do cliente e conferir a limpeza e organização do espaço.

Dessa maneira, os funcionários ficam menos sobrecarregados e conseguem atender os hóspedes com cortesia e simpatia. Já os clientes ficam mais satisfeitos, porque possuem um atendimento ágil e de qualidade.

Controle das reservas

Ao adotar o sistema de reservas de hotéis, os funcionários e o próprio empresário conseguem ter maior exatidão das informações e número de quartos ocupados. Isso elimina o cálculo manual que, além de dar trabalho, propicia erros. Com isso, evita-se o overbooking, os transtornos gerados ao cliente e os demais problemas decorrentes dessa falta de controle das estadias.

Outro benefício que pode ser observado é a criação de um mapa de ocupação. Nele, os colaboradores conseguem visualizar os períodos de entrada e saída de hóspedes, separar quartos próximos um do outro quando o cliente solicita e deixar as informações dos hóspedes organizadas para a sua chegada.

Organização e segurança das informações

Com um serviço online para reservas, o próprio cliente preenche as informações de cadastro. Isso evita erros de digitação nos nomes ou do número de CPF, por exemplo. Além disso, o colaborador consegue acessar o histórico de estadias do cliente e oferecer um benefício extra, caso ele seja usuário frequente.

O hotel também consegue gerir melhor as informações, controlando a entrada e saída de hóspedes ao mesmo tempo. E, ainda, há muito mais segurança dos dados dos clientes, pois eles são criptografados e armazenados na nuvem.

Garantia de pagamento

Esse é um benefício para o administrador do hotel. Ao fazer a reserva online, o cliente precisa informar o número do cartão de crédito. O sistema já identifica se ele é verdadeiro, se está dentro da data de validade e se o hóspede tem limite para o consumo. Assim, garante que o pagamento será efetivado.

A ferramenta também pode indicar o pagamento de uma taxa de reserva, sem devolução em caso de desistência. Com isso, o empresário evita o prejuízo de ter um quarto vazio devido à desistência de um hóspede.

Suporte ao cliente

O sistema de reservas de hotéis disponibiliza inúmeras opções para os clientes esclarece dúvidas sobre a estadia ou obtém mais informações. Entre os canais oferecidos estão: ramais com mensagens eletrônicas, telefone, e-mail, chat online, concierge eletrônico, entre outras opções.

Isso garante a satisfação do hóspede e redução do tempo de atendimento no momento do check-in ou check-out, pois as dúvidas podem ser esclarecidas antecipadamente.

Gerenciamento das receitas e despesas

Fazer o controle das entradas e saídas de dinheiro por meio de planilhas é uma tarefa cansativa e desgastante para os funcionários. Ainda mais se não houver um controle exato das informações.

Com o sistema de reservas de hotéis, é muito simples controlar as transações realizadas pelos hóspedes, as compras de materiais e demais itens importantes para o estabelecimento.

A ferramenta possibilita gerenciar as contas a pagar e a receber, adicionar pagamentos e receber avisos de vencimentos de faturas. O gestor também pode gerar um relatório demonstrando as receitas e despesas por mês ou semana.

Isso facilita a análise de resultados, que permite a execução de ações preventivas para evitar um déficit em determinado mês. Por exemplo: se o gestor perceber que determinado período está com pouco movimento, pode criar promoções para datas específicas e estimular a estadia em seu hotel. Com isso, garante a entrada de capital para não encerrar o mês no prejuízo.

Controle de produtos e serviços

Outro benefício do uso de um software para a gestão de reservas é o controle de produtos e serviços consumidos pelos hóspedes. Ele permite lançar o consumo das bebidas do minibar, controlar a situação do quarto (limpo, sujo, em limpeza), e monitorar o uso do telefone. Inclusive, o funcionário pode bloquear ou desbloquear o acesso ao ramal durante o check-in ou check-out.

Sendo assim, fica evidente que o sistema de reservas de hotéis possibilita que o empresário melhore a gestão do hotel, oferecendo mais agilidade no atendimento aos clientes, garantindo a produtividade da equipe e um controle das finanças.

Gostou de conhecer todos esses benefícios? Entre em contato com nossa equipe e conheça as nossas soluções para sua empresa!