Sistema PABX: entenda os diferentes tipos e seus benefícios

É chegada a hora de ligar para o cliente que está quase fechando negócio. No entanto, todos os telefones da sua empresa estão ocupados e você não sabe se é melhor fazer a chamada do seu celular ou se aguarda a liberação de um aparelho. Nessas situações, um sistema PABX vem muito bem a calhar.

Podemos fazer essa afirmação com base em uma necessidade básica para todas as empresas: a agilidade no atendimento.

Nos dias de hoje, é muito importante que todos os setores de um negócio funcionem em ritmo acelerado, ininterrupto e com a menor chance de erro possível. Para isso, é preciso que as empresas tenham métodos eficazes de comunicação, que permitam a perfeita interação entre os colaboradores e com os clientes e parceiros.

É justamente nessa etapa que o PABX mostra a que veio. Com esse sistema, sua empresa poderá ser mais rápida no atendimento ao cliente e ainda melhorar sua notoriedade no mercado.

Os clientes estão cada vez mais preocupados com a experiência de consumo, muito além do valor do produto em si. Por isso, olhar para as funções administrativas também é uma maneira de melhorar o que será entregue no resultado final.

Se você está indeciso sobre as reais funcionalidades de um sistema PABX, então, este artigo foi feito para você!

Confira quais são as vantagens e a importância de se instalar um equipamento para gerir suas linhas telefônicas.

O uso do sistema PABX — Private Automatic Branch Exchange

Agendamentos de reuniões, follow-up pós-venda, acompanhamento de entrega de mercadoria, são muitas as funções que podemos desempenhar com um telefone. De tão comum, às vezes nos esquecemos do quanto é importante ter linhas de telefone disponíveis em vários setores da empresa.

Se o número for muito pequeno, acontecerá como no exemplo que citamos no começo deste artigo: na hora que você precisar, todos estarão usando as linhas ao mesmo tempo.

Por esse motivo, o PABX se transformou em um verdadeiro parceiro da eficiência corporativa.

Por meio dele, você e qualquer outra pessoa da empresa pode fazer ligações externas simultaneamente. Ou seja: ninguém precisará esperar o colega encerrar a chamada para fazer a sua.

Isso é possível por que o sistema PABX funciona como uma central telefônica, concentrando todas as ligações em um único aparelho para depois serem encaminhadas para a pessoa correta.

Além disso, é possível configurar ramais para identificar cada setor da empresa, facilitando o trabalho da recepcionista e do colaborador responsável por filtrar as ligações nos departamentos.

A utilização de um sistema PABX é, portanto, a alternativa ideal para as empresas produzirem mais. Por meio dessa distribuição inteligente das ligações, os profissionais poderão se concentrar em atividades que exijam mais análise.

Quanto mais você puder automatizar as funções rotineiras, mais tempo seus colaboradores terão para serem mais eficientes e até mesmo criativos no seu dia a dia.

A importância nas grandes e médias empresas

Os desafios de um negócio tendem a ficar mais complexos conforme ele vai ganhando espaço no mercado. Por causa disso, muitas estratégias acabam sendo deixadas para trás quando uma empresa adquire um status maior, passando de micro para média empresa, por exemplo.

Contudo, essa regra não se aplica para o sistema PABX. O motivo para tal é sua versatilidade para se adaptar e continuar sendo importante independente do porte ou segmento da empresa.

Vamos imaginar o seguinte: você tem um comércio e passou a se enquadrar como média empresa depois de totalizar 60 funcionários. Para conseguir pagar os custos desses profissionais, será fundamental que suas práticas administrativas sejam dinâmicas e eficientes, abrindo caminho para o aumento das vendas.

Nesse cenário, o sistema de PABX age como um facilitador de pedidos. Afinal de contas, um cliente interessado em fechar negócio tem pressa. E os ramais fazem com que as ligações cheguem ao destinatário com mais agilidade, eliminando as chances desse prospect desistir da compra na música de espera.

Quanto às grandes empresas, a utilização do PABX auxilia na manutenção de um relacionamento próximo com o cliente, pois permite que ele possa contatar quem quiser dentro da empresa apenas com o número do ramal.

Além disso, o uso de sistema PABX nas grandes organizações também é importante para facilitar o andamento dos processos, assim como acontece nas médias empresas, auxilia na redução de custos operacionais, que é uma preocupação para todas as empresas de qualquer setor ou porte, entre outros benefícios.

