Como otimizar a gestão do tempo em TI
Tecnologia da Informação

Como otimizar a gestão do tempo em TI

Escrito por Leucotron

Você tem a sensação de que o dia precisava ter mais do que 24 horas? Se a resposta é positiva, não se preocupe: você não está sozinho. Gestão do tempo é um dos temas mais trabalhados nas organizações atualmente e muitos gestores vêm se sentindo cada vez mais derrotados pelo relógio.

A área de Tecnologia da Informação é uma das que mais sofre com a falta de tempo. Praticamente todos os  projetos e processos da empresa passam pela TI e você, que é o gestor responsável pelo setor, precisa dar conta de tudo, entregando excelentes resultados e soluções eficazes.

Como fazer isso com uma equipe reduzida? Esse é o principal objetivo da gestão do tempo em TI. Existem muitas maneiras de otimizar o trabalho do time, revendo processos, planejando e organizando a forma como a área opera. Sem nunca perder de vista os objetivos estratégicos da empresa.

Veja algumas dicas de como otimizar o trabalho da sua equipe e cumprir os objetivos traçados para a Tecnologia da Informação:

Planejamento

A falta de planejamento é uma das principais causas do mau aproveitamento do tempo nas organizações. Equipes que não se planejam passam a maior parte do tempo apagando incêndios e pouco se dedicam aos projetos estratégicos.

Um bom planejamento é aquele que possui periodicidade anual e que leva em consideração todas as tarefas realizadas pela área.

Uma dica eficaz é classificar as atividades por nível de urgência. As demandas prioritárias serão aquelas que estão mais ligadas aos objetivos estratégicos da organização, ou então os pedidos de última hora que vêm da diretoria.

A partir disso, a gradação de urgência diminui até que se chegue às tarefas rotineiras, que precisam ser realizadas, mas podem ter um prazo de finalização mais flexível.

Delegação de tarefas

Delegar tarefas é um enorme desafio para os gestores. É muito difícil desapegar dos projetos, mas você precisa fazer este esforço. Afinal de contas, você formou uma equipe qualificada, justamente para que eles executem as tarefas sob a sua supervisão.

A grande dificuldade dos gestores é saber quantas e quais tarefas delegar. Essa divisão depende do tamanho da equipe e do perfil dos funcionários.

O ideal é que cada colaborador tenha uma planilha de atividades, a qual deve ser atualizada diariamente, para que você tenha um melhor controle da realização do trabalho e do prazo de cumprimento das tarefas.

O gestor é o responsável pelo gerenciamento da equipe e dos projetos. Mas você não deve executar nenhuma tarefa, a não ser que seja necessário. Seu papel é de consultoria, para ajudar a equipe na condução dos projetos e processos.

Organização das reuniões

Reuniões costumam tomar muito tempo da equipe de TI. Como muitos projetos passam pela área, o número de encontros realizados é enorme.

Você precisa cuidar para que a reunião seja rápida, produtiva e eficiente. Portanto, o ideal é fazer uma estimativa de tempo necessário e cumpri-la à risca.

Outra iniciativa interessante é a produção de uma pauta detalhada do que será discutido, para evitar que o assunto se desvirtue durante a reunião. Deixe, também, um dos membros da sua equipe como responsável por fazer a ata da reunião. Dessa forma, você garante que o que ficou decidido será realizado no prazo estipulado.

Revisão de processos

A área de Tecnologia da Informação é composta por diversos processos rotineiros. Como em qualquer setor da empresa, esses processos precisam ser revistos periodicamente.

A rotina de trabalho costuma esconder atividades que já estão obsoletas e que podem ser exercidas de uma maneira mais produtiva e eficiente.

O ideal é que a TI passe por uma revisão anual de processos, buscando eliminar excessos e otimizar trabalhos que consomem mais tempo do que o necessário.

Automação

Após a revisão de processos, você pode chegar à conclusão de que alguns deles podem ser automatizados. Isso é muito comum hoje em dia, com o avanço da tecnologia.

Muitas tarefas rotineiras, algumas repetitivas, não precisam ser operacionalizadas por alguém da equipe. Se algo está repetitivo demais, desconfie da eficácia dessa tarefa e busque uma solução de automatização.

Outsourcing

O outsourcing de TI vem ganhando força nas organizações. Trata-se da terceirização de alguns processos para empresas especializadas.

Essa forma de trabalho traz benefícios já que a equipe que vem de fora trabalha mais focada no processo em si, deixando os colaboradores da organização mais voltados para o desenvolvimento de projetos estratégicos.

O outsourcing é altamente recomendado para processos rotineiros, que não acarretem no conhecimento de informações sigilosas e que ocupam muito tempo do time de TI.

Organização de e-mails e informações

Você já parou para pensar em quanto tempo você gasta com e-mails e com a leitura de informações. Todos os dias você recebe vários relatórios, comunicações corporativas, solicitações de demanda, convite para participação em reuniões etc.

O número de informações que circula nas organizações hoje em dia é enorme. Para não deixar de ler, você precisa se organizar.

A primeira providência é ordenar a leitura dos seus e-mails por importância e relevância. Em relação aos relatórios e notícias da comunicação interna, separe uma hora do seu dia apenas para fazer isso.

E não repasse tudo para a equipe. Selecione somente os assuntos mais relevantes e que dizem respeito ao time.

Organização de projetos

Como já vimos, praticamente todos os projetos da empresa passam pela TI. Por isso, você deve receber inúmeras demandas de trabalho todos os dias, não é mesmo?

Para ter uma boa gestão do tempo, você precisa organizar essas demandas, classificando os projetos por relevância e urgência. Defina também quem será o responsável por receber essas demandas e levá-las até você.

Não deixe que a equipe inicie o planejamento de um projeto antes que você atue na classificação e ordenação deles. É justamente neste momento que a confusão pode acontecer e a perda de controle será fatal para o cumprimento dos prazos da sua área.

Como você pôde perceber, o papel da TI é muito importante e relevante para a empresa e, por isso, a gestão do tempo é fundamental. Seguindo essas dicas, você conseguirá ter sucesso no cumprimento das suas metas. Para complementar este conteúdo, veja como você pode aumentar a produtividade da sua equipe. Boa leitura!

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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