Escritório inteligente: entenda o conceito e as vantagens de ter um

Muitos de nós crescemos com algumas referências futuristas no cinema e TV. Filmes que mostravam ambientes automatizados, bem como as funcionalidades da casa dos Jetsons e sua empregada-robô fizeram parte do nosso imaginário por muito tempo. Mesmo sem percebermos, algumas invenções começaram a fazer parte da nossa rotina. Por isso, muitas empresas já conseguiram implantar o conceito de escritório inteligente.

Se você ficou curioso para saber como o futuro já chegou e pode alavancar a produtividade dos seus funcionários, fique de olho neste post. Explicaremos como funciona um escritório inteligente e quais são as vantagens de ter um. Confira!

O que é um escritório inteligente?

É um novo conceito de configuração do espaço de trabalho. A ideia principal é colocar à disposição dos funcionários todas as funcionalidades que a tecnologia permite e garantir condições de produtividade e realização.

Essa configuração pode mudar muito de acordo com o tipo de atividade que a empresa desempenha. Para alguns, a ideia de escritório inteligente é um ambiente que permite uma dinâmica criativa entre as pessoas.

Em outras empresas, pode significar a independência do espaço físico — parte da força de trabalho pode desenvolver suas tarefas de forma remota, sem a necessidade de deslocamento. No entanto, apesar dessas variações, existem algumas funcionalidades que caracterizam um ambiente de trabalho inteligente. Vamos descobrir quais são.

Salas altamente tecnológicas

Providenciar o aparato tecnológico é fundamental para alavancar a produtividade. Se o profissional de hoje conta com esses recursos, ele pode acelerar a realização de atividades, ganhar eficiência e poupar dinheiro.

Um único funcionário que tem à disposição os equipamentos e softwares necessários para automatizar tarefas burocráticas e repetitivas pode evitar que a empresa seja obrigada a contratar uma equipe inteira.

Isso também vale para equipamentos de videoconferência. Com eles o colaborador pode fazer reuniões com clientes, fornecedores e parceiros a distância, evitando deslocamentos e a perda de tempo. Um dia pode render mais que uma semana!

Portanto, trata-se de uma questão de analisar as necessidades de cada negócio, conhecer os recursos aplicáveis as suas operações e utilizá-los para economizar tempo e dinheiro.

Foco na realização

A configuração do ambiente de trabalho deve favorecer a produtividade dos funcionários. Muitas empresas estão apostando nisso à medida que derrubam as barreiras entre as salas dos subordinados e chefes, criando um espaço mais propício à comunicação.

Isso também vale para os profissionais em geral. A tendência é que, em um escritório inteligente, eles façam parte de um ambiente colaborativo, em que as pessoas sejam conectadas não só pela tecnologia, mas pela ampla convivência.

Estudos mostram que nas empresas em que as pessoas dividem o espaço entre si existe mais comunicação. Em vez de atrapalhar a produtividade, essa interação aumenta a velocidade na conclusão de projetos e na solução de problemas.

Portanto, o escritório inteligente é aquele que promove esses encontros. Para aquelas situações especiais em que é necessário realizar um treinamento ou atender um cliente, é possível contar com ambientes mais reservados, como uma sala de reuniões.

Inovação constante

Hoje estamos no rumo da transformação digital. Isso significa que as empresas estão caminhando para uma mudança estrutural, na qual a tecnologia tem um papel fundamental.

Portanto, o que está em jogo não é simplesmente a capacidade de integrar novas tecnologias, mas de mudar completamente a forma com fazemos as coisas. Um escritório inteligente é aquele que se adapta a essas mudanças.

Virtualização de serviços

O fato é que hoje não é necessário depender de pessoas para cada atividade desempenhada na empresa. Um hospital ou clínica, por exemplo, pode contar com um serviço de atendimento completamente virtual.

Para agendar um procedimento, por exemplo, o paciente pode entrar em contato por meio do site, escolher o dia e horário para a consulta ou exame, preencher o cadastro e marcá-lo sozinho, de acordo com sua preferência.

Além de dispensar o recurso humano deste tipo de tarefa, a virtualização permite a utilização do serviço fora do horário de expediente e pode facilitar a vida do consumidor.

Isso é o que já aconteceu com os bancos: hoje é possível pagar contas, realizar transferências, consultar demonstrativos e aplicar dinheiro a qualquer hora do dia e da noite. Tudo isso só é possível devido à tecnologia.

Empresas e profissionais liberais também podem transferir procedimentos para células compartilhadas de atendimento. Dessa  forma, elas ampliam as opções para o cliente sem necessariamente aumentar sua estrutura.

Como funciona um escritório inteligente?

De maneira resumida, podemos dizer que um escritório inteligente funciona como um espaço planejado, contendo diversos recursos que potencializam o desempenho de atividades profissionais. Esses recursos normalmente são tecnológicos ou envolvem soluções de organização inovadoras.

Aliás, há empresas que estruturam escritórios inteligentes em espaços de coworking. O objetivo é entregar o maior número possível de funcionalidades que facilitam a vida daqueles que trabalharão nesses ambientes.

Outro exemplo interessante são as empresas de coworking que trabalham com serviço de escritório virtual. Nesse caso, disponibilizam Internet de qualidade e, até mesmo, central telefônica para seus clientes.

