Como a tecnologia ajuda na organização do ambiente de trabalho?
Gestão de Empresas

Como a tecnologia ajuda na organização do ambiente de trabalho?

Escrito por Leucotron

Conseguir manter uma empresa rentável e em constante crescimento não é uma tarefa fácil, principalmente, diante de um mercado tão competitivo. Nessa jornada, a tecnologia pode ser uma excelente aliada — para a organização do ambiente de trabalho e para a realização das atividades cotidianas pelos colaboradores e também na própria gestão.

Telefonia móvel, virtualização de dados, computação em nuvem e Big Data são algumas das ferramentas de TI capazes de favorecer esse processo. Mas é preciso lembrar que sozinhas elas são incapazes de fazer milagres. Cabe a empresa e, principalmente, aos gestores buscar inovação e fazer o melhor uso delas.

Para lhe ajudar, reunimos algumas dicas para inserir a tecnologia no dia a dia da sua empresa, e vamos elucidar os benefícios que ela trará!

Melhor administração do tempo e das atividades cotidianas

Um dos principais benefícios da tecnologia para a organização do ambiente de trabalho está na possibilidade de controlar melhor o tempo gasto em atividades cotidianas e otimizar a própria execução dessas atividades.

Diversas ferramentas, aplicativos e serviços virtuais estão disponíveis para aumentar a performance dos profissionais nas empresas: no gerenciamento das tarefas diárias, na criação de apresentações, na diminuição de horas gastas em determinadas demandas e até com atividades que não estão ligadas diretamente à profissão, mas aumentam a motivação pessoal.

Facilidade para controlar o fluxo de informações

Para exercer uma boa gestão, é preciso ter controle sobre todos os aspectos do seu negócio e, principalmente, sobre as informações que podem lhe ajudar na tomada de decisões.

Todo profissional, e especialmente os líderes, vivem repletos de demandas, o que torna mais difícil a filtragem e uso daquilo que realmente é importante para atingir todo o potencial da empresa.

A tecnologia é essencial para controlar o fluxo de informações e ajudar a eleger, armazenar e analisar aquilo que será relevante. Com ela, ainda é possível lidar com os informes fora do controle interno da empresa, mas essenciais para o seu desenvolvimento, como o trabalho dos fornecedores, resposta dos clientes e atuação da concorrência.

Oportunidade de analisar dados e reduzir erros operacionais

Por meio da digitalização de processos e informações, trabalho de social business e uso de Big Data fica mais fácil para as empresas entenderem o andamento das suas estratégias de venda, conhecer o comportamento do cliente e analisar dados de forma mais confiável.

As oportunidades são variadas: no setor de comunicação é possível monitorar a imagem da empresa e criar oportunidades de interação, criação de campanhas assim como de mensurar resultados. No departamento de compras é possível pesquisar a reputação dos fornecedores, e assim por diante.

Essa precisão é essencial para que os colaboradores tomem decisões mais estratégicas, em um tempo reduzido, gerenciem possíveis crises, e o mais importante: reduzam as falhas. Escolhas bem-feitas ajudam a empresa a evitar prejuízos, fidelizar clientes e otimizar os lucros.

Possibilidade de trabalho remoto

A tecnologia é uma excelente aliada para os negócios, graças à segurança e mobilidade que traz para a execução de tarefas. Com a computação em nuvem e telefonia móvel os colaboradores não precisam mais ficar presos a um ambiente de trabalho ou correr o risco de perderem todas as informações contidas em um computador.

Com o modelo tradicional, se um colaborador precisa faltar ao trabalho, por exemplo, as suas atividades ficam estagnadas. Com a ajuda de ferramentas tecnológicas, é possível acessar os arquivos e continuar a realizar as suas atividades de casa, contatar clientes ou somente organizar o que precisa ser feito no dia seguinte.

Melhorias no atendimento ao cliente

A tecnologia facilita que as informações sobre um cliente, produto adquirido por ele e tempo de compra sejam organizadas e compartilhadas por todos os colaboradores da empresa — do setor financeiro ao de vendas.

Isso permite que durante uma ligação, por exemplo, todas as informações sobre o produto, empresa e serviços estejam sempre à mão, sem deixar o cliente na espera ou redirecioná-lo para outros setores.

O mesmo procedimento vale na criação de estratégias. Com dados bem documentados e compartilhados, a equipe de um setor não precisa “correr atrás” de informações relevantes para o seu trabalho ou pedir ajuda aos líderes. Tudo fica integrado, o que torna o trabalho mais fluido e simples para todas as partes.

Aumento da produtividade

Quando se fala dos benefícios da tecnologia na organização do ambiente de trabalho, não há como deixar o aumento da produtividade de fora.

Softwares de gestão, ferramentas de telefonia, plataformas de armazenamento em nuvem e aplicativos para se comunicar internamente ajudam os colaboradores a reduzirem o tempo gasto com tarefas simples, passando, assim, a se concentrar mais na criação de estratégias para melhorar a sua atuação.

No que se refere à gestão, a tecnologia pode ainda ajudar a redesenhar fluxos, distribuir melhor as atividades de colaboradores e automatizar as atividades do dia a dia.

Redução de custos internos

A redução de custos internos também pode ajudar a aumentar a organização do ambiente de trabalho. Economizar em determinadas áreas permite o redirecionamento da verba para instrumentos que melhorem a motivação dos colaboradores e estratégias que impulsionem o crescimento da empresa.

As ferramentas tecnológicas ajudam a reduzir custos por meio da automatização de processos do dia a dia — o que evita gastos com mão de obra terceirizada e horas extras, por exemplo —, assim como na organização das informações essenciais para traçar métricas mais objetivas e reduzir gargalos, por exemplo.

Delegação de tarefas

Para os líderes, a tecnologia é fundamental na delegação de tarefas. Quando os colaboradores sabem exatamente o que devem fazer, e em que prazo, a organização da rotina de trabalho fica muito mais fácil.

Com a ajuda de ferramentas e softwares, as equipes podem compartilhar os planejamentos semanais e saber exatamente quem está fazendo o quê. Isso evita o retrabalho e dá uma visão melhor aos gestores sobre a responsabilidade de cada um em determinados projetos.

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Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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