Automação de tarefas: por que ela se tornou uma necessidade?

Se você acompanha o nosso blog, sabe o quão importantes as tecnologias são para o desempenho de uma empresa, certo? Por esse motivo, é importante saber o que é automação de tarefas e como essa novidade melhora a qualidade de seus serviços e produtos.

Com o passar dos anos, novas tendências surgiram e estão revolucionando todas as áreas de atuação. A automação de tarefas é um segmento que ganha cada vez mais espaço e notoriedade em diversos tipos de empreendimentos. Com o uso de ferramentas adequadas às suas necessidades, você alcança resultados incríveis.

Portanto, neste post, você vai aprender um pouco mais sobre o que é automação de tarefas e suas principais vantagens. Além disso, mostramos como implementar essa prática de forma eficiente no seu negócio. Aproveite a leitura!

O que é automação de tarefas?

A automação de tarefas é considerada como uma etapa da melhoria da gestão de processos de negócios que tem o objetivo de identificar ações repetitivas feitas de forma manual e criar soluções, como softwares e aplicativos, para realizá-las de forma automatizada, ou seja, sem a necessidade de intervenção humana.

Em outras palavras, ela busca respostas para as seguintes perguntas:

• Essas atividades são repetitivas?
• Elas obedecem regras claras e bem padronizadas?
• Qual é a sua importância para o valor final do produto?

Quando esses questionamentos têm uma resposta positiva e mostram o diferencial das tarefas para o sucesso de sua empresa, a automação de tarefas deve ser implementada.

Por exemplo, a emissão de notas fiscais segue um padrão muito rígido de regras e normas. Elas também são emitidas em várias situações durante um dia ou uma semana. Alocar uma equipe de trabalho apenas para realizar essa função é um desperdício de tempo e dinheiro. Como essa atividade é repetitiva, a automação de tarefas simplifica os processos e melhora a sua abordagem de trabalho.

Outra área que pode se beneficiar disso é o setor logístico. Como a sua cadeia de produção conta com centenas de clientes e fornecedores, ficaria muito difícil monitorar tudo o que acontece manualmente. Então, a automação de tarefas possibilita o controle total das atividades, sem que a qualidade do serviço seja colocada em risco.

Por que a automação de tarefas é tão essencial?

Algumas pessoas acreditam que esse conceito está relacionado ao uso de robôs de filme de ficção científica no processo de produção de uma empresa. Essa ideia está errada e pode atrapalhar o crescimento do seu empreendimento.

Em um mercado consumidor tão competitivo, o menor detalhe pode fazer a diferença para atrair e fidelizar clientes. Desse modo, um gerente de TI precisa utilizar ferramentas tecnológicas ao seu favor. Como o tempo também determina a performance de sua gestão, ele precisa tomar decisões rápidas e eficientes.

A automação de tarefas faz com que os profissionais mais autonomia para desempenhar funções importantes e estratégicas para o negócio, ou seja, focar no core business sem que a qualidade dos serviços seja colocada em risco.

Lembre-se, também, que a automação já é amplamente utilizada por empresas no mercado e não pode ser mais considerada como um diferencial. Os avanços tecnológicos mudaram as relações entre empreendimentos, fornecedores e clientes.

Neste sentido, a automatização é essencial para manter-se no nível dos concorrentes que já investem nesse tipo de tecnologia. Não utilizá-la coloca a empresa em desvantagem nos processos de atração e fidelização de consumidores.

Quais são os seus benefícios?

Agora que você já sabe o que é automação de tarefas e qual é a sua importância, chegou o momento de conhecer as suas vantagens. Confira!

Aumento de produtividade

Um empreendimento de sucesso é aquele que trabalha focado em seus objetivos. Além disso, o trabalho em equipe é fundamental para alcançar os resultados positivos que você tanto almeja. Com sistemas automatizados e padronizados, você elimina as tarefas manuais e dá mais velocidade e eficiência para o processo produtivo.

Independentemente do setor em análise, é possível diminuir o tempo de ação de seus processos. O quadro de tarefas de cada colaborador também pode ser ampliado, o que faz com que o nível de produtividade se eleve.

Redução de erros

Por mais bem preparada e treinada que a sua gestão seja, imprevistos podem acontecer. As falhas atrapalham a performance de sua empresa e devem ser evitadas a todo custo. Em todos os casos, você precisa estar pronto para propor soluções eficientes em um curto intervalo de tempo.

Como já dito, a automação de tarefas faz com que você crie uma infraestrutura com padrões previamente estipulados, fazendo com que certas atividades aconteçam sem que você se preocupe com a sua execução.

O uso de ferramentas tecnológicas e softwares reduz drasticamente a probabilidade de erros e outros problemas. Dessa forma, você evita o retrabalho e aumenta a qualidade de seus serviços.

Diminuição dos custos

A redução de despesas é uma das principais metas da maioria das empresas. Como o mercado consumidor é imprevisível em certos momentos, é necessário estar preparado para superar obstáculos e vencer crises.

A automação de tarefas permite que você utilize uma menor quantidade de funcionários na realização de certas funções. Desse modo, você pode investir a quantia que seria gasta em sua folha salarial em outras áreas que podem trazer melhores resultados.

Como a maioria das soluções tecnológicas não exige conhecimentos aprofundados para ser manuseada, basta que você realize treinamentos para capacitar sua equipe de trabalho da maneira como deseja.

