Como redirecionar ligações dentro de uma empresa?
Gestão de Empresas

Como redirecionar ligações dentro de uma empresa?

Escrito por Leucotron

Toda empresa que preza pela organização deve possuir um sistema eficiente de redirecionar ligações. É preciso buscar soluções que deem conta da demanda apresentada pelos quadros de funcionários de uma empresa assim como pela quantidade de ligações via Call Center.

Apesar de a comunicação ser um ponto-chave para a estabilidade do desenvolvimento dos índices dentro de uma empresa, nem sempre ela possui tecnologia adequada para a sua necessidade. Neste post, vamos ver como identificar a melhor implementação do sistema de ramais, distribuindo as ligações de modo inteligente.

Sendo utilizada tanto para redirecionamento de chamadas internas e externas, o sistema de telefonia corporativa integra melhor os funcionários e os clientes, gerando resultados benéficos para o seu negócio.

Saiba passo a passo o que deve ser feito para adquirir um sistema de redirecionar as ligações com segurança, a partir de ferramentas de alto rendimento. Acompanhe!

Como funciona a central telefônica de uma empresa?

Derivado do primeiro modelo surgido pelos idos do século XIX, o sistema de direcionamento de ligações conserva a ideia original. Um aparelho, geralmente um painel, concentra várias linhas telefônicas. Essas eram gerenciadas antigamente por operadores, que redistribuem as conexões, comunicando um usuário com o outro.

O processo de redirecionamento de ligações dentro de uma empresa, também conhecido como PABX, funciona de modo semelhante, porém auxiliado pela tecnologia. Em vez de um operador humano que fica organizando e distribuindo as chamadas, este processo é realizado de modo totalmente automatizado, por meio de um aparelho eletrônico ou de softwares.

O sistema centraliza linhas e ramais, funcionando como uma central telefônica. Além de possibilitar a comunicação entre departamentos, ou seja, internamente, também organiza o fluxo de ligações externas criando uma via facilitada para fornecedores, clientes e público.

Quais os recursos necessários para instalação de uma central telefônica?

Para a instalação de um sistema para redirecionar as ligações é preciso uma forma estratégica e eficiente, conectando a linha telefônica em conjunto com a tecnologia adequada. A linha central é conectada a um software que faz a gestão dos ramais, podendo alcançar a quantidade de linhas desejadas pela empresa.

Essas linhas são gerenciadas por sistemas complementares e para que funcione de modo excepcional o PABX deve ser Digital ou IP. Este sistema pode ser utilizado tanto para empresas de grande porte tanto para aquelas que possuem poucos funcionários.

Qual a tecnologia ideal para o PABX?

O PABX analógico que, apesar de apresentar uma estrutura semelhante dos novos, necessita de um número maior de linhas para o seu funcionamento. Desse modo, ele solicita um gasto de recursos maior e não apresenta a mesma qualidade dos digitais, sendo um recurso defasado para as empresas que investem em tecnologia.

O PABX digital pode ser viabilizado com a instalação de um servidor Proxy (no caso do VoIP) ou por um sistema de entroncamento E1 (no caso do PABX digital simples). No primeiro caso a empresa precisa contratar o serviço da operadora VoIP, que vai instalar o programa nas máquinas da própria empresa.

As soluções digitais apresentam qualidade excelente de ligação, sem nenhum ruído e sem problemas de sinal. Aquelas empresas que possuem o PABX analógico, mas querem se modernizar, podem trabalhar com a possibilidade do PABX híbrido, complementando sua rede com soluções mais práticas e tecnológicas.

Como é feito o redirecionamento de ligações?

O software instalado no sistema intercepta as chamadas de entrada via VoIP ou pelo tronco digital. Ele é ativado antes que a ligação seja efetivamente atendida, podendo bloquear, direcionar ou liberar a ligação assim que é conectada ao sistema.

O filtro de ações ocorre baseado no número de ligação, categoria ou DDR de quem chama. Cada ação pode ser detalhada, de acordo com a função de hora, data e região para os mesmos números apresentados.

Esse tipo de recurso é bastante utilizado em escritórios de advocacia, por exemplo, em que cada profissional é responsável por um cliente diferente. Ao direcionar a ligação para o escritório, o número cadastrado do cliente é transferido diretamente para o funcionário responsável pelo seu caso, dispensando a figura da telefonista.

O Sentinela, software que realiza esta operação, proporciona essas e outras facilidades como modo de melhorar a experiência do usuário por meio da telefonia.

Como funciona a distribuição dos ramais?

Tendo em vista a instalação de um sistema que vai permitir a dinamização das comunicações tanto interna quanto externamente em uma empresa, o ideal é pensar também na organização dos departamentos em função dos recursos utilizados.

Departamentos que utilizem o mesmo canal devem ficar agrupados, compartilhando informações com maior facilidade. Os ramais devem ser distribuídos de acordo com o desempenho das atividades de cada funcionário, escolhendo números próximos para facilitar a memorização, quando possível.

Como ligar para um sistema de PABX?

O uso do sistema é bastante facilitado, sendo acessível para pessoas de todas as idades e instruções tecnológicas. Para acessar os ramais internamente, basta digitar o código nos aparelhos da empresa e conectar com o departamento que deseja. Esses números podem vir compilados em uma planilha ou pequeno guia distribuído pela própria empresa.

Para acessar a linha externa e fazer chamadas normais, geralmente tem que se digitar o código 0 ou 1, aguardando o sinal de linha para efetuar a ligação. Para o Call Center, o direcionamento é feito em geral pelas pessoas do atendimento, que digitam o ramal após clicar em uma tecla de transferência, normalmente a FLASH.

Quais são os acessórios complementares para o ambiente organizacional?

O sistema de ligações pode ser incrementado com soluções para ajudar ainda mais o cotidiano da empresa. Alguns programas permitem o bloqueio de números e minimizam a quantidade de propagandas e ofertas de serviço via telefônica. Também filtrar as ligações para fixos e celulares, otimizando os planos de conta dos seus funcionários.

Outra tendência é a utilização de ramais móveis, que permite que sejam implementadas diversas linhas sem a necessidade de fios para conectá-las. Conhecida como DECT 6.0, a tecnologia permite que ramais possam ser registrados em dispositivos sem fio. Estes podem ser incorporados também por aplicativos corporativos instalados nos smartphones e dispositivos eletrônicos dos funcionários.

Quais as vantagens da instalação de um sistema de redirecionamento de ligações na empresa?

Trazer boas soluções em comunicação para a sua equipe significa tornar a experiência cotidiana do trabalho muito mais agradável e eficiente. Elevando a qualidade das ligações, tarefas e reuniões acabam utilizando o mínimo necessário para resolver maior quantidade de coisas.

A produtividade é impulsionada, trazendo maior clareza no desenvolvimento das tarefas. Quando uma parte da equipe possui alguma dúvida, rapidamente poderá se conectar com outro colaborador e, assim, não perder tempo atrás da pessoa ou da solução sozinho.

Outra vantagem não menos importante é a otimização dos recursos, tratando os investimentos de modo inteligente. Dispensando a compra de equipamentos caros e excessivos, o sistema de redirecionar ligações é implementado com um custo acessível, sem comprometer o orçamento da empresa, como o Sentinela.

A telefonia corporativa se torna muito mais eficiente e segura com a contratação de um sistema de PABX de qualidade. Saiba por que a telefonia digital é muito importante para a sua empresa e possibilita vantagens muito maiores do que apenas direcionar ligações.

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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