Segundo a Bittencourt Consultoria, a entrega de qualidade além do produto ou serviço é um dos principais desafios das empresas em 2017. Sendo assim, todas as soluções voltadas para a comunicação devem ser preservadas e atualizadas para garantir uma experiência única ao consumidor.

Os benefícios da instalação do sistema

Em um mundo em que surgem tecnologias novas a cada minuto, é essencial que as empresas procurem acompanhar as mudanças que acontecem no seu setor de atuação. Caso contrário, é bem provável que a concorrência o faça.

Mesmo sabendo desse perigo, muitos gestores ficam com um pé atrás quando se deparam com novidades. Isso acontece devido a uma série de fatores, tais como falta de verba para investimento ou, simplesmente, a cultura de deixar a atualização para última hora.

Só que é importante deixar um coisa bem clara: a utilização de um equipamento PABX não é restrita aos empresários de longa data. Pelo contrário: quanto mais cedo o gestor adotar esse sistema, mais rápido serão os benefícios em curto, médio e em longo prazos.

Se você nunca pensou que um sistema PABX poderia lhe ajudar, então esta lista vai mudar a sua opinião. Para lhe auxiliar a fazer uma decisão mais consciente nas próximas oportunidades, selecionamos algumas vantagens das quais todas as empresas que têm um PABX usufruem:

Economia nos gastos internos com telefone

Você está no meio de uma reunião com um cliente e precisa confirmar qual foi o valor enviado no último orçamento. A ideia de mandar um e-mail passa pela sua cabeça, mas como a resposta deve ser imediata você resolve ligar para o responsável. Essa situação parece familiar?

O fato é que tem solicitações que não adianta mandar por e-mail. Se você precisa para agora, é necessário falar com a pessoa imediatamente. Agora, pense conosco: quantas vezes isso acontece com você por mês? E considerando todos os colaboradores da empresa?

Pensando separadamente, essas ligações podem até ser inofensivas, mas, no final do mês, a conta de telefone mostra que de grão em grão a galinha enche o papo, como diz o velho ditado.

É por isso que quem utiliza um sistema PABX não passa por esse transtorno. Com esse equipamento você pode ligar para qualquer ramal sem custo adicional.

Atendimento sem constrangimento

Vamos imaginar que você liga para um fornecedor pedindo para falar com o gerente. O assunto que em questão é o atraso no envio de uma mercadoria que você solicitou com urgência. Enquanto você aguarda para ser atendido, ouve a secretária comentar “Lá vem aquele cliente reclamando de novo!”. Como você se sentiria?

Muitas vezes, na correria da rotina, as pessoas se esquecem que deixar o telefone virado para cima não abafa o som externo. É bem nessas horas que surgem os deslizes mais espontâneos e graves.

Esse tipo de situação desagradável pode ser evitada com o uso de um sistema PABX. Ao fazer a transferência para um dos ramais, seu cliente escutará uma mensagem da sua empresa ou então uma música ambiente, conforme o que você escolher ao instalar o sistema.

Pode ser que no início os colaboradores fiquem um pouco confusos. Mas, assim que eles estiverem aptos para usar a tecnologia, as chances de um cliente ouvir comentários ofensivos será reduzida a zero.

Mais profissionalismo para sua empresa

A reputação de um negócio é resultado de um investimento em 360º graus. Portanto, não dá para fazer um logotipo bacana e um site bem estruturado e achar que o trabalho acaba por aí.

Se o suporte telefônico for precário, por exemplo, com apenas uma pessoa para procurar quem deve atender cada ligação, todos os demais investimentos perderão seu impacto na imagem da empresa.

Sendo assim, a instalação de um PABX trará ainda mais profissionalismo para sua organização. Os clientes perceberão que a empresa é séria, responsável e preparada para oferecer o melhor atendimento — mensagens importantíssimas para a fidelização de clientes em um mundo tão competitivo.

Investimento duradouro

Em tempos de crise econômica, os empresários ficam mais receosos na hora de investir. Isso é fácil de se entender, porém é fundamental que eles não se deixem levar pelo medo e saibam como aplicar seu dinheiro em algo que realmente dê retorno.

