Como reduzir custos com telefonia em grandes empresas?
Gestão de Empresas Telefonia

Como reduzir custos com telefonia em grandes empresas?

Escrito por Leucotron

Os custos com telefonia podem não ser os maiores da organização, porém representam uma despesa expressiva e podem ser um dos contratempos mais fáceis de ser resolvidos.

Diante de um cenário econômico de inconstância e da necessidade de redução de custos, as empresas devem contar com soluções inovadoras, funcionais e com excelente custo-benefício. Mas ao adotar algumas ótimas práticas, pode-se fazer um controle estratégico de seus gastos com telefonia e transformar as telecomunicações em um investimento incrível!

Gerenciar a sua comunicação com o auxílio de algumas soluções e dicas abaixo pode ser uma ótima saída para reduzir custos sem prejudicar seus resultados. Confira:

Analise e compare as condições contratuais

Pode ser um pouco decepcionante, mas muitas empresas não respeitam o que foi estipulado no contrato assinado, fazendo cobranças indevidas aos clientes. Ou mesmo inserindo serviços que não foram ajustados ou contratados. Com o auxílio de uma empresa de gestão técnica e financeira voltada para a telefonia, um diagnóstico preciso da situação pode ser cumprido.

Com o acompanhamento das faturas, em comparativo às condições contratuais, você poderá perceber até o momento em que certos erros costumam acontecer. E pode ser solicitado às operadoras que revejam os valores cobrados.

Se o que for verificado for uma afronta ao que diz o Código de Defesa do Consumidor, existe a possibilidade de ser ressarcido pelo provedor. De posse dessas informações, pode-se tentar uma composição amigável e extrajudicial. Caso contrário, o processo no Judiciário se estende mais ou menos por alguns poucos meses.

Faça um inventário periodicamente

Com o uso de inventários, você identificará quais as linhas não estão mais sendo utilizadas por sua empresa. Com o aumento de salas, setores e colaboradores, o controle pode ser perdido. E linhas de telefone antigas, mas sem operação, podem não ser desativadas completamente.

Os inventários podem ser feitos de forma mais fácil através de softwares de monitoramento, que garantem uma atualização contínua. Você deixará de pagar por linhas que não utiliza mais — e nem sabia disso.

Renegocie os seus contratos

Outra dica de como reduzir custos com telefonia é informando-se sobre as melhores tarifas e planos para a sua corporação. E existem muitos pacotes no mercado de comunicação.

Há consultorias especializadas para este tipo de serviço. Você ficará mais bem informado sobre as tarifas do mercado e as melhores possibilidades de negociação.

Ao entrar em contato com os fornecedores do serviço e ficar a par de todas as disposições dos planos, você saberá de forma certeira como reduzir custos com telefonia.

Oriente adequadamente seus colaboradores

As boas práticas para o uso da telefonia empresarial são muito importantes. Com a evolução dos celulares, é possível otimizar sua conta telefônica por meio da utilização dos dispositivos móveis que contam com serviços de voz e de dados.

Seus colaboradores precisam ser bem orientados, com um treinamento ou informações que habilitem o uso das novas funções tecnológicas. Usar as inovações tecnológicas ao seu favor pode ajudar expressivamente na expansão de operações dentro da empresa.

Também é importante esclarecer os funcionários a respeito das ligações pessoais. Devem ficar cientes de que o aparelho fornecido pela empresa não comportará aquela possibilidade ou se as chamadas de ordem particular serão descontadas nas folhas de pagamento.

Aperfeiçoe os processos internos

É importante ter amplo conhecimento de todos os processos que envolvem consumos em seus diferentes departamentos. A melhoria desses processos pode aprimorar a produtividade das pessoas e trazer boas ideias sobre como reduzir custos com telefonia.

É possível integrar sistemas e possibilitar o ajuste de fluxo de trabalho, por exemplo. Assim fica mais fácil de encontrar as falhas por onde estão indo embora os recursos da empresa.

Descentralize a gestão com o rateio dos custos

Ratear os custos entre os departamentos da empresa faz com que todos os gestores tenham responsabilidade sobre o consumo dos serviços de telefonia. E isso facilita o apelo para chegar a uma real economia e evitar desperdícios.

É possível definir orçamentos dos gastos e criar metas que incentivem a redução dos custos.

Faça ligações por IP

Com a evolução da internet e melhora de sua qualidade em serviços, as ligações tradicionais podem ser substituídas pelas ligações via VoIP (Voice Over Internet Protocol ou, em português, Voz sobre Protocolo de Internet). Esta tecnologia permite a transformação dos sinais em dados digitais transmitidos pela internet.

As ligações são feitas gratuitamente, mas apenas para outro sistema VoIP. O uso da solução tem se popularizado com alguns programas gratuitos que usam o protocolo VoIP, como por exemplo o já bastante reconhecido Skype.

Utilize soluções PABX

PABX (sigla para Private Automatic Branch Exchange ou troca automática de ramais privados) é um sistema de telefonia que possibilita efetuar ligações internamente e receber as chamadas externas. Trata-se, na verdade, de uma central telefônica que alcança as linhas da rede pública e de onde saem ramais para usuários, os quais também podem ser conectados ao interfone.

Aquele equipamento centralizador de linhas e ramais torna a comunicação muito mais segura e incrivelmente mais eficiente, já que é oferecido o sigilo total das ligações. A otimização do uso do sistema telefônico é outra boa ideia sobre como reduzir custos com telefonia.

Para que entenda melhor e faça uma boa escolha, vale dizer que os sistemas de PABX podem ser divididos em cinco tipos:

  • analógico (de utilização básica, seus ramais não possuem recursos avançados);
  • digital (de melhor qualidade de ligações, pois aumenta o volume do áudio, eliminando ruídos);
  • híbrido (agregando o melhor do analógico e digital);
  • VoIP (um dos modelos mais complexos, projetado para linhas de operadora VoIP).

Procure fornecedores especializados com soluções flexíveis para que os custos sejam previstos e mais facilmente controlados — que sejam verdadeiros parceiros de sua empresa. Para saber mais, vale a pena aprender como selecionar e encontrar fornecedores que sejam parceiros de telefonia. Seguindo as dicas de como reduzir custos com telefonia, sua empresa sairá sempre ganhando!

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Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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