Melhoria dos resultados

O gerenciamento de processos é outra prática que deve ser implementada em sua gestão. Ao ter o controle sobre tudo o que acontece em sua empresa, você consegue encontrar os gargalos operacionais e financeiros que criam empecilhos para o crescimento de todos.

A automação de tarefas permite um controle mais aprofundado e realista de seu processo produtivo. Portanto, é possível medir os indicadores de desempenho de todos os departamentos e realizar um controle de qualidade bem fundamentado. Nessas horas, a empresa tem mais autonomia para comparar os resultados obtidos com as metas estipuladas e encontrar novas abordagens para melhorar os indicadores.

Integração das equipes

A integração também é um dos principais benefícios da automação. Criar um ambiente aberto ao diálogo em que os funcionários trocam informações com facilidade nunca foi tão fácil com a automação de tarefas. Dessa maneira, todos criam um relacionamento mais estreito entre si e sabem da importância das atividades para o sucesso da gestão.

Atualmente, existem várias ferramentas tecnológicas que auxiliam o dia a dia de trabalho de um gerente empresarial. Em todos os casos, esse profissional precisa analisar a sua infraestrutura de trabalho, a fim de encontrar novas técnicas a serem implementadas. A automação de tarefas já não é mais um diferencial no mercado e precisa ser aplicada no negócio o quanto antes.

Como implementar a automação de tarefas na empresa?

Depois de conhecer os benefícios dessa prática, é preciso conhecer a melhor forma de implementar a automação de tarefas na sua empresa. Para isso, o indicado é seguir algumas etapas que garantem sua eficiência. Apresentamos cada uma delas à seguir. Veja!

Passo 1. Comece com um bom planejamento

O primeiro passo para adotar qualquer tecnologia é sempre planejar. Isso permite que a empresa defina um plano correto e otimizado para escolher a melhor solução, bem como implementá-la da forma correta.

Sendo assim, é preciso estabelecer o time responsável por esse processo, que vai estudar e mapear as atividades da empresa, definindo quais são repetitivas e podem ser automatizadas para agregar valor às funções da organização.

Passo 2. Avalie as opções do mercado

A automação de tarefas pode ser feita em áreas e processos específicos, usando diferentes plataformas, ou então de forma geral com um fornecedor que ofereça soluções customizadas para o serviço. Alguns software básicos podem ser encontrados de forma gratuita.

Nesse sentido, a empresa pode investir, por exemplo, em uma plataforma de automação fiscal, que oferece o benefício para atividades apenas dessa área, ou então adotar um parceiro especializado em integrações, que personalizará os processos conforme as necessidades do negócio.

A escolha deve ser feita conforme os objetivos e orçamento da empresa. Em ambos os casos, é preciso buscar informações sobre os fornecedores do mercado e avaliar as soluções oferecidas, de forma a garantir que a melhor decisão seja tomada.

Passo 3. Defina o projeto de implementação

Uma vez escolhido parceiro, o time responsável deve definir qual será o processo de implementação da solução. Algumas empresas oferecem um período de teste para que se possa avaliar as funcionalidades da solução, bem como definir quais ajustes e personalizações precisam ser feitas.

O ideal é ter um calendário para cada etapa da fase de implementação — como teste, personalização, avaliação, ajustes, treinamento etc. Além disso, o processo é melhor realizado com o trabalho conjunto de fornecedor e equipe da empresa.

Passo 4. Treine os profissionais

Parte fundamental do processo de implementação de novas tecnologias é a realização de treinamentos para os profissionais que são afetados pela mudança. Para automação de tarefas, é preciso apresentar aos funcionários como os novos processos e atividades serão realizadas, como o sistema funciona e quais suas novas responsabilidades.

Passo 5. Mensure os resultados

Avaliar os benefícios e ganhos gerados pela automação de tarefas ajuda o time a justificar novos investimentos na prática e a entender se a solução escolhida está promovendo os resultados esperados — como aumento da produtividade e redução de erros.

Quais erros não cometer nesse processo?

Algumas práticas podem reduzir os benefícios gerados pela automação de tarefas. Entre elas, se destacam:

• adotar uma solução genérica: a personalização garante que a automação seja feita para otimizar seus resultados, enquanto uma plataforma genérica exige que seus processos se adaptem a ela;
• escolher com base no preço: o ideal é buscar a solução com melhor custo-benefício, não apenas com menor preço de venda;
• não preparar a equipe: a automação muitas vezes é vista como ameaça. Por isso, é importante mostrar seus benefícios para o time e como ela permite que os colaboradores trabalhem com mais qualidade;
• deixar de mensurar os resultados: isso impede que a empresa entenda os resultados obtidos e faça melhorias para otimizar os benefícios da solução.

O ideal é seguir os passos apresentados, usando um time de qualidade e um parceiro que apoie a empresa em todo o processo de implementação e uso da automação de tarefas.

Fica evidente que a prática é muito interessante para qualquer empresa. Seja para automatizar o envio de e-mails, seja para automatizar o processo de vendas e entrega de produtos de um e-commerce, a automação de atividades contribui para a otimização de processos e melhor desempenho no mercado.

Agora que você sabe o que é automação de tarefas e sua importância, conheça as vantagens do outsourcing de TI para empresas e melhore ainda mais seus resultados!