Telefonia digital: quais são os diferenciais e por que implementar?

Oferecendo muito mais recursos que os sistemas telefônicos do passado, a telefonia digital é um avanço imenso para empresas que utilizam o telefone para atividades essenciais no seu negócio. Além dos custos mais baratos, os telefones em VoIP permitem uma eficiência maior no atendimento e na integração da comunicação de uma companhia.

Enquanto na telefonia tradicional a transmissão de voz é feita entre dois pontos fixos por cabos de cobre conectados em uma central, o VoIP usa dados transmitidos a partir das redes da internet, permitindo maior mobilidade aos usuários, que podem, inclusive, conversar em uma amplitude maior de dispositivos.

A telefonia digital é mais barata

A telefonia digital não utiliza o mesmo sistema que os telefones convencionais. Justamente por isso, não está limitada a conceitos como ligação interurbana ou internacional: qualquer chamada feita pelo VoIP percorre o caminho até seu receptor com os dados da internet, sem preços extras se ele estiver do outro lado do mundo.

Além disso, a telefonia digital normalmente é mais barata mesmo em ligações locais, já que a compressão da qualidade de voz e a supressão de silêncios e ruídos reduzem o consumo de dados. E claro, em ligações internas dentro da própria empresa, o custo é zero.

Outra vantagem econômica da telefonia digital é que a sua instalação e usabilidade é normalmente mais barata em empresas que precisam de um sistema telefônico robusto e complexo, como um hotel com ramais em todos os quartos, por exemplo.

Com equipamentos adequados de PABX digital, é possível ter todos os benefícios de diversas linhas sem ter que pagar por todas elas para a operadora.

Compatível com diversos dispositivos

Um sistema de telefonia tradicional é bem limitado no que tange à diversidade de dispositivos suportados: funciona apenas em telefones tradicionais e em alguns computadores com muitas adaptações.

Na telefonia digital, é possível fazer e receber ligações de muitos aparelhos, como tablets, computadores e, claro, telefones semelhantes aos tradicionais, mas com muito mais recursos e tecnologia.

Com isso, também é possível muito mais mobilidade dos usuários de um sistema de telefonia: em um hospital em que um médico precisa estar acessível, mas ao mesmo tempo não pode ficar parado ao lado do telefone, um tablet ou celular pode permitir que ele carregue seu ramal enquanto visita os quartos dos pacientes.

Ter mais dispositivos suportados também significa que uma empresa tem mais opções quando estiver em busca do melhor preço de equipamento.

Transferências facilitadas na telefonia digital

Um dos muitos recursos superiores que um sistema de telefonia digital possui é a facilidade na transferência de ligações dentro de uma mesma companhia ou até para fora dela. Com uma interface completa e bem mais intuitiva, é simples encontrar o destinatário da chamada sem precisar consultar uma lista de ramais.

Além disso, os sistemas mais modernos permitem um encaminhamento dinâmico para outro número se uma chamada não for atendida ou até ficar ocupada.

Existe inclusive um serviço de siga-me externo, que pode, por exemplo, redirecionar uma chamada para um telefone de um gerente do hotel que esteja fora da mesa de trabalho diretamente para o celular dele, impedindo oportunidades perdidas.

Chamadas em grupo com a telefonia digital

Realizar chamadas em grupo é algo essencial quando um time que trabalha remotamente ou, por alguma razão, não pode estar em um mesmo lugar na hora de uma reunião. Em sistemas telefônicos tradicionais, isso até acontecia, mas funcionava mal, era caro e exigia equipamentos complexos.

Com a telefonia digital, as chamadas em grupo são tão simples quando as tradicionais: normalmente, basta ligar e acrescentar as outras pessoas envolvidas. A experiência é mais barata que fazer múltiplas ligações, pois o volume maior de voz acaba sendo insignificante no volume de dados total.

Gravação de voz automática e facilitada

Ter um registro de voz de todas as chamadas realizadas dentro da empresa é extremamente útil: as gravações podem ser usadas para treinamentos, monitoramento de padrões de qualidade e até provas, caso a companhia se envolva em algum tipo de embate na Justiça.

Enquanto na telefonia tradicional era necessário investir muito em infraestrutura para ter gravações das chamadas, com a telefonia digital basta um PABX moderno para ter todas as ligações registradas em um banco de dados seguro e organizado.

Integrações com outros sistemas de comunicação

Um sistema de telefonia digital pode ser integrado com muito mais facilidade em uma empresa que utilize também outros métodos de comunicação digital, como e-mails e mensagens de texto.

Como é possível salvar ligações em arquivos digitais, os colaboradores podem, por exemplo, encaminhar as chamadas por e-mail para outros setores lidarem com as demandas dos clientes.

Identificação de chamadas sem custos adicionais

Em sistemas de telefonia digital, a identificação de chamadas é um serviço de série gratuito e mais avançado que as antigas binas. Além de mais caros, as plataformas de identificação de chamada, que eram usadas na telefonia analógica, só mostravam ao usuário o número que ligou.

Na telefonia digital, é possível que um ramal ou número externo esteja associado ao nome de um contato, identificando melhor a pessoa que está chamando. Esse tipo de estrutura é especialmente útil em hotéis ou hospitais: quando um colaborador receber uma ligação de um hóspede, já é possível saber de qual quarto vem a chamada e, assim, saudá-lo de forma personalizada.

Configurações de recursos facilitadas pela web

Além dos recursos listados neste artigo, um sistema de telefonia digital pode oferecer muito mais, como monitoramento e controle de chamadas, secretárias eletrônicas e serviços de atendimento automático.

Muitos desses já existiam na telefonia analógica, mas, além de estarem mais baratos e eficientes, eles podem ser configurados facilmente por um aplicativo web com interface visual, sem a necessidade de chamar um técnico para cada ajuste menor dentro do sistema de telefonia.

Com isso, o custo de manutenção e suporte do sistema de telefonia digital é reduzido, fazendo com que o custo total da implementação dessa tecnologia seja ainda menor.

Agora que você já sabe os diferenciais da telefonia digital, aproveite para acessar também nosso artigo sobre a importância da telefonia em grandes empresas!