Escritórios virtuais: o que são e como eles funcionam?

Um escritório virtual é uma solução para profissionais executivos, empreendedores e empresas de todos os portes que pretendem que o seu negócio se torne ou funcione de forma remota. Por meio dele, são realizados a recepção e o atendimento telefônico, bem como outros serviços comuns em espaços físicos.

Os escritórios virtuais são uma tendência no mundo dos negócios, pois proporcionam às empresas a redução de custos e a otimização dos processos. Eles oferecem uma estrutura completa para os gestores, que não precisam se preocupar em contratar recepcionistas, dispor de serviços de telefonia, manter espaço físico para reuniões e outras questões burocráticas.

Mas, afinal, o que são os escritórios virtuais e como eles funcionam? Continue a leitura do post e descubra como essa tendência pode contribuir para o sucesso do seu negócio.

O que são os escritórios virtuais?

Os escritórios virtuais oferecem uma estrutura completa para empreendedores. Ou seja, o gestor tem acesso a salas de reunião, spots de trabalho e recepção, além de um atendimento completo via telefone para os clientes que decidirem ligar e agendar uma visita. Porém, a grande diferença é que o espaço é utilizado por outros negócios, barateando os custos para todos.

Sendo assim, o empresário não utilizará o espaço físico todos os dias, apenas eventualmente, já que ele fará a maior parte do trabalho de maneira remota. Por isso, os escritórios virtuais não possuem placas de identificação com nomes das corporações, pois eles podem atender a diversas empresas. Mesmo assim, é disponibilizado um atendimento telefônico personalizado, usando o nome da companhia e do gestor. Ainda, é possível utilizar serviço de correspondência e o endereço comercial.

Imagine a seguinte situação: você está começando uma empresa e não possui um espaço físico próprio. Ter um local só para seu negócio custa mais de R$ 1.000 reais por mês, pois é preciso investir em aluguel fixo, telefone, internet, luz, água e todas as despesas com colaboradores.

Com o escritório virtual, você reduz significativamente esses valores, pois paga pelo serviço que utilizar. Além disso, você não passará pelo constrangimento de receber o seu cliente em casa porque não possui um espaço próprio, já que o serviço disponibiliza salas de reuniões para quem precisar agendar o uso em situações pontuais.

Essa também é uma opção para as empresas que já existem e têm faturamento, mas precisam diminuir os custos para se manterem competitivas ou abrir uma filial em outra cidade, entre outras razões.

Quais os segmentos que podem adotar essa alternativa?

O escritório virtual é uma tendência, porém não funciona para todos. Grandes indústrias, por exemplo, não conseguem adotar esse sistema, enquanto muitos profissionais podem. É o caso de advogados, engenheiros, arquitetos, redatores, contadores e empresas de tecnologia.

Esse é um sistema que funciona muito bem para microempreendedores individuais, pequenas e microempresas. É uma alternativa para as companhias que conseguem dar flexibilidade para os colaboradores trabalharem de qualquer lugar remotamente, desde que tenham acesso à internet de qualidade.

Quais são as vantagens para o empresário?

O escritório virtual oferece muitas vantagens, principalmente para os empreendedores que trabalham de maneira autônoma e que não necessitam estar todos os dias no mesmo endereço. Apesar de o nome ser escritório virtual, não se trata de um local que só existe no mundo digital, mas sim de um espaço físico com serviços ofertados para aqueles que trabalham remotamente.

As principais vantagens são:

• redução dos custos;
• endereço físico para correspondências e reuniões com clientes;
• linha telefônica para o negócio;
• foco na atividade principal, e não na gestão do escritório.

Mais um dos benefícios é que esse movimento virtual faz o trabalho se tornar mais ágil, evitando determinadas burocracias e custos desnecessários. Enquanto algumas dessas tarefas burocráticas levariam dias para serem executadas, com o auxílio dessa solução tudo pode ser feito de maneira mais rápida.

Afinal, como funciona esse novo modelo?

Já imaginou quantas horas um colaborador perde para chegar até o trabalho? Muitas vezes, o cansaço gerado pelo tempo despendido no trajeto de casa ao escritório e o estresse com o trânsito prejudicam a produtividade dos colaboradores. Isso resulta em perda de eficiência para a empresa e o colaborador.

Além disso, quando as corporações se fixam em um único local se limitam a contratar profissionais da mesma região. Com isso, elas perdem a oportunidade de contar com uma mão de obra qualificada que atua em outro Estado ou país, simplesmente por não possuírem meios de permitir o trabalho remoto.

Então, por que não simplificar essa situação e utilizar um escritório virtual? Para que esse sistema de trabalho funcione, é necessário adotar algumas estratégias. Veja abaixo quais são elas!

