Como avaliar o custo-benefício de uma ferramenta de TI?

Antes de adquirir qualquer nova ferramenta de TI para a sua empresa, é muito importante saber se ela trará o retorno esperado, superando o que foi investido na sua compra. E para isso, é preciso avaliar o custo-benefício, que é a relação entre o valor que a ferramenta agrega à empresa e o quanto foi gasto na sua aquisição e manutenção.

Muitos gestores inexperientes caem no engano de sempre buscar soluções mais baratas, esperando ter os mesmos resultados de algo melhor. Mas isso é um erro, pois quem sempre escolhe a opção mais barata, na verdade, não sabe medir o valor dos produtos.

O mesmo raciocínio vale para quem compra o mais caro disponível acreditando que o preço é um atestado de qualidade e eficiência: mesmo que o produto seja realmente bom, é preciso determinar se será, na prática, útil para a empresa.

Neste artigo, vamos aprender a avaliar o custo-benefício de uma ferramenta de TI para não desperdiçar nunca mais com aquisições decepcionantes. Confira!

Identificando a necessidade de uma nova ferramenta de TI

O primeiro passo para evitar desperdícios na compra de um equipamento é identificar as necessidades no setor de TI. Com base em dados e conversas com os colaboradores da área, é possível descobrir o que pode ficar melhor com um novo equipamento.

Em uma empresa na qual o suporte de TI é parte essencial do negócio, por exemplo, o gestor pode identificar com base em métricas que, muitas vezes, os clientes ligam para a central de atendimento e não conseguem encontrar uma linha disponível.

Logo, adquirir um PABX moderno poderia ser uma solução para esse problema, aumentando a eficiência do suporte.

Existem dois extremos que podem comprometer a identificação de uma necessidade de nova ferramenta de TI:

• uma é o desleixo com a evolução constante — um gestor que não está atualizado sobre as novidades no mercado e não consulta sua equipe regularmente pode demorar para descobrir que é preciso investir em novos equipamentos;

• a segunda também é perigosa — tentar adquirir todos uma nova ferramenta apenas pela novidade pode resultar em algo parado e sem uso, que não vai agregar valor ao trabalho.

Dimensionando a demanda pela ferramenta de TI

Uma vez que seja reconhecida a demanda por uma nova ferramenta de TI, é hora de descobrir exatamente quais as especificações dela. Para isso, é preciso avaliar com mais atenção a necessidade que exige esse investimento em equipamento e compreender exatamente o que será necessário para melhorar a produtividade do setor.

Voltando ao exemplo do PABX, o gestor pode concluir que para atender suas demandas seria preciso ter 200 ramais disponíveis para o suporte, além de um solução em IP com gravação de ligações e opções de atendimento automático.

Ciente dessas especificações, ele buscará no mercado produtos que possam atender essas necessidades, descartando soluções parciais ou exageradas.

Na hora de dimensionar, é sempre importante considerar também a provável expansão da empresa, para não correr o risco de ter que comprar um mesmo equipamento poucos meses mais tarde.

Nem sempre é possível encontrar uma solução que se encaixe perfeitamente com as necessidades do negócio, mas com um dimensionamento correto, será possível escolher a opção que mais se compatibiliza às demandas da sua equipe.

Quantificando o valor gerado pela nova ferramenta de TI

Uma vez que a demanda e a ferramenta estejam identificadas, é hora de avaliar os impactos que ela vai trazer para os processos da organização.

Cada tipo de solução afeta o trabalho de uma maneira diferente: algumas permitem entregas mais rápidas, enquanto outras incrementam a satisfação do cliente final. Muitas vezes, a nova ferramenta vai causar impactos que vão além da necessidade original.

No exemplo do gestor de TI que quer investir em um PABX para sua central de suporte, por exemplo, além de reduzir a insatisfação dos clientes, o equipamento deixará o atendimento mais rápido, reduzirá gastos com telefonia e aumentará a confiabilidade do sistema, reduzindo também as chamadas perdidas por falhas técnicas.

Além de listar essas melhorias, é preciso quantificar o valor delas, em reais. Essa conta pode ser um pouco subjetiva, mas o ideal é que esteja embasada em todos os dados disponíveis.

