Desburocratização de processos: saiba como fazer em 6 passos

Existem certas coisas que realmente podem atrapalhar uma empresa no caminho para as suas metas. Alguns exemplos são: desperdício de recursos, falhas na retenção de talentos e excesso de burocracia. Saber como lidar com cada um desses problemas é uma forma certa de alavancar os resultados.

Nesse post, vamos focar na desburocratização de processos. Você vai ver que bastam 6 passos para atingir um fluxo de trabalho mais ágil e eficiente. Vamos começar?

1. Entender a importância da desburocratização de processos

De maneira geral, o primeiro passo para que uma estratégia seja bem-sucedida é, sempre, entender porque aquilo é importante. Afinal, se você vai investir o seu tempo em alguma coisa, precisa saber exatamente qual retorno você vai obter. Então, você sabe por que é importante eliminar a burocracia?

A resposta é simples: ela não agrega valor. Na esmagadora maioria dos casos, a burocracia não tem uma função essencial para os processos. De fato, ela apenas atrasa o avanço do trabalho. Portanto, ao fazer uma desburocratização, é possível imediatamente aumentar a produtividade da equipe.

2. Encontrar o equilíbrio entre centralização e descentralização

Agora que você tem uma visão mais clara da importância da desburocratização de processos, é hora de atacar a raiz do problema. Uma das principais causas da burocracia é a centralização excessiva.

O melhor exemplo é a prática do chamado “microgerenciamento”, isto é, uma forma de gestão em que o gestor acompanha bem de perto cada etapa do trabalho de todos os colaboradores, exercendo forte controle. Por exemplo, todos os passos de um certo processo precisam ser avaliados e aprovados pelo gestor.

O microgerenciamento não agrega nenhum valor significativo e apenas atrasa o fluxo do trabalho. Assim, para uma desburocratização, ele deve ser substituído por práticas inteligentes de delegação, que ofereçam autonomia ao colaborador.

Outro bom exemplo é a centralização de um determinado processo nas mãos de um único colaborador, que é o único que sabe executá-lo. Assim, todas as vezes que este colaborador está ausente ou ocupado com outra atividade, o processo fica parado, pois ninguém mais consegue dar andamento.

Nesse caso, a melhor solução é garantir que vários (ou todos) os colaboradores saibam executar diferentes processos. Enquanto um ou dois são responsáveis, qualquer outro pode assumir a frente quando necessário.

Porém, cuidado para não exagerar na descentralização, transformando o fluxo de trabalho em uma “terra de ninguém”. É importante manter figuras de referência para cada processo. Eles serão responsáveis por assegurar que os resultados sejam atingidos. Do contrário, com muitas pessoas interferindo aleatoriamente, pode-se sofrer uma despadronização, o que não é bom para a qualidade.

3. Treinar os funcionários

Esse passo está muito relacionado ao que vimos no item anterior. Para uma desburocratização de processos, é interessante que a sua equipe esteja preparada para executar diversas atividades dentro do setor. Portanto, treinamento é indispensável.

É claro que esse treinamento deve estar focado em ensiná-los a executar com eficiência os processos essenciais do setor. Por exemplo, uma equipe financeira precisa de treinamentos relacionados à elaboração de demonstrativos, realização de transações bancárias, tomada de decisões em investimentos. Um treinamento em atendimento ao cliente pode até ser divertido, mas não vai ajudar na desburocratização de processos do setor, pois não é essencial.

4. Terceirizar parte do trabalho

Em alguns casos, a melhor forma de eliminar a burocracia em um processo é, simplesmente, não ter que lidar com ele. Nessas situações, você pode terceirizar uma parte do trabalho. Assim, a sua equipe fica livre para se concentrar em outras atividades, enquanto uma empresa especializada cuida daquele processo específico.

É claro que a terceirização exige cuidados. Não se esqueça de que você está envolvendo uma terceira parte, um “agente externo”, nas atividades da sua empresa. Portanto, é preciso ter critérios sólidos na escolha da empresa terceirizada, levando em consideração vários fatores: desde a qualidade do seu trabalho até os seus valores e cultura organizacional.

5. Implementação de novas tecnologias

Além da terceirização, existe outra forma de executar um processo sem envolver a sua equipe: é a automação de tarefas, por meio da implementação de novas tecnologias. A grande vantagem dessa alternativa, que faz com que o 5º passo seja essencial, é o fato de que a automação permite manter alta eficiência sem comprometer a qualidade.

Um bom exemplo é o uso de ferramentas de comunicação. Considere, por exemplo, o uso de um sistema de autoatendimento telefônico. Por meio dessa tecnologia, os seus clientes poderão resolver dúvidas e dificuldades a qualquer hora do dia, de maneira independente, sem enfrentar um longo tempo de espera. Enquanto isso, a sua equipe pode se concentrar apenas no atendimento dos casos mais complexos.

Você também pode pensar no uso de recursos de telefonia, áudio e videoconferência, em substituição ao deslocamento para reuniões externas. É possível obter o mesmo resultado, gastando muito menos tempo e dinheiro.

6. Reavaliar constantemente o fluxo de trabalho

Muitas vezes, sem perceber, adotamos procedimentos que não agregam valor. Isso faz parte da maneira como estamos acostumados a trabalhar; é um resquício de práticas antiquadas, que não fazem mais sentido nas organizações enxutas e voltadas para eficiência de hoje em dia.

Portanto, é preciso reavaliar constantemente o fluxo de trabalho, prestando atenção nessas pequenas burocracias. A sua meta deve ser a otimização contínua dos processos.

Se for preciso, desenhe os processos do seu setor, colocando no papel cada passo que faz parte da rotina padrão de trabalho. Esse aspecto visual realmente ajuda a identificar quais pontos são necessários e quais são mera formalidade.

Se você estiver achando que parece mais difícil fazer a desburocratização de processos do que conviver com a burocracia, não se espante. Steve Jobs, cofundador da gigante dos eletrônicos Apple, era conhecido por sua busca constante pela simplicidade; e ele dizia que “o simples pode ser mais difícil de fazer do que o complexo”.

Por outro lado, como já vimos lá no começo, existem boas razões para buscar processos lean. Produtividade, foco nos resultados, potencial de escalabilidade. Com certeza, vale a pena investir nos passos que você aprendeu aqui.

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