Aprenda como mapear os processos de TI de maneira eficiente

Mapear os processos de TI é uma atividade que auxilia os gestores a impulsionar os negócios. O mapeamento permite o controle inteligente das empresas e a tomada de medidas acertadas para otimizar as tarefas. O profissional que deseja aproveitar essas vantagens precisa conhecer as estratégias para a estruturação do processo.

Com o mapeamento de processos, é possível minimizar as ocorrências negativas, eliminar falhas e gargalos, além de evitar muitos problemas nas empresas. Com isso, o gestor consegue melhorar resultados após compreender a importância de adotar essa prática. Neste artigo, vamos explicar o que é e como funciona esse método para alavancar o seu negócio. Confira.

Saiba o que é e como funciona o mapeamento de processos de TI

Mapeamento de processos de TI é um conjunto de ações que objetivam a governança integral com o uso de tecnologias para aprimorar as atividades de uma organização. Elas possibilitam uma gestão mais eficiente devido à identificação dos procedimentos existentes e à análise do seu funcionamento para a promoção de alterações eficazes.

Desse modo, o mapeamento é indispensável para realizar mudanças positivas, promover melhorias nos processos empresariais e transformar as atividades internas para minimizar os erros. O gestor precisa utilizar uma representação gráfica com sequência lógica para compreender de maneira clara e simples as operações do negócio.

A elaboração desse documento ajuda a aumentar a produtividade, prever custos, investir recursos com assertividade, melhorar a comunicação dos processos, aperfeiçoar o aproveitamento do tempo no trabalho e tomar decisões mais acertadas. O mapeamento de TI aprimora o sistema de gestão e a tecnologia amplia a visão dos profissionais sobre estoque, faturamento, finanças etc.

Conheça as dicas de como fazer o mapeamento de processos de TI

O uso da tecnologia para a gestão da empresa integra todos os seus departamentos, facilitando a emissão de relatórios e o monitoramento dos indicadores de produtividade. Um sistema atualizado otimiza a previsão das demandas e gera insights valiosos para o crescimento dos negócios. Veja a seguir as principais dicas para fazer o mapeamento de processos de TI com eficiência.

Defina os objetivos

O primeiro passo a ser dado é definir os objetivos que a empresa pretende alcançar com o mapeamento dos processos. Para conseguir fazer essa definição, é necessário averiguar os motivos por trás da decisão de executar essas ações, verificar os riscos envolvidos nos procedimentos e definir as vantagens que o negócio conquistará ao executar as atividades.

Faça um diagnóstico

Depois da definição dos objetivos, é preciso fazer um diagnóstico atualizado dos processos que já são realizados na organização. Realize um estudo geral sobre o fluxo de trabalho e as atividades atuais para compreender com mais profundidade o funcionamento do negócio. Analise os recursos e ativos da empresa, por exemplo, maquinário, energia, tecnologias e materiais.

Anote as regras internas da empresa e todas as suas metodologias de trabalho. Crie também uma listagem com o nome dos fornecedores de materiais e faça uma classificação. O fornecedor externo é aquele que fornece matérias-primas, serviços, mercadorias e outros insumos. Já o interno engloba os grupos ou pessoas que fazem a entrada desses componentes na empresa.

Identifique as entradas e saídas

Com o diagnóstico em mãos, comece a identificar as entradas e saídas dos recursos que saem ou entram na empresa. As saídas consistem nos serviços ou produtos entregues ao cliente e que são responsáveis pela satisfação e o atendimento às necessidades de cada comprador. As entradas, por sua vez, são os elementos que compõem o processo produtivo.

Elas incluem a contratação de novos colaboradores, a entrega de bens por fornecedores, o recebimento de serviços de TI, entre outros. A avaliação desses fatores permite ao gestor identificar saídas desnecessárias e entradas que não serão usadas para a otimização dos processos que são limitados. Os limites se referem ao ponto de partida e à finalização das operações.

Escolha os colaboradores envolvidos

Após a identificação das entradas e saídas da empresa, defina os colaboradores envolvidos em todos os processos. Estabeleça quais profissionais atuarão ativamente no mapeamento dos processos e designe as atividades pelas quais essas pessoas ficarão responsáveis. Selecione os líderes dos departamentos, interaja com os administradores ou sócios e busque informações e opiniões dos colaboradores.

Liste os riscos

Não se esqueça de listar os riscos decorrentes dos processos e elabora planos de contingência, pois eles são essenciais em situações emergenciais e nos momentos de falhas. Esse documento é crucial para os negócios de qualquer área e, principalmente, para os profissionais especializados em TI, já que garante a funcionalidade dos sistemas e soluções da empresa.

Os riscos devem ser monitorados porque inviabilizam as ações dos clientes e impedem uma série de ações internas. Planeje métodos para minimizar os impactos das falhas que poderão acontecer no decorrer do tempo. Saiba que é possível identificar os perigos com a compreensão de todos os processos que fazem parte das rotinas do negócio.

Utilize o mapeamento de processos como uma ferramenta para encontrar as vulnerabilidades da empresa, minimizá-las e diminuir os seus efeitos negativos. Organize os fluxogramas e determine o modo como uma atividade impacta nas outras operações para ter mais clareza de tudo o que acontece dentro da organização. Cada processo influencia o negócio como um todo.

Encontre possibilidades de melhoria

Com o uso de certas ferramentas, o gestor consegue identificar falhas e melhorar os processos do negócio. O diagrama de Ishikawa é excelente para encontrar as razões de determinados problemas. Já o ciclo PDCA aprimora as atividades por meio de algumas atitudes, como planejar, efetuar, conferir e agir para corrigir as falhas.

A matriz GUT ajuda a priorizar dificuldades de acordo com a urgência e a sua gravidade para o negócio. Por outro lado, o 5W2H permite que o administrador registre o que, onde, por que, quando, quanto e como serão realizados os processos empresariais. Ao utilizar essas ferramentas, você perceberá os gargalos.

Defina e acompanhe os indicadores de monitoramento

Definir e acompanhar os indicadores de monitoramento é outro passo indispensável do mapeamento dos processos. Essas métricas apontam o desempenho das operações e mostram se as atividades estão sendo executadas de acordo com o planejamento do gestor. Use os índices necessários para ter mais agilidade e lidar com relatórios objetivos.

Aprendeu como mapear os processos de TI de maneira eficiente? Considere que não executar esse mapeamento poderá trazer consequências negativas para o negócio. Afinal, o negócio que não faz uso dessas ações perde a oportunidade de acessar informações valiosas e os seus profissionais não terão o conhecimento necessário para atuar com excelência.

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