Um gestor pode descobrir que a redução dos gastos com telefonia simbolizará uma economia mensal de R$ 2.000,00, enquanto o atendimento mais rápido reduzirá a necessidade de mão de obra, evitando o gasto de R$ 5.000,00 ao mês, por exemplo.

Uma vez que o valor gerado esteja quantificado, é hora de partir para os custos.

Quantificando os custos de uma nova ferramenta de TI

O primeiro custo de uma nova ferramenta de TI é bem óbvio: o valor investido em sua aquisição. Mas, para otimizar o cálculo do custo-benefício mais tarde, é importante saber também sua vida útil estimada, para descobrir a depreciação desse equipamento e quantificar o seu gasto mensal.

O segundo custo principal é a manutenção: quase toda nova ferramenta de TI consumirá recursos com sua manutenção e, algumas vezes, até mais que o investimento da aquisição. Mais uma vez, mesmo que a frequência do gasto com a manutenção não seja mensal, o ideal é padronizar os valores para otimizar o cálculo do custo-benefício mais tarde.

Além destes custos, cada tipo de ferramenta pode trazer também outros gastos que devem entrar na conta, como o investimento em um treinamento para os colaboradores ou a necessidade de atualizar equipamentos que dependiam da solução antiga.

Assim que tudo isso estiver no papel, finalmente será possível calcular o custo-benefício.

Calculando o custo-benefício de uma nova ferramenta de TI

Com valor e custos listados, chegou a hora de cruzar as informações e descobrir se vale a pena ou não investir em uma nova ferramenta de TI. Esse é um cálculo simples: basta subtrair os gastos com a nova ferramenta pelo valor agregado dela ao trabalho.

Se o número final for inferior a 0 (zero), é um mau negócio. Caso seja exatamente igual a 0 (zero), significa que a ferramenta de TI não vai trazer mais lucro nem prejuízo, portanto deve ser avaliada do ponto de vista estratégico da companhia, mirando objetivos de longo prazo. E quanto maior que 0 (zero) for o número final, mais recompensador será o investimento.

A relação do ROI com uma nova ferramenta de TI

O Return on Investment (ROI), traduzido como Retorno sobre Investimento, corresponde ao valor que é recuperado de um investimento em um determinado tempo, podendo excedê-lo de modo a se tornar um ganho.

Ele é um excelente indicador para avaliar o custo-benefício de uma aquisição de uma ferramenta de TI, já que possibilita mensurar o quanto de lucro foi alcançado a partir dos recursos aplicados.

Seu conceito foi criado em 1977, pela consultoria Gartner, tendo ganhado popularidade e relevância em diversos setores desde então. Para calculá-lo antes de concluir um investimento é preciso levar em consideração os possíveis ganhos que o negócio terá, como aumento nas receitas ou economias geradas.

Isso em termos financeiros, pois há outros impactos que podem ser importantes para a empresa e que podem ser observados também. Entre eles, a melhora na imagem, a elevação da satisfação interna, a diminuição de sobrecarga de trabalho dos colaboradores graças a uma automatização de tarefas etc.

No caso de uma ferramenta de TI, o ROI consistirá no retorno, geralmente calculado em termos financeiros, que ela gerará para a empresa e o tempo que transcorrerá até ela “se pagar”. Em suma, esse indicador possibilita analisar se o valor investido é realmente viável, além de permitir que se quantifique o período que a organização necessitará para recuperar esse dinheiro.

Para medir o ROI após a implementação será preciso avaliar os retornos e melhoras que a solução trouxe para a empresa. Para fazer isso, é preciso converter esses ganhos em dados financeiros, ou seja, em valores monetários.

O cálculo do ROI

Para você descobrir o ROI de uma solução de TI, primeiro precisará levantar dois pontos: o custo total do investimento e os ganhos obtidos. O primeiro envolve todos os gastos para aquisição e implementação da ferramenta, ou seja, entram na conta o licenciamento ou compra, a manutenção, os serviços de implantação, entre outros custos.

Já os retornos, como mencionado, são os lucros que precisam ser quantificados em valores monetários. Com esses dados em mãos, você poderá fazer o cálculo do ROI por meio da seguinte fórmula:

• ROI = (Ganho ou Lucro – Custo) / Custo;

Normalmente, o ROI é medido em termos percentuais, portanto, é indicado multiplicar o resultado obtido por 100. Dessa forma, ficará mais simples de visualizar os ganhos gerados por uma nova ferramenta de TI.

