Veja como a tecnologia pode ajudar na redução de custos nas empresas

Todo fim de ano é marcado por aquele momento de reavaliação dos gastos da área e aprovação do orçamento para o ano seguinte. E em tempos de grandes cobrança pelo aumento da eficiência e da redução de custos, a solução para conseguir um orçamento mais enxuto para o próximo ano está no melhor uso da tecnologia.

Todos sabemos que novas tecnologias podem não ser baratas. No entanto, a adoção de uma tecnologia melhor pode render grandes economias, tanto no curto quanto no longo prazo.

Por exemplo, ao agilizar alguns processos de negócios por meio da tecnologia, as horas de trabalho de uma equipe podem ser reduzidas significativamente e potenciais erros humanos eliminados, gerando economias de custos substanciais.

No entanto, mesmo nos dias atuais, muitos gestores ainda têm dúvidas em relação à implementação de novas tecnologias e o modo como esses recursos podem impactar na redução de custos nas empresas.

Pensando nisso, no artigo de hoje, vamos apresentar os principais benefícios que a automatização dos processos gerenciais e operacionais podem trazer para as organizações em termos de economia e corte de gastos. Confira!

Como a tecnologia promove a redução de custos nas empresas

O custo, geralmente, surge como um ponto de disputa quando se trata de investimentos tecnológicos — nenhuma empresa pode pagar ou mesmo se beneficiar de todas as inovações de TI que chegam ao mercado.

No entanto, organizações de todos os segmentos estão cada vez mais olhando para a tecnologia para aumentar a eficiência e, finalmente, fazer mais com o mesmo número de recursos ou até menos.

A tecnologia nos oferece várias opções para agilizar as operações, se assim o escolhermos. Não importa o quão lucrativa seja a sua empresa, há sempre um pouco de gordura que pode ser cortada para revelar uma versão mais rápida, brilhante e eficiente do negócio.

A Revolução Industrial nos mostrou exatamente quanta diferença a automação pode fazer na redução de custos diretos e indiretos, e no aumento da produtividade.

No mundo de hoje, então, com novas tecnologias surgindo a todo momento, é impossível não reconhecer o impacto da tecnologia no desenvolvimento e no crescimento organizacional. O uso dela é praticamente indispensável; está presente em todos os setores e indústrias, em pequenas, médias e grandes empresas.

Nesse sentido, as inovações tecnológicas têm promovido grandes avanços, seja na diminuição de gastos com material, seja no aumento da rapidez no atendimento das demandas ou na promoção da facilidade durante a comunicação entre os setores de cada empresa.

A vantagem competitiva proporcionada pelo investimento em tecnologia visando à redução de custos nas empresas fica mais evidente quando consideramos os benefícios da gestão empresarial informatizada.

Saiba quais são os benefícios da automatização

A tecnologia é uma maneira pela qual mudamos e moldamos o mundo que nos rodeia, afetando todos os aspectos da nossa existência. Portanto, não é surpreendente que a forma como fazemos negócios também tenha sido alterada e melhorada pelos avanços tecnológicos.

As vantagens oferecidas pela tecnologia ao mundo dos negócios são numerosas. Embora o benefício mais óbvio da automatização seja o aumento da produtividade — o que se traduz em uma estrutura de custo menor — existem algumas outras vantagens que também podem colocar um negócio à frente do mercado.

Para que você saiba quais são elas, separamos uma pequena lista abaixo, veja só:

Aumento da produtividade

Em primeiro lugar, como já mencionamos, está o aumento da produtividade. Os computadores permitiram que os funcionários colaborassem efetivamente, mesmo em grandes distâncias, e a adoção de dispositivos móveis, como laptops e tablets, permite que eles trabalhem de quase todo lugar.

A tecnologia também levou à automação de muitas tarefas comerciais mundanas, liberando os trabalhadores para se concentrarem em atividades mais importantes ou para supervisionar a operação de máquinas eficientes.

Melhora da comunicação

A tecnologia também oferece grandes ganhos em comunicação. Os telefones celulares e outros dispositivos móveis mantêm os trabalhadores conectados e facilmente localizáveis ​​onde quer que estejam, reduzindo o tempo necessário para realizar uma reunião.

A Internet oferece uma grande quantidade de oportunidades de comunicação, permitindo que as empresas hospedem reuniões online, utilizando conteúdos de vídeo e quadros virtuais para compartilhar informações.

