7 dicas de atendimento por telefone para clínicas e hospitais

O setor que cuida do atendimento por telefone merece atenção especial em clínicas e hospitais. Por estar em contato direto com o público e lidar com momentos complicados e delicados, os profissionais que atuam na área devem ser bem treinados e conhecer as melhores práticas da área.

Além disso, é essencial que a equipe tenha a sua disposição todas as ferramentas possíveis para otimizar seu trabalho e aumentar a satisfação dos clientes com sua forma de atender.

Neste post, você terá 7 dicas incríveis de atendimento por telefone para clínicas e hospitais. Entre elas, buscar empatia para lidar com o público, ter atenção e cuidado ao passar informações sobre pacientes, usar ramais direcionados para os apartamentos e contar com diferentes setores para agilizar o processo. Usar um sistema automático para marcações, ter pessoal suficiente para realizar os atendimentos e apostar na confirmação de consultas e exames são outras dicas essenciais.

Veja como aprimorar o atendimento por telefone de clinicas e hospitais:

1. Invista na empatia

Uma das dicas de atendimento por telefone mais importantes para clínicas e hospitais é ter empatia ao lidar com o público. Lembre-se que saúde é sempre um assunto delicado. Para atender da melhor forma, é essencial que os profissionais que estão na linha de frente se coloquem no lugar de pacientes e de seus familiares ao telefone.

Aposte no treinamento, ressalte a importância de saber escutar e, antes de tudo, buscar entender as demandas de quem está do outro lado da linha. Manter a calma em situações de estresse, falar sempre com a voz controlada e não deixar as pessoas esperando por muito tempo são cuidados importantes. Atenda ao outro como gostaria de ser atendido.

2. Tenha atenção ao passar informações

Outro ponto importante para um bom atendimento por telefone no setor de saúde é ter atenção e cuidado ao passar informações sobre pacientes. Cada instituição tem regras próprias em relação ao tipo de dado que pode ser passado em uma ligação. Por isso, é fundamental que todos os profissionais que trabalham no atendimento telefônico tenham acesso a essas regras e sejam treinados para cumpri-las da melhor forma.

É importante lembrar que, mesmo que certas informações não possam ser passadas por telefone, o atendente deve sempre ser educado e orientar a pessoa do outro lado da linha sobre como proceder para obter o que deseja.

3. Use ramais para os apartamentos

Ter um ramal para cada apartamento e/ou sala de atendimento e exame torna o dia a dia dos profissionais de saúde, pacientes e familiares muito mais simples. Invista na comunicação e aposte na adoção da tecnologia IP para aprimorar o diálogo de sua equipe dentro e fora da estrutura física da sua empresa.

Adotar uma central também é uma forma de ampliar a capacidade de atendimento por telefone. Um bom serviço de telefonia faz toda a diferença para a operação de qualquer empresa. Além disso, aumenta a satisfação dos pacientes, que podem atender ligações diretamente dos seus quartos.

4. Aposte na integração de setores

Um atendimento por telefone rápido e eficiente só é possível quando os setores de clínicas, hospitais, laboratórios e afins atuam de forma integrada. Nesse sentido, é importante apostar em uma comunicação transparente, em que os setores saibam exatamente o seu papel na estrutura da instituição.

Para a integração se tornar realmente realidade e a empresa ganhar agilidade na comunicação interna, é importante fornecer para os profissionais a estrutura tecnológica para tornar a troca de dados e informações uma realidade. Há plataformas de telefonia que permitem, por exemplo, a conexão com equipamentos de sonorização. Com isso, médicos e enfermeiros podem ser localizados dentro do hospital com facilidade, o que otimiza os atendimentos.

5. Conte com atendimento automático

Um dos grandes problemas enfrentados por quem deseja marcar um exame ou uma consulta é simplesmente não conseguir falar com um atendente. Ou o telefone está constantemente ocupado ou, pior, chama e ninguém atende. Esse tipo de situação, apesar de comum, gera frustração no público, que acaba desistindo de fazer o agendamento.

Não corra o risco de perder potenciais clientes investindo no atendimento automático para marcação de consultas e exames. Ao não ter que esperar horas para ser atendido e fazer um agendamento simples, o paciente ganha tempo e qualidade de vida, já que não tem que se estressar. A clínica, por sua vez, amplia sua capacidade de atendimento e consegue agendar mais consultas e exames com rapidez.

6. Tenha pessoal suficiente

O número de profissionais dedicados ao atendimento por telefone deve ser proporcional ao de pacientes. A conta é simples: se você tiver poucos atendentes, seus clientes terão que esperar. Aposte em pessoas qualificadas, que tenham as habilidades necessárias para trabalhar com o atendimento ao público, como simpatia e bom humor.

Lembre-se ainda que treinar melhor seus colaboradores deve ser prioridade. Além de terem as características pessoais que você busca para a função, é preciso que os atendentes saibam usar as tecnologias de atendimento que têm a sua disposição.

7. Confirme consultas e exames

Um atendimento eficiente vai além da marcação de consultas e exames. É importante confirmar essas marcações e lembrar os clientes do horário e das datas para sua realização. Nesse sentido, torne a agenda a melhor amiga dos responsáveis pelos atendimentos por telefone. Dessa forma, você não corre o risco de ter vários horários vagos porque os pacientes não compareceram e, ainda, agiliza a vida de quem deseja marcar um exame ou uma consulta, pois é possível realizar encaixes.

Um bom atendimento por telefone é essencial para manter a satisfação dos seus pacientes e de seus familiares. Clínicas, hospitais, laboratórios e unidades de atendimento móvel lidam com vida. Por isso, é essencial colocar a empatia em primeiro lugar e orientar os profissionais que estão na linha de frente a atenderem as pessoas como eles gostariam de ser atendidos.

Além disso, para um atendimento realmente eficaz, é importante contar com uma estrutura tecnológica que permita agilidade na marcação de consultas e exames e melhor integração entre os setores da empresa.

Siga essas 7 dicas de atendimento por telefone para clínicas e hospitais e veja como a satisfação dos pacientes, dos seus familiares e da sua própria equipe melhorará de forma considerável!

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