Dessa forma, mesmo que um profissional ou uma equipe não trabalhe fisicamente nos espaços compartilhados ou privativos de uma organização assim, preferindo home office, ainda será possível usufruir dessa central para gerenciar seus recados e ligações telefônicas.

Aliás, as próprias empresas de coworking treinam profissionais para atenderem as ligações e registrarem recados nesses ambientes. Basicamente, oferecem serviços de recepção e de secretariado.

Para reuniões do time ou com clientes, basta se dirigir ao espaço físico de coworking. Inclusive, dá para utilizar o endereço físico desse tipo de ambiente como endereço comercial.

Quais são as vantagens do escritório inteligente?

Esse tipo de ambiente impacta na quantidade e qualidade do trabalho dos colaboradores. Entenda quais são os principais benefícios de contar com um escritório inteligente.

Redução de custos

Um escritório inteligente dispensa a necessidade de contratar trabalhadores para funções burocráticas e repetitivas, reduzindo drasticamente a quantidade de funcionários e a folha de pagamento.

Um exemplo simples é a automação do atendimento telefônico. Com um menu de opções, o cliente é direcionado ao setor desejado sem intermediação humana. O atendente só é acionado quando a situação é atípica e não contemplada no menu.

Produtividade

Com a automação de diversas atividades, o profissional tem a oportunidade de ocupar todo o seu expediente em tarefas realmente produtivas. Dessa forma, ele gera mais lucro para a empresa.

Satisfação do colaborador

O profissional se sente valorizado e estimulado quando o ambiente proporciona facilidades. Um escritório obsoleto, onde acontecem falhas a todo momento, desestimula o colaborador.

O ambiente de trabalho exerce uma tremenda influência sobre a satisfação e desempenho do funcionário. Ele deve ajudá-lo a alcançar seus objetivos, e não atrasar o seu sucesso.

Flexibilidade e mobilidade

Os ambientes inteligentes permitem uma integração via rede com dispositivos móveis. Dessa forma, o profissional acessa informações de qualquer lugar, garantindo todos os subsídios para tomar decisões acertadas, inclusive durante as negociações.

Agilidade

Não é necessário esperar um determinado período de tempo ou se limitar ao espaço. Os recursos de um escritório inteligente permitem que o profissional inicie suas atividades a qualquer momento, com todas as informações que precisa a sua disposição.

Networking

Se você alugar ou contratar espaços de coworking para a sua equipe de profissionais ou para você mesmo, além de usufruir dos recursos planejados para esses escritórios, ainda poderá expandir sua rede de contatos. Isso porque você e sua equipe poderão trabalhar com profissionais de outras empresas e ramos. Com o tempo, dá para formar novas amizades e montar uma network.

Melhoria na comunicação interna

Um escritório inteligente interno potencializa o contato entre os colaboradores, especialmente se for montado com base em soluções de comunicação avançadas. Mesmo que os profissionais trabalhem remotamente, boas ferramentas e fluxos de comunicação bem conduzidos podem potencializar a comunicação interna.

Flexibilidade

Uma das premissas de um escritório inteligente é simplificar e facilitar o trabalho de um profissional. Para isso, recursos tecnológicos e de otimização de rotina são essenciais.

Por exemplo, espaços de coworking são projetados para fornecerem facilidades e flexibilidade, o que é feito por meio de ambientes organizados, localização estratégica, estações de trabalho com acesso á web etc. Basicamente, fornecem suporte administrativo para empresários, funcionários de empresas, profissionais liberais etc.

Graças a serviços de secretariado e de telefonia (Central Telefônica), por exemplo, esses ambientes contribuem para o atendimento de clientes. Com isso, permitem que os profissionais possam focar em suas atividades sem que precisem parar o trabalho para atenderem chamadas a todo momento.

Pessoas que trabalham em casa e que não querem associar o trabalho a seus endereços residenciais ainda podem usar e vincular os endereços dos espaços de coworking a suas atividades comerciais. Isso para atendimento a clientes, fornecedores e outros parceiros de negócios. Inclusive, esses espaços contam com recursos mais próprios para isso, dando um aspecto mais profissional para as reuniões.

Diferencial competitivo

Com toda essa agilidade e produtividade, a empresa pode oferecer os melhores produtos e serviços aos seus consumidores. A redução de custos também aumenta a competitividade, tornando a empresa apta a vencer a concorrência.

O fácil acesso aos dados e sua análise também possibilita que os gestores estejam antenados ao que acontece no mercado. Eles podem visualizar tendências e preparar a organização para chegar à frente da concorrência, potencializando os lucros.

O que fazer para ter um escritório inteligente

Para começar, mapeie as necessidades da sua empresa que estão ligadas ao ambiente físico. Em outras palavras, veja se é preciso um local mais organizado, se as ferramentas atuais do escritório facilitam o trabalho dos colaboradores, se há planos de implementar ou expandir o trabalho remoto etc.

Com base nisso, você poderá planejar quais soluções serão adotadas para trazerem funcionalidades específicas ao escritório, conforme citado. Também conseguirá entender se é preciso um redesenho no ambiente, a fim de derrubar ou reorganizar divisórias.

Em suma, um escritório inteligente deve potencializar as atividades da empresa. Portanto, precisa ser implementado conforme as suas demandas e objetivos.

Gostou das funcionalidades do escritório inteligente? Entendeu como essas novidades podem tornar a sua equipe mais produtiva? Compartilhe este artigo em suas redes sociais para que mais pessoas saibam disso!