As organizações que aproveitam a rede global também podem operar em mercados ao redor do mundo, sendo livres para atender clientes e coletar fornecedores de qualquer lugar.

Dados acessíveis e seguros

A tecnologia oferece vantagens substanciais para as empresas, especialmente quando se trata de armazenamento e análise de dados. A digitalização de documentos empresariais em um banco de dados pode reduzir consideravelmente a quantidade de espaço de armazenamento necessário para a manutenção de registros.

Além disso, esses documentos eletrônicos são muito mais fáceis de procurar do que seus equivalentes físicos. Isso sem contar o aumento da segurança contra a perda de dados sensíveis da organização, que podem facilmente ser extraviados quando em papel, sem grandes chances de serem recuperados.

As ferramentas de informação também podem aumentar consideravelmente a capacidade de uma empresa trabalhar com dados armazenados, permitindo que os analistas identifiquem rapidamente as tendências do negócio e localizem áreas em que uma empresa possa melhorar seus processos.

Custos reduzidos

Uma maneira pela qual essas vantagens se somam é na redução das despesas comerciais. Aumentos na produtividade permitem que as empresas façam mais com menos trabalhadores, reduzindo os custos de folha de pagamento normalmente gastos em tarefas comerciais repetitivas, mas necessárias.

Os avanços na comunicação, por sua vez, podem reduzir os custos de viagem, permitindo que executivos de ramos distantes se reúnam pela Internet em vez de se encontrarem em um local físico.

Já o armazenamento de dados pode reduzir os custos com infraestrutura, uma vez que todos os quartos cheios de documentos podem caber em um único disco rígido (ou na nuvem).

Além disso, as habilidades de análise e computação de máquinas modernas podem trazer suas próprias economias, permitindo que as empresas de engenharia formem protótipos virtuais antes de construí-los ou permitindo que uma empresa simule os efeitos de uma mudança em seu modelo de negócios antes de fazer alterações caras.

Tudo isso gera mais autonomia para as organizações, colocando-as cada vez mais como protagonistas na solução de problemas e permitindo maior versatilidade para acompanhar as mudanças no mercado de forma estratégica.

No entanto, trata-se de um caminho longo, que deve ser percorrido com foco nos benefícios oferecidos pelo investimento em tecnologia a curto, médio e longo prazo.

É preciso planejar bem as estratégias de automatização, conhecendo a fundo os recursos tecnológicos disponíveis e analisando como eles podem se encaixar nos processos da empresa.

Quais são as tendências tecnológicas mais vantajosas em termos de economia?

Para entender como a tecnologia ajuda na redução de custos nas empresas, é preciso considerar a automatização dos processos gerenciais e informacionais como uma tendência que veio para ficar.

Assim, inovações tecnológicas como o backup em nuvem podem ser aproveitadas pelas empresas de maneira personalizada, considerando as demandas específicas de cada organização: seus objetivos; seus desafios e as características dos produtos e serviços oferecidos.

Vejamos, agora, quais são os impactos mais significativos da tecnologia na realidade organizacional e como os recursos utilizados ajudam a promover a redução de custos nas empresas em diferentes áreas.

Gestão mobile

A possibilidade de realizar uma série de processos de forma remota garante uma economia direta, seja com a redução da compra de papel, tinta e outros materiais para impressão, seja com o corte de gastos com deslocamento de pessoas para o atendimento das demandas.

É possível digitalizar documentos, compartilhar projetos e fazer alterações simultâneas, acessar planilhas estando fora do ambiente de trabalho, manter sistemas operacionais e bancos de dados sempre atualizados e alcançar os clientes onde quer que eles estejam.

A economia gerada pela utilização de um sistema de PABX e de outros softwares para dinamizar a execução das tarefas amplia os benefícios do investimento em tecnologia para diversas áreas e processos, incluindo a comunicação interna.

Comunicação interna informatizada

Contar com uma comunicação interna eficiente é fundamental para agilizar a execução das tarefas diárias e promover a redução de custos nas empresas.

Nesse sentido, os recursos tecnológicos disponíveis, sobretudo na área de telefonia e telecomunicações, garantem mais eficiência na circulação da informação, diminuindo os gastos com impressão e facilitando o entendimento entre a equipe de trabalho.

Dentre uma infinidade de inovações, podemos destacar o sistema de telefonia IP e as iniciativas possíveis a partir do investimento nesse tipo de tecnologia, tais como a realização de conferências web e a utilização do celular, que permitem aos funcionários receberem ligações do telefone comercial mesmo estando fora da empresa.

