Como a tecnologia ajuda na organização do ambiente de trabalho?
Gestão de Empresas

Como a tecnologia ajuda na organização do ambiente de trabalho?

Escrito por Leucotron

Conseguir manter uma empresa rentável e em constante crescimento não é uma tarefa fácil, principalmente, diante de um mercado tão competitivo. Nessa jornada, a tecnologia pode ser uma excelente aliada — para a organização do ambiente de trabalho e para a realização das atividades cotidianas pelos colaboradores e também na própria gestão.

Telefonia móvel, virtualização de dados, computação em nuvem e Big Data são algumas das ferramentas de TI capazes de favorecer esse processo. Mas é preciso lembrar que sozinhas elas são incapazes de fazer milagres. Cabe a empresa e, principalmente, aos gestores buscar inovação e fazer o melhor uso delas.

Para lhe ajudar, reunimos algumas dicas para inserir a tecnologia no dia a dia da sua empresa, e vamos elucidar os benefícios que ela trará!

Melhor administração do tempo e das atividades cotidianas

Um dos principais benefícios da tecnologia para a organização do ambiente de trabalho está na possibilidade de controlar melhor o tempo gasto em atividades cotidianas e otimizar a própria execução dessas atividades.

Diversas ferramentas, aplicativos e serviços virtuais estão disponíveis para aumentar a performance dos profissionais nas empresas: no gerenciamento das tarefas diárias, na criação de apresentações, na diminuição de horas gastas em determinadas demandas e até com atividades que não estão ligadas diretamente à profissão, mas aumentam a motivação pessoal.

Facilidade para controlar o fluxo de informações

Para exercer uma boa gestão, é preciso ter controle sobre todos os aspectos do seu negócio e, principalmente, sobre as informações que podem lhe ajudar na tomada de decisões.

Todo profissional, e especialmente os líderes, vivem repletos de demandas, o que torna mais difícil a filtragem e uso daquilo que realmente é importante para atingir todo o potencial da empresa.

A tecnologia é essencial para controlar o fluxo de informações e ajudar a eleger, armazenar e analisar aquilo que será relevante. Com ela, ainda é possível lidar com os informes fora do controle interno da empresa, mas essenciais para o seu desenvolvimento, como o trabalho dos fornecedores, resposta dos clientes e atuação da concorrência.

Oportunidade de analisar dados e reduzir erros operacionais

Por meio da digitalização de processos e informações, trabalho de social business e uso de Big Data fica mais fácil para as empresas entenderem o andamento das suas estratégias de venda, conhecer o comportamento do cliente e analisar dados de forma mais confiável.

As oportunidades são variadas: no setor de comunicação é possível monitorar a imagem da empresa e criar oportunidades de interação, criação de campanhas assim como de mensurar resultados. No departamento de compras é possível pesquisar a reputação dos fornecedores, e assim por diante.

Essa precisão é essencial para que os colaboradores tomem decisões mais estratégicas, em um tempo reduzido, gerenciem possíveis crises, e o mais importante: reduzam as falhas. Escolhas bem-feitas ajudam a empresa a evitar prejuízos, fidelizar clientes e otimizar os lucros.

Possibilidade de trabalho remoto

A tecnologia é uma excelente aliada para os negócios, graças à segurança e mobilidade que traz para a execução de tarefas. Com a computação em nuvem e telefonia móvel os colaboradores não precisam mais ficar presos a um ambiente de trabalho ou correr o risco de perderem todas as informações contidas em um computador.

Com o modelo tradicional, se um colaborador precisa faltar ao trabalho, por exemplo, as suas atividades ficam estagnadas. Com a ajuda de ferramentas tecnológicas, é possível acessar os arquivos e continuar a realizar as suas atividades de casa, contatar clientes ou somente organizar o que precisa ser feito no dia seguinte.

Melhorias no atendimento ao cliente

A tecnologia facilita que as informações sobre um cliente, produto adquirido por ele e tempo de compra sejam organizadas e compartilhadas por todos os colaboradores da empresa — do setor financeiro ao de vendas.

Isso permite que durante uma ligação, por exemplo, todas as informações sobre o produto, empresa e serviços estejam sempre à mão, sem deixar o cliente na espera ou redirecioná-lo para outros setores.

O mesmo procedimento vale na criação de estratégias. Com dados bem documentados e compartilhados, a equipe de um setor não precisa “correr atrás” de informações relevantes para o seu trabalho ou pedir ajuda aos líderes. Tudo fica integrado, o que torna o trabalho mais fluido e simples para todas as partes.

Aumento da produtividade

Quando se fala dos benefícios da tecnologia na organização do ambiente de trabalho, não há como deixar o aumento da produtividade de fora.

Softwares de gestão, ferramentas de telefonia, plataformas de armazenamento em nuvem e aplicativos para se comunicar internamente ajudam os colaboradores a reduzirem o tempo gasto com tarefas simples, passando, assim, a se concentrar mais na criação de estratégias para melhorar a sua atuação.

No que se refere à gestão, a tecnologia pode ainda ajudar a redesenhar fluxos, distribuir melhor as atividades de colaboradores e automatizar as atividades do dia a dia.

Redução de custos internos

A redução de custos internos também pode ajudar a aumentar a organização do ambiente de trabalho. Economizar em determinadas áreas permite o redirecionamento da verba para instrumentos que melhorem a motivação dos colaboradores e estratégias que impulsionem o crescimento da empresa.

As ferramentas tecnológicas ajudam a reduzir custos por meio da automatização de processos do dia a dia — o que evita gastos com mão de obra terceirizada e horas extras, por exemplo —, assim como na organização das informações essenciais para traçar métricas mais objetivas e reduzir gargalos, por exemplo.

Delegação de tarefas

Para os líderes, a tecnologia é fundamental na delegação de tarefas. Quando os colaboradores sabem exatamente o que devem fazer, e em que prazo, a organização da rotina de trabalho fica muito mais fácil.

Com a ajuda de ferramentas e softwares, as equipes podem compartilhar os planejamentos semanais e saber exatamente quem está fazendo o quê. Isso evita o retrabalho e dá uma visão melhor aos gestores sobre a responsabilidade de cada um em determinados projetos.

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