Flexibilidade de horários com produtividade

Como a maior parte do trabalho será desempenhada em home office, pode-se adotar horários flexíveis para as atividades. Nesse caso, contará muito mais a produtividade, a alta qualidade dos projetos desenvolvidos e o cumprimento de prazos do colaborador do que necessariamente o fato de ele mostrar que está trabalhando das 8h às 18h. Para tanto, é recomendável estabelecer algumas regras em contrato e deixar claro para o colaborador o que a sua empresa espera dele.

Reuniões remotas

Atualmente, há ferramentas que possibilitam a realização de reuniões online. Com elas, o gestor pode organizar salas de conferência, administrar áudios, compartilhar documentos e imagens da tela, o que garante a mesma eficiência do que se estivesse em um encontro presencial.

O empresário também pode adotar o uso de aplicativos que possibilitam a votação em tempo real. Assim, ele consegue extrair a atenção de todos, obter engajamento da equipe e conhecer a opinião de cada um sobre determinado assunto.

Trabalho independente e colaborativo

O empresário pode adotar um estilo de trabalho independente e colaborativo. Para isso, ele pode utilizar ferramentas tecnológicas, como Trello ou Basecamp, que permitem o acompanhamento das atividades de cada membro da equipe.

Assim, ele consegue monitorar a execução das tarefas, solicitar a colaboração de outro colaborador em determinado assunto e determinar um prazo para finalização.

Regras claras para utilizar as férias

Como o gestor não poderá monitorar a presença física do colaborador, é preciso determinar regras claras e objetivas para que ele possa se ausentar por um período maior de tempo. Afinal, o colaborador e o empresário precisam atender às normas da CLT.

Nesse caso, a confiança e a comunicação são fundamentais para que o processo funcione corretamente, pois o gestor precisa ter a certeza de que nenhuma atividade será prejudicada por afastamento do colaborador.

É claro que, por realizar um trabalho remoto, ele poderá se conectar online para pequenas reuniões, mas, geralmente, ao usufruir das férias, as pessoas se “desconectam” das horas e dos compromissos.

Uso de ferramentas para proteger os dados da organização

Para manter as informações da empresa livres da invasão de hackers, o gestor pode adotar o uso de softwares ou soluções de Cloud Computing que criptografam os dados enviados eletronicamente. Dessa maneira, garante-se o acesso às informações somente pela equipe responsável pelo projeto.

Quais são as melhores dicas de como implementar um escritório virtual?

Agora que você já sabe quais são as vantagens de utilizar um escritório virtual e como ele funciona, é possível decidir se essa opção é a ideal para a sua empresa. Separamos abaixo algumas dicas sobre como implantar essa opção em sua empresa. Verifique!

Conte com a Leucotron

Contar com uma empresa especializada para auxiliar a fazer a implementação do escritório virtual é muito importante. A Leucotron é uma dessas parceiras que oferece soluções sob medida para o seu negócio. Entre eles, o suporte Premium e outras serviços de comunicação para o seu segmento.

Planeje quais recursos são estritamente necessários

É muito importante planejar quais são os recursos necessários para a implementação desse serviço. Verifique as configurações do notebook, separe o carregador do celular ou tablet e pense em tudo o que você precisa para ter uma boa mobilidade. Se alguma vez sentiu falta de algum equipamento, considere levar esses itens sempre consigo.

Invista em ferramentas na nuvem

Invista em ferramentas na nuvem e mantenha sua produção de ideias, planos de gestão e projetos salvos em um ambiente virtual. Desse modo, será mais fácil usufruir de todas as informações necessárias no instante que precisar sem ter que levar consigo uma grande quantidade de papéis.

Use tecnologias para automatização de processos

A tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia das empresas. Utilizar as inovações tecnológicas para fazer a automatização de processos é uma das melhores opções para os escritórios virtuais. Outra vantagem relevante é a possibilidade de ter todas as informações à sua disposição sempre que precisar.

Como a Leucotron pode fornecer suporte em todas as etapas?

A Leucotron é uma empresa brasileira que atua no ramo de TI e Telecomunicações. A organização possui um portfólio de opções que presta auxílio para PMEs e grandes corporações. Entre os serviços oferecidos, estão:

• centrais PABX;
• atendimento omnichannel;
• sistemas digitais de comunicação;
• vendas;
• auxílio em ambientes de home office;
• atendimento presencial e híbrido.

Todas as tecnologias ofertadas pela Leucotron oferecem fluidez e rapidez na comunicação, sem contar que a gestão é facilitada e conta com a inteligência de dados.

Como você viu ao longo do texto, o escritório virtual pode ser uma ótima solução para as empresas que estão começando ou que precisam reduzir os custos das operações, sem perder a produtividade e eficiência. Sendo assim, avalie com calma essa opção e não deixe de implementar em sua empresa.

Gostou deste post sobre escritórios virtuais? Entre em contato conosco e saiba tudo sobre as opções que oferecemos!