Um desses investimentos seguros é a adoção de um sistema PABX. Afinal, mesmo que o valor seja alto, esta não é uma compra que você faz periodicamente. O valor que você investir hoje só será repetido se você decidir comprar um sistema novo. Caso contrário, o único gasto que você terá será com a manutenção.

É louvável que você se preocupe com a saúde financeira da sua empresa, mas não deixe que essa preocupação permita que seus concorrentes lhe deixem para trás, ok?

Otimização da comunicação interna

Um dos mais importantes comunicadores da televisão brasileira, o Chacrinha, costumava dizer que “quem não se comunica, se trumbica”. No universo corporativo, essa frase faz todo o sentido.

Uma empresa não consegue seguir em frente se o departamento administrativo emite as notas fiscais sem ter a certeza de que o produto ou serviço está pronto para entrega. Da mesma forma, um gestor não pode afirmar que a empresa está no azul sendo que o faturamento serviu apenas para cobrir as contas em atraso.

Esses são apenas alguns exemplos básicos que servem para reforçar a importância da comunicação interna. E o PABX pode contribuir diretamente nesse aspecto.

As empresas que têm esse sistema ligam para outras áreas da organização sem gastar um centavo, fazendo prevalecer a sinergia entre os colaboradores de uma forma mais articulada e eficaz.

Além disso, essa velocidade trará ganhos significativos na produtividade das equipes.

A importância de um equipamento de qualidade

Um sistema PABX ficará com você por muito tempo. É por essa razão que você não pode escolher um equipamento sem um critério sólido de seleção. Depois de fazer uma busca nos sites das empresas orçadas, que sempre servem como um ponto de partida, averigue também outras informações.

Abaixo, listamos alguns aspectos que você não pode deixar passar batido na hora de comprar um sistema PABX de qualidade.

Procedência do fornecedor

O primeiro quesito que você deve averiguar é a experiência do fornecedor. Há quanto tempo ele está no mercado? Quantos clientes já atendeu? Atua em todo o Brasil? Esses dados serão muito úteis na hora da decisão final.

Nesse processo, não se restrinja somente à reputação. Consulte seus amigos, conhecidos e até mesmo a internet para saber se a empresa é idônea e oferece soluções de qualidade tal qual afirmam nas campanhas publicitárias.

Também fique atento se a empresa oferece soluções pensadas para setores e empresas de portes diferentes. Da mesma maneira que a expertise demonstra autoridade no assunto, é importante que o fornecedor saiba como oferecer a qualidade ideal para cada um.

Compromisso com a qualidade

Em segundo lugar, verifique qual é a política de qualidade dessa empresa. Pense bem: se o fornecedor não se preocupa em vender o melhor, como você poderá assegurar a qualidade para seu cliente? Se for possível, verifique se alguma pessoa de sua confiança já comprou com o fornecedor em questão para saber qual é sua reputação no mercado.

A qualidade do fornecedor desse serviço está diretamente relacionada a sua aos olhos do cliente. Por isso, faça essas e todas as pesquisas que você julgar necessárias para escolher um parceiro de confiança.

O dinheiro da sua empresa precisa ser bem utilizado, não é mesmo? Sendo assim, peça a seu fornecedor o mesmo nível de qualidade que seus clientes cobram de você. Dessa maneira, ninguém sai perdendo.

Suporte técnico de qualidade

Vamos supor que você acaba de comprar um sistema de PABX e em menos de um mês ele começa a dar defeito. Ao ligar para o suporte da empresa, eles dizem que vão levar mais de três semanas para resolver o ocorrido. Será que esse fornecedor conseguiria lhe ajudar em uma situação mais grave?

Essa é uma das questões que você precisa fazer antes de adquirir um sistema PABX para garantir sua qualidade. Quando um problema acontecer no PABX, você precisa ter a certeza de que haverá profissionais qualificados a postos para lhe ajudar. Caso contrário, é melhor procurar outro parceiro.

Os tipos de PABX

Até agora nós falamos do sistema PABX de uma forma geral. Neste tópico, você conhecerá os tipos de PABX disponíveis no mercado.

Acredite: existem vários para você escolher! E o motivo para tamanha diversidade é a evolução tecnológica, que traz novas soluções e adiciona às antigas, e esses recursos especiais são para atender às demandas do seu setor da melhor forma possível.

