7 ferramentas de consultoria para realizar um bom trabalho
Gestão de Empresas

7 ferramentas de consultoria para realizar um bom trabalho

Escrito por Leucotron

Há uma série de ferramentas gratuitas ou pagas que possibilitam a otimização de processos nas empresas. Com tanta variedade disponível, cabe aos gestores testar possibilidades e buscar conhecer as melhores opções para cada tipo de trabalho.

É claro que encontrar a solução certa demanda alguns esforços. Portanto, para quem quer economizar tempo na etapa de pesquisa e seleção, trouxemos um post com 7 excelentes ferramentas de consultoria.

Acompanhe para descobrir como elas funcionam e de que maneira podem ser aproveitadas no dia a dia de diferentes negócios!

1. Armazenamento na nuvem

O armazenamento de documentos na nuvem é um método simples e escalável de armazenar, acessar e compartilhar dados na internet. Isso porque os provedores mantêm o hardware e software conectados à rede enquanto o usuário tira proveito do que precisa, por meio de uma aplicação web.

Esse tipo de armazenamento elimina a necessidade de aquisição e gerenciamento de custos de compra e manutenção de uma infraestrutura própria da empresa. Com ele, uma equipe inteira consegue acessar e alterar os mesmos arquivos, a partir de qualquer local e a qualquer momento.

Atualmente, podemos citar o Dropbox e o Google Drive como bons exemplos de ferramentas que permitem trabalhar na nuvem. Ambos são de ótima qualidade e oferecem versões gratuitas.

2. Sistema de videoconferência

A videoconferência é uma tecnologia que possibilita o contato visual e sonoro entre duas pessoas ou entre grupos formados por diversos profissionais. Graças a estes recursos, ela dá a sensação de que os participantes estão dividindo o mesmo espaço.

Uma empresa que adota o sistema de videoconferência pode reduzir a quantidade de reuniões externas ou até eliminar esses tipos de encontro. Os benefícios são diversos, afinal, negociações que exigem a presença de todos os colaboradores são pouco produtivas e geram mais custos para a organização.

Até a qualidade da comunicação interna pode melhorar com o uso de ferramentas que possibilitem o trabalho remoto. Entre as opções mais conhecidas no mercado, ganham destaque o Skype e o Google Hangouts.

3. Aplicativos para gerenciamento de projetos

Delegar e acompanhar tarefas são ações que tomam boa parte do dia de um gestor. Felizmente, já existem ferramentas específicas para facilitar esse trabalho e que possibilitam a distribuição adequada das funções dentro de uma equipe.

Uma das opções mais interessantes é o Trello, um gerenciador que mantém todas as definições de um projeto à vista dos colaboradores envolvidos. Nesse app, a atualização dos dados é feita em tempo real, o que garante que cada profissional tenha acesso e trabalhe com as informações mais recentes.

Existem outras ferramentas colaborativas que melhoram a comunicação entre equipes e o ambiente de trabalho como um todo. Veja algumas abaixo:

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  • Asana: funciona como um quadro de atividades, onde é possível definir e gerenciar metas, compartilhar dados e visualizar clientes;
  • Huddle: fornece ferramentas que integram profissionais de diferentes setores e tem como objetivo facilitar o compartilhamento de arquivos;
  • Blimp: ajuda empresas na hora de organizar e distribuir tarefas, mantendo o controle de documentos usados com recursos de compartilhamento.

4. Checklist de cumprimento de tarefas

Também chamada de lista ou folha de verificação, a checklist é uma das mais simples ferramentas de consultoria. Trata-se de uma espécie de tabela ou planilha muito usada por gestores, principalmente para facilitar a coleta e análise de dados.

Uma checklist bem elaborada garante economia de tempo e elimina o retrabalho nas mais diversas etapas de um projeto. Com ela, as equipes conseguem acompanhar o cumprimento das tarefas e obter dados relevantes sobre diferentes processos.

Para manter a produtividade, é essencial padronizar a lista de verificação e controlá-la com frequência. Os itens podem ser escritos na forma de questões e serem marcados toda vez que uma atividade ou fase específica for finalizada.

5. Bloco de notas

Nada melhor que um bloco de notas virtual para organizar anotações e ideias, salvar imagens e armazenar informações que precisam ser retomadas com frequência. Para usar esse tipo de ferramenta, é necessário apenas um dispositivo — celular, computador ou tablet — e conexão com a internet.

Entre as opções mais conhecidas está o Evernote, um aplicativo que funciona como um caderno de anotações. Ele permite criar notas, salvar artigos para leitura posterior e criar listas específicas de atividades. Além de sincronizar dados em diferentes dispositivos, a ferramenta ainda permite que gestores compartilhem arquivos com os demais colaboradores da equipe.

6. Mapas mentais

O mapa mental é uma ferramenta que tem a finalidade de organizar ideias e propostas com mais clareza. Seu uso nas empresas tem ajudado equipes a identificar e associar informações a partir de palavras-chave ou imagens específicas.

Existem diversas maneiras de criar mapas mentais e, inclusive, ferramentas próprias para essa finalidade. Todas são eficientes para planejar tarefas, reduzir burocracias em projetos ou resumir assuntos abordados em reuniões e palestras.

Um bom exemplo é o MindMeister, um aplicativo online que permite às empresas desenvolverem trabalhos com mais produtividade. Ele pode ser usado, por exemplo, para apresentar a visão geral da organização a um novo colaborador, facilitando a memorização de setores, departamentos, procedimentos e responsáveis.

7. Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta de administração, usada principalmente durante o planejamento estratégico de uma empresa. O termo SWOT é a abreviação das palavras strenghts, weaknesses, opportunities e threats que, respectivamente, significam forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

No Brasil, é comum a adoção da sigla FOFA — que representa os termos em português. A análise SWOT ou FOFA tem como objetivo analisar os ambientes internos e externos da empresa. A partir desse trabalho, gestores conseguem elaborar estratégias de negócios para otimizar o desempenho da marca no mercado.

A ferramenta também permite identificar os elementos-chave para a gestão da empresa e para manter equipes preparadas para eventuais riscos e problemas. Assim, ela ajuda a fortalecer pontos positivos, indica o que deve ser melhorado, aumenta as oportunidades e mantém os profissionais em alerta diante de riscos.

Apesar de estarem entre as melhores, estas são apenas algumas das ferramentas de consultoria disponíveis no mercado. Portanto, cabe a você analisar as vantagens e funcionalidades de cada uma antes de tomar uma decisão que beneficie o próprio negócio.

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