Por exemplo, digamos que uma companhia tem despesas com mídias, sistemas de tecnologia voltados para telefonia e tarifas com ligações de R$ 12.000,00 ao ano. Contudo, ela resolve adquirir um sistema PABX e acaba desembolsando R$ 1.500,00 com a compra, o serviço de transporte e as demais despesas de implantação.

Graças aos seus serviços de ramais e demais funcionalidades, o sistema consegue reduzir a conta de telefonia, de modo que os gastos da empresa ficam em R$ 7.000,00 ao ano. Dessa forma, vemos que a economia gerada foi de R$ 3.500,00 no primeiro ano (R$ 12.000,00 – R$ 7.000,00 – R$ 1.500,00). Esse seria o ganho obtido no período, de modo que a fórmula ficaria assim:

• ROI = (R$ 3.500,00 – R$ 1.500,00) / R$ 1.500,00;

• ROI = R$ 2.000,00 / R$ 1.500,00;

• ROI = 1,33 (aproximado)

Para converter em porcentagem multiplicaremos o resultado por 100, de modo que teremos 133%. Esse valor significa que, em um ano, o retorno em economia gerado pela solução será 1,33 maior do que o valor investido na sua aquisição ou 133% a mais. Note que esse valor é além do custo, o qual já foi recuperado, ou seja, é um ganho.

Vale destacar que nos anos seguintes a economia poderá ser maior já que não haverá mais o valor da aquisição da solução para abater, embora possa haver custos de manutenção e de trocas de peças à medida que os anos passam. Além disso, não entrou na conta os ganhos com mais eficiência e desempenho proporcionados pela ferramenta de TI.

Apesar de ser um cálculo simples, é preciso estar ciente de que fatores externos podem afetar o sucesso dos investimentos e a quantificação precisa do ROI, mesmo que os valores esteja adequadamente identificados e detalhados.

Os pontos que devem ser considerados para o cálculo

A primeira coisa a se levar em consideração é que quanto mais rápido a empresa recuperar o valor investido, melhor será o ROI. Além disso, diminuem-se os riscos do equipamento se tornar ineficiente e gerar menos ganhos ao longo do tempo, prejudicando o indicador.

Também é preciso identificar quais desafios a TI necessita resolver e as melhoras que deseja alcançar na empresa. Isso inclui fatores mais difíceis de serem quantificados, como impactos na imagem da companhia e na experiência do consumidor.

Aliás, mesmo que haja ROI negativo ou que o tempo para se recuperar os investimentos seja muito longo, é importante avaliar pontos como motivação e moral dos colaboradores, clima organizacional, confiança da marca, entre outros. Eles podem trazer resultados menos tangíveis mas que sejam importantes para a empresa.

É essencial monitorar os objetivos e as metas da implantação de uma ferramenta de TI para avaliar corretamente o ROI de tempos em tempos, uma vez que ele tem chances de variar conforme a situação do negócio.

Para melhorar a mensuração dessa métrica são indicadas análises com base na sua finalidade ou nos objetivos que se pretendem com ela. Por exemplo, ela pode ser necessária para a operação da empresa, para a otimização dos processos ou para a geração de novas oportunidades de negócios.

No primeiro caso, o foco principal será a performance, isto é, o que a ferramenta proporciona de aumento ou manutenção de desempenho para determinadas operações do empreendimento, gerando até mesmo reduções de custo.

Nos demais exemplos é bom partir para uma estruturação melhor de contas envolvendo custos versus benefícios tangíveis e intangíveis em um determinado intervalo de tempo. Outros pontos que podem ser avaliados para otimizar o cálculo do ROI:

custos/despesas com suporte à ferramenta de TI;

• curva de aprendizado;

• período de implementação da ferramenta de TI;

• como e quais aspectos da operação serão afetados pela aquisição da solução e pelas mudanças geradas por ela;

• perspectivas de obsolescência ou defasagem tecnológica;

• custos de personalização;

• elevação ou redução de produtividade com a nova solução etc.

Com base nesses pontos, o ROI poderá se tornar mais abrangente, ajudando você a mensurar melhor o custo-benefício de se investir em uma ferramenta de TI que realmente traga benefícios para o seu negócio.

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