Sistema de reserva de hotéis: por que implementar?
Gestão de Empresas

Sistema de reserva de hotéis: por que implementar?

Escrito por Leucotron

As ferramentas tecnológicas mudaram a maneira como os consumidores se relacionam com as empresas em busca de facilidades e agilidades para o dia a dia. Diante disso, você já imaginou quantas vantagens um sistema de reserva de hotéis pode oferecer para a sua empresa, funcionários e clientes?

Esse tipo de software pode impulsionar os resultados do empreendimento, organizar as demandas e melhorar a produtividade da equipe. Entenda por que a sua companhia deve implantar essa solução neste post!

Comodidade para os clientes

O sistema disponibiliza ao cliente a opção de fazer a reserva online ao acessar o website do hotel. Ou seja, a tecnologia oferece mais agilidade para as reservas, pois o cliente não precisa se deparar com linhas de telefone ocupadas para fazer a consulta.

O acesso pode ser feito de variadas plataformas como computadores, celulares e tablets. Logo, o hóspede pode garantir a sua estadia enquanto assiste a uma partida de futebol, aguarda um voo ou participa de um encontro com os amigos.

Com o acesso online ele consegue visualizar os modelos de quartos, valores e disponibilidades. Depois, é só agendar a data em que ele se hospedará e fazer o pré-pagamento utilizando as informações do cartão de crédito. A confirmação da reserva pode ser enviada diretamente para o e-mail do cliente, como uma garantia de que seu quarto estará disponível assim que ele chegar.

Outra vantagem do uso do software é a possibilidade de disponibilizar o conteúdo em várias línguas, pois ele já traduz as informações para idiomas como inglês, espanhol, francês e alemão. Com isso, o cliente estrangeiro fica mais à vontade para ler as informações, e os funcionários do hotel não precisam se preocupar com o uso incorreto de determinadas palavras.

Aumento da produtividade dos funcionários

Ao disponibilizar a reserva online, os colaboradores têm mais tempo para cuidar de outras demandas do hotel como: recepcionar os hóspedes, indicar a localização do quarto, verificar o consumo do cliente e conferir a limpeza e organização do espaço.

Dessa maneira, os funcionários ficam menos sobrecarregados e conseguem atender os hóspedes com cortesia e simpatia. Já os clientes ficam mais satisfeitos, porque possuem um atendimento ágil e de qualidade.

Controle das reservas

Ao adotar o sistema de reservas de hotéis, os funcionários e o próprio empresário conseguem ter maior exatidão das informações e número de quartos ocupados. Isso elimina o cálculo manual que, além de dar trabalho, propicia erros. Com isso, evita-se o overbooking, os transtornos gerados ao cliente e os demais problemas decorrentes dessa falta de controle das estadias.

Outro benefício que pode ser observado é a criação de um mapa de ocupação. Nele, os colaboradores conseguem visualizar os períodos de entrada e saída de hóspedes, separar quartos próximos um do outro quando o cliente solicita e deixar as informações dos hóspedes organizadas para a sua chegada.

Organização e segurança das informações

Com um serviço online para reservas, o próprio cliente preenche as informações de cadastro. Isso evita erros de digitação nos nomes ou do número de CPF, por exemplo. Além disso, o colaborador consegue acessar o histórico de estadias do cliente e oferecer um benefício extra, caso ele seja usuário frequente.

O hotel também consegue gerir melhor as informações, controlando a entrada e saída de hóspedes ao mesmo tempo. E, ainda, há muito mais segurança dos dados dos clientes, pois eles são criptografados e armazenados na nuvem.

Garantia de pagamento

Esse é um benefício para o administrador do hotel. Ao fazer a reserva online, o cliente precisa informar o número do cartão de crédito. O sistema já identifica se ele é verdadeiro, se está dentro da data de validade e se o hóspede tem limite para o consumo. Assim, garante que o pagamento será efetivado.

A ferramenta também pode indicar o pagamento de uma taxa de reserva, sem devolução em caso de desistência. Com isso, o empresário evita o prejuízo de ter um quarto vazio devido à desistência de um hóspede.

Suporte ao cliente

O sistema de reservas de hotéis disponibiliza inúmeras opções para os clientes esclarece dúvidas sobre a estadia ou obtém mais informações. Entre os canais oferecidos estão: ramais com mensagens eletrônicas, telefone, e-mail, chat online, concierge eletrônico, entre outras opções.

Isso garante a satisfação do hóspede e redução do tempo de atendimento no momento do check-in ou check-out, pois as dúvidas podem ser esclarecidas antecipadamente.

Gerenciamento das receitas e despesas

Fazer o controle das entradas e saídas de dinheiro por meio de planilhas é uma tarefa cansativa e desgastante para os funcionários. Ainda mais se não houver um controle exato das informações.

Com o sistema de reservas de hotéis, é muito simples controlar as transações realizadas pelos hóspedes, as compras de materiais e demais itens importantes para o estabelecimento.

A ferramenta possibilita gerenciar as contas a pagar e a receber, adicionar pagamentos e receber avisos de vencimentos de faturas. O gestor também pode gerar um relatório demonstrando as receitas e despesas por mês ou semana.

Isso facilita a análise de resultados, que permite a execução de ações preventivas para evitar um déficit em determinado mês. Por exemplo: se o gestor perceber que determinado período está com pouco movimento, pode criar promoções para datas específicas e estimular a estadia em seu hotel. Com isso, garante a entrada de capital para não encerrar o mês no prejuízo.

Controle de produtos e serviços

Outro benefício do uso de um software para a gestão de reservas é o controle de produtos e serviços consumidos pelos hóspedes. Ele permite lançar o consumo das bebidas do minibar, controlar a situação do quarto (limpo, sujo, em limpeza), e monitorar o uso do telefone. Inclusive, o funcionário pode bloquear ou desbloquear o acesso ao ramal durante o check-in ou check-out.

Sendo assim, fica evidente que o sistema de reservas de hotéis possibilita que o empresário melhore a gestão do hotel, oferecendo mais agilidade no atendimento aos clientes, garantindo a produtividade da equipe e um controle das finanças.

Gostou de conhecer todos esses benefícios? Entre em contato com nossa equipe e conheça as nossas soluções para sua empresa!

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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