Antes de mais nada, vamos fazer um esclarecimento: não existe um modelo certo ou errado. O que existe são soluções que servem ou não para os interesses da sua empresa atualmente.

Isto posto, confira abaixo quais são os principais tipos de PABX:

PABX Analógico

Trata-se da versão mais tradicional, compatível com as linhas fixas das operadoras de telefonia. Com esse PABX você poderá fazer ligações entre ramais, contatar e receber chamadas externas e terá alguns recursos disponíveis como a inclusão de senhas para os ramais e o bloqueio de ligações a cobrar.

O PABX analógico é muito requisitado, sobretudo nas empresas em que não há a necessidade de processos mais elaborados. Se este for seu caso, então esta é a melhor opção.

Aqui, vale uma ressalva: devido à complexidade da sua manutenção, o analógico pode sair um pouco mais caro do que os demais. Também haverá a necessidade de separar um espaço específico para sua instalação em um local em que não há acúmulo de poeira.

PABX Digital

Neste modelo, tudo é mais tecnológico. Algumas das vantagens em comparação com o analógico são o entroncamento E1, que consegue receber até trinta linhas diferentes, a melhoria na qualidade das ligações, aumentando o áudio e eliminando os ruídos, e a disponibilização da Discagem Direta de Ramal (DDR).

O PABX digital vai cair como uma luva se você é daqueles que faz reuniões por telefone ou, então, que precisa compensar o baixo nível do sinal nas redondezas da empresa. Com o áudio aprimorado pelo digital, você conseguirá ouvir perfeitamente o que a pessoa fala do outro lado da linha.

É importante que você tenha um bom suporte à disposição, pois o mecanismo é complexo e requer um cuidado a mais. Além disso, a manutenção também precisará de um investimento maior.

PABX VoIP

Esse sistema é conhecido por ser um dos mais complicados de todos. No entanto, ele compensa essa complexidade com uma lista imensa de recursos.

O PABX VoIP funciona como um servidor Proxy, coordenado as permissões concedidas aos usuários e trabalhando somente com as linhas de operadoras VoIP. Das vantagens presentes neste sistema, vale a pena citar a possibilidade de gravar as ligações que pode ser muito útil na hora de fazer as atas de reuniões a distância.

Se a sua intenção com o sistema PABX é aumentar a eficiência da empresa, sem abrir mão das facilidades da tecnologia e da segurança, então o PABX VoIP é a alternativa mais indicada.

PABX Híbrido

Se você chegou até aqui pensando “Mas eu não quero só um analógico ou só um digital!”, seus problemas acabaram! Neste modelo de PABX, como o próprio nome já indica, há uma junção das melhores funções do analógico com o digital, integrando a tecnologia VoIP (Voz Sobre Protocolo de Internet). O resultado é um sistema mais econômico e funcional.

O PABX híbrido funciona da seguinte maneira: além das linhas convencionais, esse sistema utiliza também os números VoIP e, a cada ligação, ele determina qual é a rota mais barata para as chamadas.

Isso significa que você investirá seu dinheiro em uma solução que, além de melhorar a comunicação, diminui consideravelmente seus gastos. Parece uma boa ideia, não é mesmo?

Se você quiser abrir o leque de opções na hora de contatar clientes e parceiros, então o híbrido é sua melhor escolha.

Um sistema PABX deve ser analisado com a mesma importância que é dada para a comunicação interna, infraestrutura e equipe de trabalho. Sem esses elementos, fica difícil para uma empresa vencer a concorrência e construir uma história de sucesso.

Isso vale para qualquer cenário econômico. Entretanto, sabemos que quando se trata do Brasil os desafios se multiplicam. De acordo com o Banco Central, a expectativa dos especialistas é que o Produto Interno Bruto (PIB) do país cresça somente 0,27%.

Por isso, invista também internamente para conseguir um bom diferencial competitivo. As suas ligações com clientes, colaboradores e parceiros serão muito beneficiadas.

Agora que você já conhece quais são as vantagens de um sistema PABX, escolha o modelo que melhor atenda às suas necessidades. Quanto mais adaptado ele estiver, mais efetividade sua empresa terá.

Se ainda restar alguma dúvida sobre os benefícios de um sistema PABX, entre em contato com a gente hoje mesmo!