A equipe de trabalho passa a desempenhar a resolução de problemas com mais rapidez e objetividade, o que cria um ciclo positivo de integração entre todas as áreas da empresa, gerando aumento da produtividade e, consequentemente, reforçando a competitividade do negócio no mercado.

Na verdade, o impacto do investimento em tecnologia ultrapassa as demandas de comunicação interna, tangenciando todas as outras áreas da empresa e influenciando a maneira como a rotina organizacional é projetada.

Eliminação de processos manuais

Olhar o que os funcionários estão realmente fazendo com seu tempo serve como um bom ponto de partida para identificar potenciais melhorias. São tarefas de entrada de dados repetitivas e simples que destroem os trabalhadores? Os processos de negócios podem ser simplificados?

Para as organizações, a papelada pode representar uma grande fonte de ineficiência. Em vez de depender da entrada manual de dados e relatórios nos sistemas da empresa, automatizar esses processos pode reduzir os custos significativamente.

Esse princípio pode ser aplicado a qualquer tipo de informação. Nem todas as organizações lidam com grandes volumes de papel, mas ainda podem encontrar processos manuais passíveis de serem eliminados.

Por exemplo, as empresas que dependem principalmente de e-mail para colaborar em projetos ou compartilhar dados encontrarão maior eficiência usando um ambiente de armazenamento em nuvem ou uma plataforma de colaboração robusta para assegurar que as versões de arquivos sejam consistentes e que todas as partes interessadas tenham acesso a dados críticos.

Soluções tecnológicas em logística

Graças à tecnologia, as empresas podem informatizar diversos processos e tarefas, o que resulta na criação de um sistema de logística inteligente.

Com os recursos tecnológicos disponíveis, é possível controlar o estoque de maneira online, evitando desperdício de material ou compras desnecessárias, além de ter acesso a informações detalhadas sobre o giro dos produtos ou a demanda pelos serviços oferecidos pela empresa.

Os processos administrativos relacionados a todas as etapas da produção e entrega de produtos e serviços também podem ser otimizados, gerando mais rapidez na realização de cada atividade, o que resulta na economia de todos os recursos envolvidos, sejam eles materiais ou humanos.

De fato, a gestão de pessoas informatizada é um avanço que gera não apenas a redução de custos, mas promove a qualificação da equipe de trabalho, uma vez que esta estará focada em atividades mais estratégicas do que em tarefas mecânicas e repetitivas.

Automatização da gestão de pessoas

Os processos de RH, quando realizados sem o suporte de um sistema operacional integrado, geram muita burocracia e lentidão para a rotina organizacional.

A automatização da seleção e a admissão de novos colaboradores permite mais objetividade nas contratações realizadas, o que resulta na escolha de pessoas mais adequadas para os cargos e, consequentemente, diminuição dos gastos com a necessidade de novos processos.

Além da contratação, o treinamento de funcionários também pode ser beneficiado pela implementação de recursos tecnológicos, o que é muito importante para manter a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa, bem como a competitividade do negócio.

Trabalhando na nuvem

O uso mais óbvio da computação em nuvem é o armazenamento. Os dados guardados na nuvem são tão seguros quanto qualquer armazenamento de dados físicos e economizam o custo de uma infraestrutura operacional.

No entanto, a tecnologia da nuvem oferece uma ampla gama de serviços, como ferramentas de análise, gerenciamento de despesas, marketing por e-mail, gerenciamento de atendimento ao cliente, e assim por diante.

A nuvem também facilita a colaboração em projetos empresariais de diferentes locais em termos de compartilhamento de arquivos e acesso a documentos. Como as plataformas de redes sociais, você precisa determinar a ferramenta certa da nuvem que vai aprimorar seu processo de negócios e crescerá efetivamente com sua empresa.

Finalmente, não tenha medo de se associar com novos arranques e experimentar novas tecnologias por aí. Seja criativo e corajoso, use períodos de teste de software para ver se eles funcionam para você, se não o fizer, você pode desinstalá-los ou excluí-los facilmente.

O feedback dos clientes sobre as novas tecnologias também é encorajado se os clientes estiverem usando e quando você encontrar uma tecnologia econômica que funcione para a empresa, fique com ela.

Gostou de aprender sobre os impactos da tecnologia na redução de custos nas empresas? Conhece alguma outra forma que ela pode impactar positivamente um negócio? Compartilhe nosso post nas suas redes sociais e conte aos seus amigos e colegas!