Conferência por telefone: ideal para otimização de reuniões
A conferência por telefone é um recurso muito útil dentro das organizações, aproximando de modo profissional colaboradores e clientes em suas atividades. Mas nem todos os gestores sabem da importância que as conferências remotas têm para a produtividade e para a comunicação de suas equipes, por isso perdem a chance de aproveitar da melhor forma essa funcionalidade.
Mesmo com a ampliação do uso de telefones celulares no meio corporativo, as ligações fixas ainda são utilizadas em larga escala no cotidiano de uma empresa. Por esse motivo, é uma ferramenta que deve ser implementada com qualidade, integrada ao planejamento de inovação em tecnologia da informação.
As chamadas com três ou mais pessoas são empregadas como função estratégica, economizando tempo e dinheiro e tornando as tarefas cotidianas mais eficientes.
Conheça mais a conferência por telefone e veja porque qualificar essa ferramenta pode ser um diferencial para a sua empresa!
Conferência por telefone para otimização do desempenho profissional
As chamadas coletivas são um canal de comunicação entre os profissionais da empresa com as pessoas que estão fora dela, como clientes, fornecedores ou outros colaboradores. Resolvendo problemas de agenda, localização e demandas urgentes, as conferências podem ser utilizadas para reuniões, treinamentos e ligações internacionais.
Saiba mais sobre a funcionalidade da conferência por telefone para cada uma dessas situações nos próximos tópicos.
Reuniões remotas
Adiar uma reunião pode ser prejudicial para a conclusão de um projeto ou fechamento de uma venda. Por isso, as conferências fazem com que o acesso aos profissionais seja facilitado, tornando a comunicação mais fluida e engajada.
Mesmo em trânsito, um cliente pode acionar o responsável na organização pelo telefone, reunindo mais de um profissional para sanar problemas, fechar negócios e esclarecer dúvidas. Além da otimização do diálogo, as conferências trazem maior credibilidade e disponibilidade à equipe.
Treinamentos a distância para colaboradores
A capacitação dos profissionais é beneficiada pela implementação de recursos de comunicação eficientes. É possível que uma mentoria ou mesmo um treinamento completo seja administrado por chamadas de áudio.
Para que tenha efeito, as conferências por telefone voltadas para esse objetivo devem ser determinadas em função da área de trabalho. Nos casos em que há a necessidade de troca de arquivos ou de telas compartilhadas para acesso de conteúdo, os gestores de tecnologia da informação podem adotar ferramentas complementares que tenham esses recursos.
Ligações internacionais a baixo custo
Mesmo fora do país, é possível podem realizar conferências com facilidade. Seja por tecnologia VoIP ou aplicativos de chamadas, as ligações internacionais têm o seu custo muito diminuído em função das soluções corporativas para reuniões a distância.
Nesse caso, investir em ferramentas profissionais é fundamental, garantindo assim a estabilidade das ligações e a qualidade das chamadas. É recomendável ter um gravador para criar um arquivo bem estruturado das reuniões.
Ferramenta necessária para conferência
Independentemente de seu porte, a organização deve implementar soluções tecnológicas voltadas para o meio corporativo. Os programas gratuitos têm recursos limitados, que podem trazer problemas na hora de realizar as reuniões. Por isso, adquirir sistemas e aparelhos que possibilitam a realização de conferências é um investimento rentável e benéfico para a corporação.
Para realizar uma conferência, é preciso ter um aparelho ou terminal telefônico que permita a integração de dois ou mais ramais. É desejável que o equipamento permita realizar a transferência automática ou redirecionamento de chamadas.
Funcionalidades permitidas pela conferência por telefone
Os equipamentos preparados para realizar chamadas por conferência têm algumas funções que aprimoram o mecanismo. Os telefones corporativos suportam a administração de até 50 contatos por vez, permitindo que sejam realizadas reuniões com equipes inteiras.
O correio de voz é outra ferramenta prática que comporta gravação de saudação personalizada e sinalização de recuperação de mensagens. É possível criar, convidar e administrar conferências de áudio com facilidade. A conferência por telefone pode ser feita também por meio de aparelhos celulares, com aplicativos e programas específicos.
Como realizar uma conferência por telefone
É muito fácil realizar chamadas em conferência pelos equipamentos próprios para isso. Alguns trazem as funções já automatizadas, enquanto outros podem ser acionados com uma simples discagem. Confira um passo a passo para realizar uma conferência por telefone conforme o método básico de atendimento:
- Faça uma chamada para o primeiro contato/colaborador;
- Clique em pausa;
- Ligue para o segundo contato e espere ele entrar na linha;
- Selecione a opção de fundir as chamadas e/ou ramais;
- Repita o processo até todos os colaboradores estarem conectados;
- Solte a pausa e fale com os contatos.
As vantagens da conferência por telefone corporativo
Em primeiro lugar, a qualidade das chamadas veiculadas pelas ferramentas digitais corporativas é superior àquelas que não são feitas especificamente para esse objetivo. Com a troca de voz clara e em volume regulável, a conversa se torna mais agradável e produtiva.
A mobilidade oferecida pelas conferências por telefone permitem que os profissionais não precisem estar em um ambiente específico: elas podem ser realizadas em um café, quarto de hotel — até mesmo em trânsito, como já é possível fazer em voos na categoria executiva.
Ao contrário das reuniões presenciais que tomam tempo de deslocamento e geram conversas paralelas, nas chamadas coletivas a discussão é dinamizada, tornando o tempo mais curto e eficiente de cada encontro.
As soluções em tecnologia simplificam o dia a dia da empresa, modernizando procedimentos utilizados dentro do ambiente corporativo. A conferência por telefone pode ser adotada desde as tarefas do dia a dia até para a tomada de decisões importantes, trazendo um amplo espectro de uso pelos profissionais.
O recurso deve ser integrado à plataforma de comunicação, sendo não uma ferramenta isolada, mas fazendo parte do conjunto de estratégias criadas para trazer menos burocracia e maior integração na empresa. Elevando a produtividade, a objetividade e a clareza de informações, a conferência por telefone é indispensável para qualquer corporação atualmente.
O que você achou deste conteúdo? Não deixe de conferir os benefícios trazidos pelas ferramentas auxiliares, como o redirecionador de ligações, e veja como ele pode ajudar sua empresa!
