Como avaliar o custo-benefício de uma ferramenta de TI?
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Como avaliar o custo-benefício de uma ferramenta de TI?

Escrito por Leucotron

Antes de adquirir qualquer nova ferramenta de TI para a sua empresa, é muito importante saber se ela trará o retorno esperado, superando o que foi investido na sua compra. E para isso, é preciso avaliar o custo-benefício, que é a relação entre o valor que a ferramenta agrega à empresa e o quanto foi gasto na sua aquisição e manutenção.

Muitos gestores inexperientes caem no engano de sempre buscar soluções mais baratas, esperando ter os mesmos resultados de algo melhor. Mas isso é um erro, pois quem sempre escolhe a opção mais barata, na verdade, não sabe medir o valor dos produtos.

O mesmo raciocínio vale para quem compra o mais caro disponível acreditando que o preço é um atestado de qualidade e eficiência: mesmo que o produto seja realmente bom, é preciso determinar se será, na prática, útil para a empresa.

Neste artigo, vamos aprender a avaliar o custo-benefício de uma ferramenta de TI para não desperdiçar nunca mais com aquisições decepcionantes. Confira!

Identificando a necessidade de uma nova ferramenta de TI

O primeiro passo para evitar desperdícios na compra de um equipamento é identificar as necessidades no setor de TI. Com base em dados e conversas com os colaboradores da área, é possível descobrir o que pode ficar melhor com um novo equipamento.

Em uma empresa na qual o suporte de TI é parte essencial do negócio, por exemplo, o gestor pode identificar com base em métricas que, muitas vezes, os clientes ligam para a central de atendimento e não conseguem encontrar uma linha disponível.

Logo, adquirir um PABX moderno poderia ser uma solução para esse problema, aumentando a eficiência do suporte.

Existem dois extremos que podem comprometer a identificação de uma necessidade de nova ferramenta de TI:

  • uma é o desleixo com a evolução constante — um gestor que não está atualizado sobre as novidades no mercado e não consulta sua equipe regularmente pode demorar para descobrir que é preciso investir em novos equipamentos;

  • a segunda também é perigosa — tentar adquirir todos uma nova ferramenta apenas pela novidade pode resultar em algo parado e sem uso, que não vai agregar valor ao trabalho.

Dimensionando a demanda pela ferramenta de TI

Uma vez que seja reconhecida a demanda por uma nova ferramenta de TI, é hora de descobrir exatamente quais as especificações dela. Para isso, é preciso avaliar com mais atenção a necessidade que exige esse investimento em equipamento e compreender exatamente o que será necessário para melhorar a produtividade do setor.

Voltando ao exemplo do PABX, o gestor pode concluir que para atender suas demandas seria preciso ter 200 ramais disponíveis para o suporte, além de um solução em IP com gravação de ligações e opções de atendimento automático.

Ciente dessas especificações, ele buscará no mercado produtos que possam atender essas necessidades, descartando soluções parciais ou exageradas.

Na hora de dimensionar, é sempre importante considerar também a provável expansão da empresa, para não correr o risco de ter que comprar um mesmo equipamento poucos meses mais tarde.

Nem sempre é possível encontrar uma solução que se encaixe perfeitamente com as necessidades do negócio, mas com um dimensionamento correto, será possível escolher a opção que mais se compatibiliza às demandas da sua equipe.

Quantificando o valor gerado pela nova ferramenta de TI

Uma vez que a demanda e a ferramenta estejam identificadas, é hora de avaliar os impactos que ela vai trazer para os processos da organização.

Cada tipo de solução afeta o trabalho de uma maneira diferente: algumas permitem entregas mais rápidas, enquanto outras incrementam a satisfação do cliente final. Muitas vezes, a nova ferramenta vai causar impactos que vão além da necessidade original.

No exemplo do gestor de TI que quer investir em um PABX para sua central de suporte, por exemplo, além de reduzir a insatisfação dos clientes, o equipamento deixará o atendimento mais rápido, reduzirá gastos com telefonia e aumentará a confiabilidade do sistema, reduzindo também as chamadas perdidas por falhas técnicas.

Além de listar essas melhorias, é preciso quantificar o valor delas, em reais. Essa conta pode ser um pouco subjetiva, mas o ideal é que esteja embasada em todos os dados disponíveis.

Um gestor pode descobrir que a redução dos gastos com telefonia simbolizará uma economia mensal de R$ 2.000,00, enquanto o atendimento mais rápido reduzirá a necessidade de mão de obra, evitando o gasto de R$ 5.000,00 ao mês, por exemplo.

Uma vez que o valor gerado esteja quantificado, é hora de partir para os custos.

Quantificando os custos de uma nova ferramenta de TI

O primeiro custo de uma nova ferramenta de TI é bem óbvio: o valor investido em sua aquisição. Mas, para otimizar o cálculo do custo-benefício mais tarde, é importante saber também sua vida útil estimada, para descobrir a depreciação deste equipamento e quantificar o seu gasto mensal.

O segundo custo principal é a manutenção: quase toda nova ferramenta de TI consumirá recursos com sua manutenção e, algumas vezes, até mais que o investimento da aquisição. Mais uma vez, mesmo que a frequência do gasto com a manutenção não seja mensal, o ideal é padronizar os valores para otimizar o cálculo do custo-benefício mais tarde.

Além destes custos, cada tipo de ferramenta pode trazer também outros gastos que devem entrar na conta, como o investimento em um treinamento para os colaboradores ou a necessidade de atualizar equipamentos que dependiam da solução antiga.

Assim que tudo isso estiver no papel, finalmente será possível calcular o custo-benefício.

Calculando o custo-benefício de uma nova ferramenta de TI

Com valor e custos listados, chegou a hora de cruzar as informações e descobrir se vale a pena ou não investir em uma nova ferramenta de TI. Esse é um cálculo simples: basta subtrair os gastos com a nova ferramenta pelo valor agregado dela ao trabalho.

Se o número final for inferior a 0 (zero), é um mau negócio. Caso seja exatamente igual a 0 (zero) , significa que a ferramenta de TI não vai trazer mais lucro nem prejuízo, portanto deve ser avaliada do ponto de vista estratégico da companhia, mirando objetivos de longo prazo. E quanto maior que 0 (zero) for o número final, mais recompensador será o investimento.

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