5 estratégias para melhorar a produtividade no escritório

Aumentar a produtividade no escritório é um dos maiores desafios para gestores e donos de negócio, que buscam a excelência na prestação de serviços, com o objetivo de crescer e fortalecer a sua marca no mercado.

O grande problema é que muitas empresas acabam se perdendo em seus compromissos cotidianos e não dão a devida atenção a seus colaboradores e equipes, que não conseguem desenvolver todo o seu potencial e podem ficar desorientadas na hora de realizar suas atividades.

Pensando nisso, elaboramos 5 estratégias que você deve considerar para elevar a performance no escritório, possibilitando que as tarefas sejam executadas com maior agilidade, sem que a qualidade final seja afetada. Acompanhe!

1. Redistribuição das tarefas

Um dos fatores que mais contribui para a baixa produtividade no escritório é a sobrecarga voltada para um determinado profissional ou time, que não consegue lidar com o excesso de trabalho, gerando cansaço, estresse e erros que têm como consequência retrabalhos desnecessários.

Se isso acontece no empreendimento, é hora de fazer uma ampla análise do quadro e equilibrar a demanda e para organizá-la de maneira mais equilibrada entre os funcionários, otimizando processos e definindo prioridades, com o objetivo de facilitar o fluxo diário.

Existem diversas metodologias e sistemas de trabalho que contribuem para o gerenciamento diário. Ao adotar processos bem definidos, o gestor consegue catalogar as atividades por equipe ou para cada colaborador.

Dessa forma, tudo fica bem mais distribuído e definido. Além disso, pode-se monitorar o que é feito dia a dia, saber quanto tempo cada um gastou para realizar suas tarefas, entre outros benefícios.

2. Implementação de tecnologias que automatizem atividades burocráticas

Se existe algo que atrasa bastante a rotina de uma empresa é o acúmulo de papel nas mesas do escritório, prejudicando a performance dos funcionários, pois a papelada gera burocracia, tornando o cotidiano organizacional mais lento e complexo.

Por isso, usar a tecnologia para armazenar todas essas informações em softwares e aplicativos é uma excelente alternativa para desburocratizar processos e tornar a dinâmica de trabalho mais simples e ágil.

Por exemplo: a companhia pode utilizar sistemas de gerenciamento para o recebimento e envio de arquivos ou adotar um Helpdesk para o gerenciamento das solicitações de seus clientes.

Adotar um sistema de gestão empresarial também é importante para automatizar tarefas e unificar as informações em um banco de dados moderno, para que os colaboradores possam acessar os dados sempre que necessário.

Outro ponto que merece atenção é o sistema de telefonia corporativa. Em muitos casos, a pessoa precisa se deslocar da sua estação de trabalho para resolver assuntos em outros setores, afetando a sua produtividade.

Para corrigir esse problema, gestores e donos de negócio podem investir em soluções para melhorar a comunicação, como o PABX.

Dessa forma, pode-se falar com qualquer outro departamento de maneira simples e prática, por meio de ramais, sem precisar interromper o que está fazendo, nem se locomover para resolver problemas e tirar dúvidas.

3. Realização de deadlines diários

Os deadlines são os prazos que colaboradores e suas equipes têm para entregar suas tarefas.

Sua relevância para aumentar a produtividade no escritório é muito alta, pois nos deadlines diários é possível acompanhar o andamento das atividades e identificar possíveis gargalos no processo, evitando atrasos na entrega dos projetos e inconsistências em relação ao que foi determinado pelo gestor no início do projeto.

Vale ressaltar que os deadlines diários não devem ser encarados como uma forma de pressionar o seu pessoal a atingir suas metas com rapidez. É preciso monitorar e oferecer ajuda, sempre que necessário, para que tudo saia no prazo e com o máximo de qualidade.

Pressionar em excesso pode gerar o efeito oposto: os funcionários ficam nervosos demais, sobrecarregados e acabam tendo seu desempenho reduzido, além de ficarem mais propensos ao erro.

4. Conscientização sobre o uso da internet corporativa

Atualmente, grande parte das empresas utiliza a internet como ferramenta no cotidiano, o que é positivo, já que torna a realização das tarefas mais ágil e aumenta a interatividade entre os próprios colaboradores e com o público externo.

O grande problema é quando o seu uso é inadequado, voltado para coisas que nada têm a ver com o trabalho, como as redes sociais e sites de jogos. Quando acessados de maneira indiscriminada, tiram o foco dos funcionários, que não conseguem fazer o que é preciso com atenção, em tempo hábil e acabam perdendo o prazo.

Portanto, o ideal é conscientizá-los sobre a sua utilização durante o horário laboral, para que se mantenha a concentração em suas tarefas e o desempenho sempre em alta. Outro ponto relevante é ter um guia de boas práticas para o uso da rede interna, que pode ser disponibilizado a cada um em forma de cartilha impressa ou digital.

5. Motivação como combustível para a produtividade no escritório

Em algumas organizações, o gerenciamento do tempo é adequado e a tecnologia adotada é a ideal para a demanda do empreendimento. No entanto, as pessoas trabalham sem motivação nem perspectiva de crescimento, interferindo negativamente no seu desempenho.

Isso é bastante comum em tempos de crise e instabilidades no cenário econômico, mas é possível reverter esse quadro. Para isso, é interessante investir em programas que façam os profissionais se engajarem mais em suas atividades, como:

• bônus salarial por assiduidade e produtividade;

• plano de cargos e salários;

• campanhas de incentivo;

• treinamento e aperfeiçoamento profissional constante;

• avaliação de desempenho com feedbacks individuais, voltados para a evolução do colaborador, ressaltando seus pontos positivos e corrigindo sem denegri-lo, por meio da crítica construtiva, que leva ao crescimento;

• melhoria do ambiente laboral, para que as pessoas que ali convivem interajam entre si de forma positiva;

• implantação de técnicas para a gestão do tempo, para que todos consigam realizar suas atividades dentro do prazo, sem sobrecarga.

Para que o empreendimento cresça e ganhe diferencial competitivo, é essencial que a produtividade no escritório seja satisfatória e atenda à demanda do negócio. Portanto, nunca deixe de lado as necessidades de seus funcionários e invista na tecnologia como a sua maior aliada para alcançar o sucesso.

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